General Affair: Pengertian, Fungsi dan Tugasnya di Perusahaan

Pada dasarnya, general affair atau yang sering disingkat GA adalah salah satu posisi yang biasanya berada di bawah pimpinan divisi umum ataupun kepala operasional.

Berbagai urusahan perusahaan harus mempunyai kejelasan, baik itu dari sisi prospek, tujuan, dan perencanaan di masa depan.

Nah, berbagai kejelasan tersebuh harus bisa dibuktikan dengan perencanaan dokumen dan berbagai pelaksanaanya.

Nah dalam hal ini, nantinya GA akan mengurus berbagai urusan operasional perusahaan, baik itu yang rutin ataupun yang tidak terduga.

Di dalam perusahaan yang mempunyai struktur organisasi secara sederhana, umumnya GA akan bergabung dengan tim HRD, atau bahkan ada juga yang berada di bagian purchasing atau pembelian.

Nah, dalam hal ini kami akan menjelaskan secara singkat tentang tugas dan fungsi dari GA di dalam suatu perusahaan.

Penasaran? Baca terus artikel tentang general affair di bawah ini hingga selesai.

Apa itu General Affair?

General Affair adalah bagian dari suatu organisasi atau perusahaan yang bertanggung jawab atas berbagai fungsi administratif dan operasional yang mendukung kelancaran kegiatan perusahaan secara keseluruhan.

Departemen ini sering kali berurusan dengan berbagai tugas yang tidak secara langsung terkait dengan aktivitas inti bisnis, namun tetap penting untuk menjaga lingkungan kerja yang efisien dan produktif.

Baca juga: Apa itu Human Resource Management? Ini Pengertian dan Fungsi Penerapannya!

Tugas General Affair

Divisi general affair memiliki banyak tanggungjawab yang harus dilakukan, berikut adalah beberapa di antaranya:

1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang

Aset atau barang perusahaan ada kalanya memiliki batas waktu penggunaannya masing-masing, contohnya saja seperti personla computer ataupun mesing printer.

Pembelian ataupun penggantuan berbagai ini harus diurus oleh seirang general affair, dalam hal ini adalah pengadaan barang.

Dalam proses pengadaan barang ini, GA tidak boleh asal beli, namun harus melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.

Tujuannya adalah agar pengadaan barang perusahaan mampu menekan biaya pengeluaran aset.

Semakin rendah biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan barang, maka bisa dipastikan performa kerja dari general affair bisa berjalan dengan baik.

2. Bertanggung Jawab pada Pembayaran dan Pembelian Rutin

Selain harus membeli aset atau barang perusahaan yang bersifat permanen, seorang general affair pun harus melakukan pembelian rutin yang dibutuhkan perusahaan.

Contohnya seperti membeli alat tulis kantor, membeli air minum, tinta printer, kertas, dan berbagai barang berkala lain.

Selain itu, seorang GA pun mempunyai tugas dalam melakukan pembayaran rutin perusahaan, seperti membayar tagihan air, telepon, listrik, internet, dan berbagai pembayaran yang lainnya.

Dalam urusan pembayaran rutin ini, GA harus melakukanestimatis dana yang sudah terhitung secara cepat.

Pasalnya, pembyaran yang harus dilakukan ini umumnya tidak jauh berbeda di setiap bulannya.

Di dalam perusahaan besar, umumnya pembayaran rutin ini dilakukan secara otomatis melalui suatu sistem yang saling terintegrasi dengan sistem perusahaan.

3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian Sesuai Peraturan

Pekerja harian lepas atau freelance di dalam suatu perusahaan menjadi tanggung jawab dari seorang general affair.

Untuk itu, general affair mempunyai wewenang dalam menentukan nominal upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan.

Hal tersebut menjadi tugas GA karena gaji karyawan lepas akan masuk di dalam keperluan bulanan kantor pada pembukuannya, yakni untuk kebutuhan sumber daya manusia atau SDM.

