Surat Teguran: Pengertian, Contoh dan Ketentuannya

Sebagian besar dari Anda pasti sudah akrab dengan surat teguran atau surat peringatan. Surat teguran adalah suatu surat yang dibuat dan diberikan pada karyawan yang sudah melakukan pelanggaran atau kesalahan atas peraturan perusahaan.

Tujuan dari dilakukannya pembuatan dan pemberian surat peringatan adalah agar bisa menimbulkan efek jera pada karyawan yang melanggar agar tidak lagi mengulangi kesalahannya. Selain itu, surat ini juga bisa digunakan sebagai contoh pada karyawan lain agar tidak melakukan kesalahan yang sama.

Nah, pada kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan lebih dalam tentang surat teguran dan berbagai hal yang berkaitan di dalamnya, khusus untuk Anda.

Pengertian Surat Teguran

Agar bisa menjaga profesionalitas perusahaan dan operasional di dalamnya, maka dibuatlah peraturan yang bisa menunjang standarisasi pekerjaan seorang karyawan. Namun dalam prosesnya, tidak semua peraturan yang sudah dibuat bisa ditaati dan dijalankan oleh semua karyawan.

Untuk itu, dibuatlah surat peringatan atau surat teguran sebagai surat yang diberikan pada karyawan yang sudah melakukan pelanggaran ataupun kesalahan atas aturan yang sudah dibuat oleh pihak perusahaan.

Sederhananya, surat teguran adalah suatu bentuk pembinaan pihak perusahaan pada karyawan sebelum nantinya memberlakukan PHK pada karyawan yang sudah melakukan pelanggaran. Surat ini dibuat untuk menghindari adanya PHK pada karyawan. Karena dengan adanya surat teguran ini, harapannya perusahaan bisa memberikan teguran dan pembinaan pada karyawan

Baca juga: JKK Adalah Salah Satu Program Penting Untuk Karyawan, Ini Manfaatnya!

Peran Penting Surat Teguran

Surat teguran adalah suatu surat resmi yang sangat penting untuk suatu perusahaan. Surat ini menjadi salah satu sarana yang digunakan oleh pihak perusahaan bila ada karyawan yang tidak bisa melakukan kewajibannya sesuai dengan aturan yang sudah diterapkan oleh pihak perusahaan.

Tanpa kehadiran surat teguran, maka pihak perusahaan tidak bisa berjalan dengan optimal karena karyawan bisa semena-mena dalam melakukan berbagai pelanggaran tanpa adanya efek jera atau suatu peringatan.

Dalam Pasal 102 UU Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003, dijelaskan bahwa setiap peran dan fungsi dari pemerintah, pengusaha dan pekerja adalah sebagai berikut:

1. Pemerintah memiliki fungsi dalam menetapkan kebijakan, memberikan pelayanan, melakukan pengawasan, dan melakukan tindakan pada pelanggaran peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.
2. Buruh, pekerja, serikat pekerja atau serikat buruh berfungsi dalam menjalankan pekerjaan sesuai dengan tanggung jawabnya, menjaga ketertiban demi keberlangsungan produksi, menyalurkan aspirasi secara lebih demokratis, mengembangkan keahlian dan keterampilannya, serta turut serta dalam memajukan perusahaan dan memperjuangkan kesejahteraan setiap anggota dan keluarganya.
3. Pengusaha dan organisasi pengusaha memiliki fungsi dalam menciptakan hubungan kemitraan, mengembangkan bisnis, memperluas lapangan pekerjaan, dan juga memberikan kesejahteraan pada buruh atau pekerja secara demokratis, terbuka dan berkeadilan.

Untuk bisa melaksanakan setiap peran dan fungsinya, maka dibutuhkan adanya perjanjian yang memuat berbagai syarat, hak dan kewajiban antar pekerja dan pengusaha agar bisa mendapatkan setiap hak dan kewajibannya.

Oleh karena itu, bila ada seorang karyawan yang tidak melakukan kewajibannya, maka pihak perusahaan memiliki hak untuk mengeluarkan surat peringatan pada karyawan tersebut.

Baca juga: General Affair: Pengertian, Fungsi dan Tugasnya di Perusahaan

Alasan Dikeluarkannya Surat Teguran

Setiap perusahaan memiliki hak untuk menerbitkan surat teguran pada karyawan bisa terbukti melakukan beberapa pelanggaran di bawah ini:

1. Ketidakhadiran

Karyawan terbukti melakukan ketidakhadiran kerja tanpa adanya alasan yang jelas dan melakukannya secara terus menerus.

2. Keterlambatan

Diberikan pada karyawan yang tidak bisa mengikuti aturan jam kerja pihak perusahaan, seperti sering datang terlambat bekerja, dan dilakukan secara konsisten.

3. Tidak Menunjukan Performance 

Berlaku untuk setiap karyawan yang dalam periode kerjanya tidak menunjukkan hal yang maksimal atau dianggap tidak produktif, dan tidak bisa memenuhi target yang sudah ditentukan dengan alasan yang tidak jelas.

4. Melanggar Kebijakan

Untuk karyawan yang mengabaikan ataupun melanggar peraturan yang sudah dibuat oleh perusahaan ataupun ketika membocorkan rahasia yang sifatnya hanya boleh diketahui di dalam ruang lingkup internal perusahaan.

