Apa itu Account Payable? Ini Pengertian dan Perannya!

Pada dasarnya, account payable adalah salah satu istilah yang terdapat dalam ilmu akuntansi.

Account payable juga dikenaln dengan istilah seperti trade account payable atau trade payable.

Setiap pengguna ataupun seorang akuntan wajib memahami istilah ini agar mampu mengelola keuangan perusahaan menjadi lebih baik.

Lantas apa itu account payable? Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya untuk Anda:

Apa itu Account Payable?

Menurut laman Investopedia, account payable atau akun payable adalah salah satu istilah yang biasanya digunakan saat suatu perusahaan ingin membeli kebutuhannya secara kredit.

Selain itu, istilah ini juga kerap digunakan saat perusahaan melakukan kegiatan transaksi pembelian dengan sistem uang dimuka.

Pelunasan baru akan dilakukan saat barang sudah diterima oleh perusahaan

Suatu perusahaan yang melakukan kedua sistem diatas umumnya dilakukan oleh perusahaan jual beli produk yang sudah siap digunakan dan juga perusahaan industri.

Baca juga: Expense Adalah: Pengertian dan Perbedaannya Dengan Cost

Peran Penting Account Payable

Account payable memiliki peranan yang penting untuk suatu perusahaan. Akun ini wajib selalu di cek secara teratur agar pihak perusahaan bisa mengetahui dan juga memahami tanggung jawab yang harus dilakukannya, yakni membayar dan juga melunasi sisa utang.

Agar utang tidak menumpuk dan membuat beban perusahaan menjadi semakin tinggi serta mengalami kerugian, utang harus segera dilunasi saat barang sudah diterima.

Selain bisa meringankan beban perusahaan, nantinya proses berbisnis dengan klien pun akan berjalan secara lancar.

Namun, tak jarang banyak orang yang merasa kesulitan dalam mencatat akun payable.

Bila kesalahan yang terjadi sangat fatal, tentunya akan bisa membuat situasi menjadi buruk, dan bahkan mengalami kerugian.

Di samping itu, hubungan yang terjalin dengan klien pun akan terganggu.

Untuk bisa mengurangi pencatatan tersebut, maka perusahaan harus bisa menggunakan metode pencatatan yang lebih mudah.

Baca juga: Prive Adalah: Berikut Pengertian Lengkap dan Karakteristik Akun Prive dalam Akuntansi

Tugas Pekerjaan Account Payable Staff

Biasanya, beberapa perusahaan ternama mempunyai staf khusus yang memiliki tanggung jawab mengelola account payable.

Tapi untuk perusahaan kecil atau menengah umumnya pekerjaan ini menjadi tanggung jawab akuntan saja.

Adapun pekerjaan AP yang harus dilakukan oleh staff ini ada lima jenis, yaitu:

1. Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain

Seperti yang kita ketahui, kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar tentu akan melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, vendor, purchasing, produksi, dan juga pergudangan.

Untuk itu, staff yang bertanggung jawab dalam hal ini harus mampu melakukan koordinasi dengan seluruh pihak tersebut secara tepat.

Koordinasi wajib dilakukan agar kegiatan pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana.

Selain itu, seorang staff akun payable juga wajib memahami siklus supply chain agar mampu memastikan bahwa barang yang sudah dibeli perusahaan bisa tiba ditujuan dengan selamat.

2. Analisa Kegiatan Pembelian

Biasanya, kegiatan pembelian yang dilakukan sudah tercatat di dalam dokumen khusus.

Tapi, terkadang tetap ada kesalahan kecil atau besar di dalam pencatatan dokumen tersebut. Hal ini dinilai wajar karena pekerjaan tersebut masih dilakukan oleh manusia.

Untuk itu, seorang staff account payable harus selalu melakukan pengecekan dokumen agar tidak terjadi kesalahan yang merugikan banyak pihak.

3. Pencatatan Kegiatan Pembelian

Seorang staff account payable juga memiliki tanggung jawab dalam melakukan pencatatan pada seluruh kegiatan pembelian.

Cara ini dilakukan agar mampu memverifikasi jika terjadi kesalahan antara data di dalam dokumen dengan fakta yang ada di lapangan.

4. Pembayaran Pembelian yang Sudah Absah

Ketika pembelian sudah ditetapkan dan vendor pun sudah menyetujui, maka seorang staff account payable harus melakukan pembayaran.

Setidaknya ada tiga jenis pembayaran yang bisa dipilih, yaitu:

• Cash After Delivery (CAD), jenis pembayaran yang dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor ke pihak perusahaan. Nantinya, pihak perusahaan akan langsung melakukan pembayaran secara tunai.

• Cash Before Delivery (CBD), seluruh pembayaran wajib dilunasi oleh perusahaan sebelum pihak vendor mengantarkan barang pesanan.

