Mengetahui Tugas Rutin dalam Akuntansi untuk Bisnis Kecil

Mengelola keuangan  dan akuntansi bagi bisnis kecil tidak harus menjadi hal yang menyulitkan untuk Anda. Juga tidak harus menjadi alasan pribadi Anda untuk tidak memulai bisnis Anda sejak awal.

Alih-alih, dasar-dasar akuntansi bisnis kecil turun ke beberapa praktik terbaik dan hanya untuk menghasilkan tiga laporan penting: neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas Anda. Ini mungkin terdengar seperti dalam membangun bisnis Anda membutuhkan akuntan profesional, tetapi jauh dari itu.

Berikut adalah proses rutin dalam pengelolaan akuntansi dan pembukuan yang menjabarkan jadwal yang direkomendasikan untuk fungsi akuntansi yang akan memudahkan pengelolaan bisnis Anda dan merampingkan seluruh proses keuangan bisnis Anda.

Tugas Akuntansi Bisnis Kecil Harian

Jika menyangkut kebutuhan bisnis akuntansi sehari-hari, Anda memiliki proses yang cukup ringan. Anda memiliki banyak laporan keuangan untuk ditinjau setiap minggu, bulan, kuartal, dan seterusnya, tetapi tanggung jawab akuntansi untuk bisnis kecil harian Anda adalah:

1. Memeriksa posisi kas

Karena kas adalah bahan bakar untuk bisnis, Anda tidak ingin kehabisan atau kekurangan uang. Mulailah hari Anda dengan memeriksa berapa banyak uang tunai yang Anda miliki. Mengetahui berapa banyak yang ingin Anda terima dan berapa banyak yang akan Anda bayarkan selama beberapa minggu dan bulan mendatang juga penting.

Baca juga: Margin Laba Kotor dan Laba Bersih: Pengertian, Perbedaan dan Cara Menghitungnya

Tugas Akuntansi Bisnis Kecil Mingguan

Tugas akuntansi mingguan sedikit lebih banyak. Selamat datang di tugas akuntansi mingguan Anda, atau dikenal sebagai bidang pembuatan faktur, manajemen data keuangan, dan rekonsiliasi akun bank bisnis lainnya.

Di sinilah Anda seharusnya memiliki sistem akuntansi yang bagus benar-benar memiliki fitur terbaik seperti Accurate Online. Jadi, gunakan keterampilan akuntansi Anda dan bersiaplah untuk terjun ke dalam manajemen keuangan lebih jauh.

1. Catat transaksi

Catat setiap transaksi (penagihan pelanggan, penerimaan uang tunai dari pelanggan, vendor yang membayar, dll.) Setiap hari atau mingguan, tergantung volume. Meskipun mencatat transaksi secara manual atau dalam lembar Microsoft Excel dapat diterima, mungkin lebih mudah menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil seperti Accurate Online. Anda akan mendapatkan manfaat dan kendali jauh lebih besar daripada biayanya.

2. Simpan dokumen dan berkas kwitansi

Simpan salinan semua faktur yang dikirim, semua penerimaan kas (tunai, cek, dan setoran kartu kredit), dan semua pembayaran tunai (tunai, cek, laporan mutasi kartu kredit, dll.).

Mulai file vendor yang diurutkan menurut abjad untuk memudahkan akses. Buat file penggajian diurutkan berdasarkan tanggal penggajian dan file laporan bank diurutkan berdasarkan bulan.

Kebiasaan yang umum adalah membuang semua tanda terima kertas ke dalam kotak dan mencoba menguraikannya pada waktu pajak, tetapi kecuali Anda memiliki volume transaksi yang sangat kecil, lebih baik untuk mengatur file terpisah untuk berbagai macam tanda terima saat masuk.

Banyak software akuntansi memungkinkan Anda memindai tanda terima kertas dan menghindari file fisik sama sekali.

3. Tinjau tagihan yang belum dibayar dari vendor

Setiap bisnis harus memiliki folder “tagihan yang belum dibayar”. Simpan catatan setiap vendor Anda yang mencakup tanggal penagihan, jumlah jatuh tempo, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Jika vendor menawarkan diskon untuk pembayaran awal, Anda mungkin ingin memanfaatkannya.

Baca juga: Rasio Lancar: Pengertian, Analisa dan Fungsinya

4. Bayar vendor, tanda tangani cek

Lacak hutang dagang Anda, dan miliki dana yang dialokasikan untuk membayar pemasok Anda tepat waktu sehingga Anda terhindar dari biaya keterlambatan dan mitra kerja yang tidak puas.

Jika Anda dapat memperpanjang tanggal pembayaran menjadi net 60 atau net 90, itu lebih baik. Baik Anda melakukan pembayaran online atau mengirimkan cek melalui Bank, simpan salinan faktur yang dikirim dan diterima untuk benar-benar mempermudah segala sesuatunya selama masa pelaporan pajak.