5. Mencuri

Melakukan tindakan kriminal, seperti mencuri barang dari tempat kerja ataupun milik orang lain. Sehingga, bisa diberikan surat teguran ataupun hukum pidana sesuai dengan pelanggaran yang sudah dilakukan.

Baca juga: Cara Membuat Slip Gaji Excel dengan Mudah dan Gratis

Kebijakan Undang Undang Surat Peringatan Kerja

Penerbitan dan pemberian surat teguran pada karyawan mempunyai beberapa aturan yang harus Anda perhatikan. Nah, aturan yang bisa dijadikan dasar untuk menerbitkan surat teguran adalah pasal 161 Undang-undang ketenagakerjaan No. 13 tahun 2013, yang isinya adalah sebagai berikut:

1. JIka pekerja atau buruh melakukan kegiatan pelanggaran ketentuan yang sudah diatur di dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan ataupun perjanjian kerja bersama, maka pihak pengusaha bisa melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah pada pekerja atau buruh yang bersangkutan diberikan surat teguran atau surat peringatan 1, 2, dan 3 secara berturut-turut.
2. Surat peringatan yang dijelaskan dalam ayat satu masing-masing akan berlaku maksimal enam bulan, kecuali yang sudah ditentukan di dalam perjanjian kerja, peraturan kerja perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
3. Buruh atau pekerja mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan yang sudah dijelaskan dalam ayat satu akan mendapatkan uang pesangon sebanyak satu kali sesuai dengan ketentuan pasal 156 ayat dua, uang penghargaan masa kerja sebanyak satu kali sesuai dengan ketentuan pasal 156 ayat tiga, dan uang penggantian hak sesuai dengan peraturan pasal 156 ayat empat.

Baca juga: Surat Pengangkatan Karyawan Tetap: Ini Ketentuannya

Struktur Surat Peringatan Kerja yang Baik dan Benar

Pembuatan dan penulisan surat peringatan menjadi hal yang sangat penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Penulisan surat teguran ini bisa tidak bisa dilakukan secara asal, namun harus terdapat aturan yang ditetapkan oleh setiap perusahaan. Sistematika penulisan surat peringatan wajib sesuai dan juga lengkap.

Surat peringatan ini mempunyai isi yang singkat dan langsung membicarakan inti dari peringatan yang diberikan sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut.

Pada umumnya, format surat teguran ini mempunyai struktur yang kurang lebih sama seperti surat resmi lainnya. Nah, struktur penulisan surat teguran yang baik adalah sebagai berikut:

1. Kepala Surat 

• Kepala surat berisi logo perusahaan terkait dengan menggunakan huruf kapital dan penulisan rata tengah. Selain itu, dicantumkan juga alamat lengkap dan juga kontak perusahaan.
• Kata “SURAT PERINGATAN” wajib ditulis dengan huruf kapital, format tebal dan harus rata tengah.
• Penulisan nomor surat harus disesuaikan dengan nomor surat yang sudah dikeluarkan perusahaan.

2. Isi Surat

Isi surat ditulis dengan tujuan dan maksud diterbitkannya surat teguran. Selain itu, di dalamnya juga harus dijelaskan nama karyawan dan pelanggaran atau kesalahan yang sudah dilakukan.

Setelah itu, dituliskan juga penjelasan detail terkait hukuman yang diberikan dan juga jangka waktu hukuman yang berlaku untuk karyawan.

3. Penutup Surat

1. Penutup surat berisi kalimat penutup dengan mengingatkan lagi kesalahan ataupun pelanggaran yang sudah dibuat oleh karyawan
2. Tempat dan tanggal dibuatnya surat
3. Nama dan jabatan pembuat surat untuk selanjutnya ditandatangani.

Baca juga: Kerja Shift Adalah: Begini Cara Hitung dan Aturan yang Ada Di Dalamnya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang surat teguran. Walaupun tujuan dari penerbitan surat ini tergolong baik dan dilakukan demi kemajuan perusahaan, namun surat peringatan bisa memberikan dampak yang baik dan buruk untuk perusahaan dan karyawan.

Walaupun begitu, kebijakan terkait surat teguran dan dampaknya untuk karyawan harus dibicarakan sejak awal. Hal tersebut agar bisa membentuk kepedulian karyawan bila nantinya mendapatkan surat peringatan.

Selain itu, sangat penting juga untuk memberikan informasi pada karyawan dengan bentuk perilaku seperti apa yang bisa ditoleransi dan dianggap bermasalah dari sisi perusahaan dan cara memperbaikinya. Sehingga, konflik dan prasangka yang bisa timbul bisa dapat dicegah dengan baik.

Nah sebagai pebisnis, Anda bisa membantu karyawan Anda dalam menyelesaikan tugas dan mencapai targetnya dengan mulai menyediakan tools yang membantu performa kerja mereka dan meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

Salah satu rekomendasi tools yang bisa Anda gunakan dengan mudah dan nyaman adalah Accurate Online. Aplikasi bisnis dan akuntansi ini dilengkapi dengan fitur bisnis yang luar biasa, seperti fitur persediaan, penjualan, pembelian, pembukuan, kas dan bank, manufaktur, multi cabang, cash and profit center, dan masih banyak lagi.

Fitur yang dikembangkan dengan teknologi cloud computing ini bisa Anda nikmati dengan biaya investasi yang sangat terjangkau, yaitu sekitar 200 ribuan saja perbulan. Anda juga bisa mencobanya terlebih dulu selama 30 hari dengan klik banner di bawah ini.