• Pembayaran dua tahap, pada tahap pertama, perusahaan akan melakukan pembayaran sebagai tanda jadi, setelah itu perusahaan akan melunasi pembayaran saat seluruh barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor.

5. Buat Laporan dan Neraca Pembelian

Seorang staff account payable harus mencatat dan juga membuat laporan. Nantinya, laporan tersebut harus diserahkan oleh manajer atau supervisor nya.

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penutup Perusahaan Dagang Secara Mudah

Tanggung Jawab Account Payable Officer

Selain beberapa tugas diatas, ada beberapa lagi tugas yang harus dilakukan oleh staff account payable, yakni:

• Melakukan pengawasan dan memastikan seluruh arus kas perusahaan sedang berada dalam posisi yang normal dan juga seimbang. Hal ini bisa diwujudkan dengan melakukan tugas yang paling awal, yakni melakukan koordinasi dengan pihak staff terkait.
• Melakukan pengarsipan pada seluruh dokumen yang berhubungan dengan pembelian yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Mereka juga harus melakukan pengecekan pada seluruh arsip secara rutin.
• Memastikan seluruh kegiatan pembelian mampu didokumentasikan dalam wujud laporan ataupun pencatatan.
• Melakukan tanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Mereka juga harus melakukan diskusi dan perjanjian dengan pihak vendor untuk memastikan bahwa sistem pembayaran yang dilakukan mampu menguntungkan setiap pihak yang terlibat.
• Membuat laporan pembelian yang sebelumnya sudah dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu yang menjadi pertanggung jawaban pihak manajer ataupun supervisor nya. Biasanya, laporan ini dibuat dalam periode mingguan atau bulanan.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Aplikasi Akuntansi

Kualifikasi Account Payable

Mereka yang dipilih untuk mengisi posisi staff account payable harus memiliki kualifikasi yang sesuai dengan job desk nya.

Beberapa kualifikasi standar untuk posisi staff account payable adalah sebagai berikut:

• Lulusan S1 pada Program Akuntansi
• Mempunyai pengalaman pada bidang account payable minimal satu tahun.
• Mereka yang lulusan di bawah S1 diperkenankan untuk melakukan pendaftaran apabila sudah mempunyai pengalaman yang mumpuni.
• Mampu berkomunikasi dalam bahasa asing atau minimal bahasa Inggris.
• Mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi.

Baca juga: 10 Jenis Rasio Aktivitas, Fungsi, Manfaat, dan Rumusnya

Langkah-langkah Prosedur Account Payable

ilustrasi Account Payable. source envato.

Langkah-langkah melakukan pengelolaan Account Payable (AP) atau hutang usaha adalah proses penting dalam manajemen keuangan suatu perusahaan.

Berikut adalah langkah-langkah yang umum dilakukan dalam pengelolaan Account Payable:

1. Menerima Faktur:

Pengumpulan Faktur: Terima dan kumpulkan semua faktur dari pemasok atau vendor. Pastikan faktur mencakup informasi lengkap seperti tanggal, jumlah, deskripsi barang/jasa, dan syarat pembayaran.
Pemeriksaan Faktur: Periksa faktur untuk memastikan tidak ada kesalahan dan semua informasi sesuai dengan pesanan yang diterima.

2. Verifikasi Faktur:

Rekonsiliasi dengan Pesanan Pembelian: Cocokkan faktur dengan pesanan pembelian (purchase order) dan laporan penerimaan barang (goods receipt) untuk memastikan kesesuaiannya.
Verifikasi Harga dan Kuantitas: Pastikan harga dan kuantitas pada faktur sesuai dengan yang telah disetujui dalam pesanan pembelian.

3. Pencatatan Faktur:

Entri Data: Masukkan data faktur ke dalam sistem akuntansi perusahaan, mencatat jumlah yang terutang dan jatuh tempo pembayaran.
Pengkodean Akun: Kodekan faktur ke akun buku besar yang sesuai, seperti biaya operasional, persediaan, atau layanan.

4. Persetujuan Pembayaran:

Persetujuan Internal: Dapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum melakukan pembayaran.
Pemeriksaan Ulang: Lakukan pemeriksaan akhir untuk memastikan semua dokumen terkait, seperti pesanan pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur, telah diverifikasi dan disetujui.

5. Pengaturan Pembayaran:

Menjadwalkan Pembayaran: Atur jadwal pembayaran sesuai dengan syarat pembayaran yang disepakati dengan pemasok, seperti pembayaran dalam 30 hari (Net 30).
Pemilihan Metode Pembayaran: Pilih metode pembayaran yang sesuai, seperti transfer bank, cek, atau pembayaran elektronik.

6. Pelaksanaan Pembayaran:

Eksekusi Pembayaran: Lakukan pembayaran sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Pastikan semua pembayaran dilakukan tepat waktu untuk menghindari denda keterlambatan dan menjaga hubungan baik dengan pemasok.
Konfirmasi Pembayaran: Kirim konfirmasi pembayaran kepada pemasok dan simpan bukti pembayaran untuk referensi masa depan.