4. Bertugas Untuk Pemeliharaan Aset

Selain melakukan kegiatan pembelian barang, general affair juga harus memelihara dan juga mengawasi aset peusahaan yang sudah dibelinya.

Tujuannya adalah agar setuap pengguna ataupun pemakai aset perusahaan tidak menggunakan barang-barang tersebut secara sembarangan.

Untuk itu, wajar saja jika ada GA yang bersikap tegas saat ada karyawan yang tidak mampu menjaga aset milik perusahaan. karena, merekalah yang harus bertanggung jawab saat aset perusahaan terjadi kerusahaan.

5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Seorang GA di dalam perusahaan harus selalu detail dan sensitif dalam menentukan biaya, pun sama halnya ketika membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan kegiatan renovasi.

Tugas dari seorang GA adalah melakukan pertimbangan, mulai dari sektor kelayakan, sampai dengan melakukan estimasi dana yang sesuai.

Saat estimasi dana sudah mendapatkan persetujuan oleh GA, maka laporan hasil renovasi dan pembelian material harus bisa dibuktikan dengan adanya nota ataupun faktur.

Baca juga: Apa Perbedaan Personalia dan HRD? Ini Jawabannya!

Fungsi General Affair di dalam Perusahaan

ilustrasi general affair. source envato

General Affair memegang peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi perusahaan.

Dengan tanggung jawab yang meliputi berbagai aspek administratif dan logistik, departemen ini memastikan bahwa setiap bagian dari perusahaan dapat berfungsi dengan optimal.

Berikut adalah fungsi dari general affair:

1. Pemeliharaan dan Perawatan

Fungsi pertama dari seorang general affair adalah memelihara dan merawat berbagai kondisi dan fasilitas perusahaan.

Contohnya seperti gedung kantor, toilet, ruang kantor, perawatan instalasi listrik, gudang yagn memadai, dan seluruh asert serta area perusahaan.

Seorang GA pun harus melakukan penilaian kondisi dan fasilitas yang diperlukan, serta membuat prioritas sebelum akhirunay mengajukan anggaran.

Contohnya seperti, apakah perbaikan toilet jauh lebih penting daripada memperluas ruangan meeting ataupun loby?

Hal apapun yang menjadi prioritas GA harus mempunyai dampak yang baik untuk operasional perusahaan.

2. Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi yang kedua adalah mempersiapkan laporan berkala untuk kebutuhan rapat anggaran.

Laporan ini harus terdiri dari aset dan beban biaya perusahaan, sehingga perusahaan nantinya bisa menilai efektivitas investasi internal perusahaan.

3 Membantu Perizinan

Tim general affair di dalam suatu perusahaan juga harus bisa membantu mengurus berbagai jenis perizinan yang diperlukan oleh perusahaan.

Selain itu, GA pun bergungsi dalam menjalin hubungan yang baik dengan pihak luar, seperti pihak kepolisian, pemerintah daerah, wartawan, ormas, dan lain sebagainya.

Baca juga: Apa itu HRD? Ini pengertian, Fungsi, Tugas, dan Bedanya

Penutup

Demikianlah penjelasan singkat dari kami tentang tugas dan fungsi dari general affair di dalam suatu perusahaan. oleh karena itu, peran dari tim general affair sangatlah penting.

Nah, untuk membantu tim GA atau tim lainnya di dalam perusahaan, Anda bisa mulai menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Pasalnya, software berbasis cloud ini sudah dibekali dengan berbagai fitur yang sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi perusahaan, seperti fitur penjualan, pembelian, persediaan, perpajakan, pembukuan, manufaktur, cost and profit center, multi mata uang, multi cabang dan lain sebagainya.

Selain itu, Accurate Online pun mampu menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang bisa Anda akses secara mudah di mana saja dan kapan saja.

Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari dengan hanya klik tombol tautan di bawah ini.