5. Mempersiapkan dan mengirim faktur

Pastikan untuk menyertakan persyaratan pembayaran. Sebagian besar faktur jatuh tempo dalam waktu 30 hari, disebutkan sebagai “Net30” di bagian bawah faktur Anda.

Tanpa batas waktu, Anda akan lebih kesulitan memperkirakan pendapatan bulanan. Baca lebih lanjut tentang menerima pembayaran lebih cepat dalam panduan kami untuk menerima pembayaran tepat waktu.

6. Tinjau proyeksi arus kas

Mengelola arus kas Anda sangat penting, terutama tahun pertama bisnis Anda. Memperkirakan jumlah uang tunai yang Anda perlukan dalam beberapa minggu dan bulan mendatang akan membantu Anda mencadangkan cukup uang untuk membayar tagihan, termasuk karyawan dan pemasok Anda. Selain itu, Anda dapat membuat keputusan bisnis yang lebih tepat tentang cara membelanjakannya.

Yang Anda butuhkan hanyalah laporan sederhana yang menunjukkan posisi kas Anda saat ini, perkiraan penerimaan kas yang akan datang, dan pembayaran tunai yang diharapkan untuk periode ini. Ini dikenal sebagai laporan arus kas.

Baca juga: Laporan Biaya Produksi dan Hubungannya dengan Akuntansi Manajerial

Tugas Akuntansi Bulanan

Baik Anda memiliki bisnis berpengalaman atau baru, fisik atau online, ada banyak tugas akuntansi bulanan yang perlu Anda tangani.

1. Rekonsiliasi seluruh transaksi

Sama seperti Anda merekonsiliasi rekening tabungan pribadi Anda, Anda perlu mengetahui bahwa entri transaksi bisnis Anda akurat dan bahwa Anda bekerja dengan posisi kas yang benar. Rekonsiliasi arus kas Anda memudahkan untuk menemukan dan mengoreksi kesalahan atau kelalaian – baik oleh Anda atau oleh bank dan memperbaikinya

2. Meninjau piutang yang telah jatuh tempo

Pastikan untuk menyertakan kolom “umur” untuk memisahkan “faktur tertagih” dengan jumlah hari tagihan telah lewat jatuh tempo. Ini memberi Anda gambaran singkat tentang pembayaran pelanggan terutang. Awal bulan adalah waktu yang tepat untuk mengirimkan pernyataan pengingat yang lewat waktu kepada pelanggan, klien, dan siapa pun yang berutang uang kepada Anda.

Pada akhir tahun fiskal bisnis, Anda akan melihat akun ini lagi untuk menentukan piutang apa yang perlu Anda kirim ke penagihan ulang atau hapus buku untuk pengurangan.

Baca juga: Bukti Kas Keluar: Pengertian dan Fungsinya dalam Pencatatan Keuangan

3. Menganalisis status persediaan

Jika Anda mengelola inventaris dan stok, luangkan waktu untuk menyusun ulang produk yang terjual dengan cepat dan identifikasi produk lainnya yang bergerak lambat dan mungkin harus ditandai atau dihapuskan. Jika Anda memeriksa secara teratur (dan membandingkan dengan angka bulan sebelumnya), lebih mudah untuk membuat penyesuaian sehingga Anda tidak kekurangan atau kelebihan beban dalam produk.

4. Memproses atau meninjau penggajian dan menyetujui pembayaran pajak

Meskipun Anda memiliki jadwal yang pasti untuk membayar karyawan Anda (biasanya setengah bulanan), Anda harus memenuhi persyaratan pajak gaji berdasarkan undang-undang Negara pada waktu yang berbeda, jadi pastikan untuk menahan, melaporkan, dan menyetorkan pendapatan yang berlaku pajak, Jaminan Sosial, Asuransi, dan pajak lainnya lembaga terkait pada tanggal yang diharuskan.

Tinjau ringkasan penggajian sebelum pembayaran dicairkan untuk menghindari melakukan koreksi selama periode penggajian berikutnya.

5. Tinjau laba rugi aktual vs. anggaran dan tahun sebelumnya

Laporan laba rugi Anda (juga dikenal sebagai P&L atau profit and loss statement), baik untuk bulan ini dan tahun ini, memberi tahu Anda berapa banyak yang Anda peroleh dan berapa banyak yang Anda belanjakan.

Ukurlah dengan anggaran bulanan atau kuartalan Anda. Membandingkan angka Anda yang sebenarnya dengan angka yang Anda rencanakan menyoroti di mana Anda mungkin menghabiskan terlalu banyak pengeluaran

Jika Anda belum menyiapkan anggaran, bandingkan P&L Anda saat ini dengan laporan laba rugi periode sebelumnya, tahun ke tahun yang sama untuk mengidentifikasi varians dan membuat penyesuaian.

6. Meninjau neraca akhir bulan vs. periode sebelumnya

Dengan membandingkan neraca Anda pada satu tanggal – 30 Juni 2020, misalnya – dengan neraca dari tanggal sebelumnya – 31 Desember 2019 – Anda mendapatkan gambaran tentang bagaimana Anda mengelola aset dan kewajiban.

Kuncinya adalah mencari apa yang secara signifikan naik dan / atau turun dan memahami mengapa. Misalnya, jika piutang Anda naik, apakah itu karena peningkatan penjualan baru-baru ini atau karena pembayaran yang lebih lambat dari pelanggan?

Baca juga: Revaluasi Aset Tetap: Pengertian dan Manfaatnya

Tugas Akuntansi Triwulanan

Seperti yang hampir dikatakan Benjamin Franklin, “… di dunia ini tidak ada yang bisa dikatakan pasti, kecuali kematian dan pajak.”

Tugas akuntansi triwulanan sebagian besar berkaitan dengan elemen gambaran besar dalam menjalankan bisnis kecil atau menjadi wiraswasta: perkiraan pajak, pembayaran triwulanan, dan pengingat terus-menerus bahwa Anda memerlukan solusi akuntansi yang hebat.

1. Menyiakan laporan laba rugi yang telah direvisi

Saatnya mengevaluasi berapa banyak uang yang sebenarnya Anda hasilkan, apakah aset bersih Anda naik atau turun, perbedaan antara pendapatan dan pengeluaran, apa yang menyebabkan perubahan tersebut, dan bagaimana Anda membelanjakan keuntungan. Selagi Anda melakukannya, identifikasi titik masalah, dan buat penyesuaian untuk meningkatkan penjualan dan margin.

2. Tinjau pajak penjualan dan lakukan pembayaran triwulanan

Di indonesia yang mewajibkan pajak penjualan, pastikan Anda mematuhinya untuk menghindari hukuman yang serius.

3. Hitung taksiran pajak pendapatan dan lakukan pembayaran

Dirjen pajak mengumpulkan pajak pendapatan, seperti halnya kebanyakan negara lain. Tinjau laporan laba rugi tahun berjalan Anda untuk melihat apakah Anda berhutang taksiran pajak untuk kuartal tersebut. Menggunakan jasa akuntan pajak  dapat membantu jika perlu.

Baca juga: Mengenal Fungsi Akuntansi Secara Mendalam

Tugas Akuntansi Bisnis Tahunan

Setahun sekali, Anda merayakan beberapa hal: ulang tahun Anda, hari jadi yang penting, dan mungkin beberapa hari libur.

Anda mungkin tidak memiliki “peninjauan inventaris” atau “pengajuan pajak” di daftar hal-hal yang harus dirayakan, tetapi hal itu tetap penting – terutama ketika kita berbicara tentang tugas akuntansi bisnis tahunan.

1. Review piutang yang telah jatuh tempo

Sekarang, saatnya untuk memeriksa piutang telah jatuh tempo yang signifikan dan memutuskan apakah menurut Anda pelanggan pada akhirnya akan membayar, apakah akan mengirimkan tagihan yang telah lewat jatuh tempo ke agen penagihan, atau apakah akan menghapusnya untuk pengurangan.

2. Tinjau inventaris Anda

Tinjau inventaris Anda saat ini untuk menentukan nilai item yang tidak terjual. Setiap penurunan nilai inventaris berarti pengurangan pajak akhir tahun Anda. Jika Anda tidak menuliskan inventaris yang tidak dapat dijual, Anda melebih-lebihkan saldo inventaris Anda dan membayar pajak tambahan yang tidak perlu Anda bayar.

3. Meninjau dan menyetujui laporan keuangan setahun penuh dan penlaporan pajak

Pada waktu pajak, tinjau laporan keuangan setahun penuh perusahaan Anda dengan cermat sebelum memberikannya kepada akuntan Anda.

Sebelum Anda menandatangani pengembalian Anda, pastikan untuk meninjau keakuratannya berdasarkan laporan keuangan setahun penuh Anda. Jika DJP mengaudit perusahaan Anda dan menemukan adanya pajak yang kurang bayar, itu akan menjadi masalah kepada Anda, bukan akuntan Anda, untuk pajak tambahan dan denda.

Baca juga: 6 Jenis Rasio Aktivitas dalam Akuntansi yang Harus Anda Tahu

Periksa Seluruh Tugas Akuntansi Anda agar Bisnis Kecil Anda Berkembang

Jika kebutuhan akuntansi ini terdengar terlalu banyak, tidak apa-apa: Hal itu juga yang dirasakan oleh banyak orang dan mereka yang tidak memiliki pemahaman menyeluruh tentang ilmu akuntansi, ini manusiawi. Tapi, dengan perencanaan yang tepat dan beberapa tarikan napas panjang, Anda bisa melakukan ini.

Software akuntansi seperti Accurate Online dapat membantu Anda menghasilkan laporan keuangan, mengelola pajak, dan menangani tugas akuntansi bisnis kecil lainnya.

Software akuntansi semacam ini dapat membuat hidup Anda sebagai pemilik bisnis jauh lebih mudah. Jika Anda masih merasa tidak yakin, Anda bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tatutan pada gambar di bawah ini: