Cara Membuat Slip Gaji Excel dengan Mudah dan Gratis

Terdapat banyak sekali format gaji saat ini, beberapa diantaranya adalah slip gaji excel dan slip gaji document. Tapi, sebagian besar pebisnis lebih cenderung menggunakan format excel daripada dokumen, karena nantinya slip gaji ini bisa dibuat secara otomatis.

Untuk tim HR atau staf payroll, memahami dengan baik cara membuat slip gaji excel ini sangatlah penting. Karena seperti yang kita ketahui bersama bahwa slip gaji adalah dokumen yang wajib dan harus Anda sertakan saat masuk periode pembayaran gaji karyawan.

Nah, pada kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan secara singkat terkait cara membuat slip gaji excel secara cepat dan mudah khusus untuk Anda.

Pengertian Slip Gaji

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa gaji ataupun upah yang diterima karyawan tidak sepenuhnya menjadi gaji utuh sesuai dengan negosiasi gaji awal antara pihak karyawan dan perusahaan. Terdapat berbagai faktor pemotong dan penambah gaji yang harus dijelaskan pada pihak karyawan dan menjadi bagian dari hak karyawan selain dari gaji atau upah tersebut.

Informasi terkait faktor penambah dan pemotong gaji ini harus dicantumkan di dalam suatu surat yang banyak dikenal dengan slip gaji atau payslip.

Itu artinya, slip gaji adalah dokumen yang di dalamnya terdapat informasi rincian gaji karyawan dalam kurun waktu periode gaji yang diberikan bersamaan dengan pembayaran gaji.

Baca juga: Gaji Pokok Adalah: Ini Pengertian dan Ketentuannya!

Fungsi Slip Gaji

Selain dijadikan sebagai bukti bahwa perusahaan sudah membayarkan kewajibannya pada pihak pemberi kerja, slip kerja pun mempunyai beberapa fungsi.

Untuk karyawan, fungsi slip gaji adalah sebagai dokumen penyerta bila mereka ingin melamar di pekerjaan baru, mengambil cicilan kendaraan atau rumah, ataupun sebagai kegiatan transaksional lain yang meminta keterangan penghasilan.

Selain itu, slip gaji pun sebagai bukti jika nantinya terdapat kesalahan perhitungan yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Jadi, slip gaji memiliki peran yang sangat penting dan tidak bisa dianggap sebelah mata di dalam pembayaran gaji.

Baca juga: Negosiasi Gaji Ingin Lancar? Baca Tips Ini!

Contoh Format Slip Gaji

Slip gaji mempunyai format tertentu dan setiap perusahaan memiliki format slip gajinya masing-masing. Tapi biasanya, di dalam slip gaji terdapat beberapa unsur di bawah ini:

1. Nama Perusahan

Nama perusahaan dicantumkan agar bisa memastikan bahwa pihak yang menerbitkan slip gaji berasal dari perusahaan tempat karyawan bekerja. Selain sebagai suatu identitas, hal ini juga nantinya bisa menjadi pertanggungjawaban yang sah.

2. Pernyataan yang Menyatakan Kerahasiaan Dokumen

Gaji karyawan memiliki sifat confidential atau rahasia. Untuk itu, dalam hal ini perusahaan harus memberikan penekanan bahwa isi dari slip gaji karyawan tersebut dinyatakan secara rahasia.

3. Periode Gaji

Tim HR harus memberikan informasi bahwa slip gaji yang diberikan karyawan adalah gaji untuk satu bulan yang lalu. Karena, kemungkinan nominal gaji bisa berbeda-beda, tergantung dari unsur penambahan atau pengurangan di dalam bulan tersebut. Jadi agar bisa menghindari kerancuan atau kebingungan, ada baiknya setiap slip gaji karyawan disertai dengan periode gaji.

4. Besaran Pendapatan serta Rincian Komponennya

Slip gaji tentunya harus memuat total take home pay yang diterima oleh pihak karyawan. Tapi selain nominal gaji, slip gaji juga harus memberikan informasi secara terbuka terkait dari mana saja take home pay tersebut dilakukan perhitungan.

Itu artinya, setiap komponen penambahan dan pengurangan gaji harus dicantumkan dengan jelas, seperti gaji pokok, berbagai tunjangan, iuran BPJS, iuran pensiun dan lain sejenisnya.

Baca juga: Peraturan Ketenagakerjaan: Gaji, Perjanjian kerja, Waktu Istirahat, dan Cuti

Cara Membuat Slip Gaji Excel

Jika Anda baru saja memulai suatu bisnis atau usaha dan memerlukan slip gaji untuk karyawan Anda, maka Anda bisa membuatnya sendiri dengan perangkat pengolah data seperti aplikasi Ms. Excel atau Google Spreadsheet.

Cara membuat slip gaji dengan excel pun terbilang mudah. Anda hanya harus memasukkan rumus VLOOKUP, yang mana Anda sudah tidak perlu lagi dalam membuat slip gaji secara berulang. Anda hanya harus mengganti sumber daya yang nantinya secara otomatis bisa mengubah data pada slip gaji excel.

Lalu, bagaimana cara membuat slip gaji excel secara otomatis? Temukan caranya dengan langkah-langkah di bawah ini.

1. Silahkan buka aplikasi Microsoft Excel atau Google Spreadsheet dan buatlah sheet baru dengan judul Data Karyawan sebagai data acuan.

2. Lalu, lanjutnya dengan membuat tabel berisi data karyawan yang mencakup NIP atau Nomor Induk Pegawai, Nama Karyawan, Jabatan, gaji pokok, tunjangan dan PPh 21 atau Pajak Penghasilan. Contohnya seperti gambar di bawah ini.

3. Lalu, silahkan tambah sheet baru pada file dengan format aplikasi excel yang sama, lalu Anda bisa memberi nama sheet tersebut dengan nama slip gaji.

4. Pada sheet ini, silahkan buat format slip gaji seperti yang terdapat pada gambar di bawah ini:

5. Lanjutkan dengan memasukkan rumus Microsoft excel VLOOKUP pada format slip gaji yang sebelumnya sudah Anda buat.

6. Rumus VLOOKUP ini nantinya akan digunakan pada beberapa sel yang menjadi faktor perhitungan gaji bersih, seperti jabatan, nama, gaji pokok, tunjangan tetap, dan PPh. Rumusnya adalah sebagai berikut:

• Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom Nama pada sel D6 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;2;FALSE)
• Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom Jabatan pada sel D7 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;3;FALSE)
• Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom Gaji Pokok pada sel D11 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;4;FALSE)
• Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom Tunjangan pada sel D12 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;5;FALSE)
• Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom PPh 21 pada sel H11 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;6;FALSE)

7. Keterangan rumus:

• D6 adalah sel kolom NIP yang dijadikan sebagai dasar acuan, silahkan perhatikan contoh gambar sheet slip gaji. Bila sel NIP diedit atau diubah berdasarkan NIP karyawan, maka nantinya seluruh data pun akan berubah.
• Data Karyawan adalah sheet dasar acuan data yang di dalamnya berisi berbagai data karyawan yang sebelumnya sudah dibuat, silahkan lihat contoh gambar yang pertama.
• B4:G7 adalah range data yang terdapat di sheet data karyawan, silahkan lihat contoh gambar pertama.
• Nilai 2-5 adalah urutan pada range data yang terdapat pada sheet data karyawan. Kolom NIK berada pada urutan 1, kolom nama berada pada urutan 2, dan seterusnya, silahkan lihat pada contoh gambar yang pertama.

8. Bila Anda sudah menyelesaikan rumus di setiap sel. Maka nantinya Anda tinggal memasukan NIP atau Nomor Induk Pegawai di dalam sel NIP atau D6.

9. Nantinya, secara otomatis data karyawan akan berubah bila NIP yang dimasukkan akan burbah juga. Silahkan lihat gambar di bawah ini.

Baca juga: Mengenal Lebih Jauh Komponen Gaji Karyawan pada Bisnis Anda

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang slip gaji excel dan cara mudah membuat slip gaji dengan menggunakan aplikasi Ms. Excel atau Google Spreadsheet. Perlu Anda garis bawahi bahwa pada dasarnya setiap slip gaji karyawan mempunyai format yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan juga faktor perhitungan gaji yang Anda masukkan.

Nah, perhitungan gaji karyawan ini wajib dicatat dan dimasukkan di dalam laporan keuangan perusahaan agar nantinya perusahaan bisa menganalisis dan memeriksa keuntungan dan kerugian mereka. Laporan keuangan pun sangat berguna sebagai referensi untuk menentukan kebijakan di masa depan dan untuk kebutuhan administrasi pajak.

Namun, membuat laporan keuangan secara manual tentu banyak sekali kelemahannya. Selain prosesnya yang memakan banyak waktu, membuat laporan keuangan secara manual juga rentan terjadi kesalahan dan rentan terjadi kecurangan.

Untuk itu, tinggalkanlah cara yang manual dan segeralah menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online. Software yang dikembangkan dengan basis cloud ini akan menyajikan laporan arus kas, laporan laba rugi, laporan neraca dan lebih dari 200 jenis laporan keuangan lainnya secara otomatis, cepat dan akurat.

Lebih dari itu, di dalamnya juga sudah dibekali dengan berbagai fitur bisnis yang mampu meningkatkan efisiensi bisnis Anda, seperti fitur persediaan, penjualan, pembelian, perpajakan, manufaktur, multi cabang, multi mata uang, cost and profit center, hingga slip gaji.

Semuanya fitur bisnis yang Anda butuhkan disajikan secara lengkap di dalam Accurate Online, sehingga Anda bisa lebih fokus dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis.

Ayo segera gunakan dan coba Accurate Online sekarang juga selama 30 hari gratis hanya dengan klik banner di bawah ini.