7. Pencatatan Pembayaran:

Update Buku Besar: Setelah pembayaran dilakukan, catat transaksi tersebut dalam sistem akuntansi untuk memperbarui saldo hutang dan buku besar.
Rekonsiliasi Akun: Lakukan rekonsiliasi antara buku besar dan laporan bank secara berkala untuk memastikan semua transaksi telah dicatat dengan benar.

8. Monitoring dan Pelaporan:

Pemantauan Hutang: Pantau terus saldo hutang usaha untuk memastikan semua faktur dibayar tepat waktu dan untuk menjaga likuiditas perusahaan.
Laporan Keuangan: Siapkan laporan keuangan terkait hutang usaha untuk analisis manajemen dan pelaporan ke pihak eksternal.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat mengelola Account Payable dengan lebih efisien, menjaga arus kas yang sehat, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pembayaran serta perjanjian dengan pemasok.

Baca juga: Pengertian Pasiva: 14 Jenis dan Contohnya

Apa Bedanya Account Payable (AP) dengan Account Receivable (AR)?

Account Receivable (AR) atau yang umumnya dikenal dengan sebutan piutang usaha adalah jumlah hak atas uang yang sudah diterima oleh perusahaan yang bersumber dari produk barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan tersebut setelah terjual ke pembeli atau konsumen.

Account Receivable (AR) juga bisa diartikan sebagai suatu pencatatan pembelian dari pihak lain, baik itu konsumen atau pelanggan, yang menjadi acuan dari pihak perusahaan dalam menerima dana dari mereka.

Bentuk pencatatan transaksi yang ada adalah penagihan kepada pihak konsumen yang sudah berhutang pada pihak perusahaan ataupun pihak penjualan.

Setiap konsumen atau pembeli ini bisa berasal dari berbagai kalangan, mulai dari perorangan, organisasi, ataupun perusahaan lainnya.

Account Receivable (AR) atau piutang usaha ini setidaknya memiliki tiga ciri khas utama, yaitu:

1. Nilai Jatuh Tempo

Nilai jatuh tempo adalah seluruh nilai transaksi utama yang sudah ditambah dengan bunga.

Pembayaran dengan jenis jatuh tempo dalam kurun waktu tertentu ini akan melahirkan keuntungan yang disebut dengan bunga.

2. Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo adalah hari pembayaran yang mana pihak penjual, dalam hal ini perusahaan, harus melakukan penagihan yang wajib dibayar oleh pihak lain, dalam hal ini konsumen atau pihak pembeli.

Bila nantinya terjadi keterlambatan dalam hal pembayaran, maka umumnya perusahaan penjual atau pihak penjual akan memberikan denda kepada pihak konsumen.

Sehingga jumlah penagihan yang harus dibayarkan pun menjadi meningkat daripada jumlah tagihan ketika tanggal jatuh tempo.

3. Umur Jatuh Tempo

Umur jatuh tempo dalam akun Receivable (AR) ataupun penagihan piutang umumnya terbagi menjadi 2, yakni bulanan dan juga harian.

Piutang yang menggunakan sistem perhitungan bulanan seperti ini waktu jatuh tempo penagihannya akan dilakukan dengan tanggal yang sama pada saat terjadinya piutang pada bulan berikutnya.

Misalnya saja penagihan yang dilakukan pada tanggal 10 Juli maka piutang selanjutnya akan terjadi pada tanggal 10 Agustus untuk kemudian akan ditagih pada tanggal yang sama pada setiap bulan selanjutnya.

Baca juga: Account Receivable: Definisi, Fungsi, Ciri, dan Bedanya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang account payable, peran pentingnya dalam suatu perusahaan dan juga perbedaannya dengan account receivable di dalam dunia akuntansi.

Semoga seluruh penjelasan diatas mampu memberikan pengetahuan yang mendalam dan menjadi manfaat untuk Anda yang baru ingin menjalankan suatu perusahan atau bisnis agar dikemudian hari tidak terjadi kendala dalam berbagai urusan utang-piutang dengan klien.

Agar bisa lebih mudah dalam melakukan kegiatan yang rumit tersebut, Anda bisa coba menggunakan aplikasi akuntansi dari Accurate Online.

Aplikasi ini bisa membantu Anda dalam menjalankan seluruh kegiatan akuntansi dan Anda bisa melihat berbagai laporan keuangan Anda secara real time, dimanapun dan kapanpun Anda berada.

Selain itu, fitur di dalamnya yang lengkap juga akan mampu memudahkan Anda dalam menjalankan bisnis online ataupun offline.

Tertarik? Anda bisa coba menggunakan Accurate Online gratis selama 30 hari pada tautan gambar di bawah ini: