Mengetahui Jenis Bukti Transaksi dalam Akuntansi dan Peruntukannya

Akuntansi memang menjadi salah satu ilmu penting karena menyangkut masalah keuangan.

Ilmu akuntansi ini digunakan di berbagai kegiatan karena selalu berhubungan dengan segala transaksi keuangan yang ada.

Berbicara mengenai akuntansi, tentu tidak lepas dari beberapa transaksi yang menjadi awal langkah membuat laporan keuangan.

Ada beberapa macam bukti transaksi yang perlu diketahui untuk lebih lanjut akan macam-macam bukti sebuah transaksi tersebut, simak ulasannya berikut ini!

Apa itu Bukti Transaksi?

• mencatat,
• memverifikasi,
• mengaudit transaksi yang terjadi dalam bisnis atau individu, serta
• untuk keperluan pelaporan pajak dan keuangan.

Baca juga: Pengertian Transaksi, Jenis, dan Cara Mengelola Transaksi Bisnis secara Efisien

Fungsi Bukti Transaksi

Fungsi dari bukti transaksi sangat penting dalam dunia bisnis dan akuntansi. Berikut beberapa fungsi utama dari bukti transaksi:

1. Verifikasi dan Validasi: Bukti transaksi digunakan untuk memverifikasi dan memastikan bahwa transaksi yang terjadi benar-benar sah dan akurat. Ini membantu menghindari kesalahan atau penipuan dalam catatan keuangan.
2. Dokumentasi: Bukti transaksi berfungsi sebagai catatan resmi atas transaksi yang telah dilakukan. Dokumen ini diperlukan untuk keperluan audit, pelaporan keuangan, dan pemenuhan persyaratan hukum.
3. Pengendalian Internal: Dalam sistem pengendalian internal, bukti transaksi digunakan untuk memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
4. Referensi Akuntansi: Bukti transaksi menjadi dasar untuk pencatatan dalam buku besar dan laporan keuangan. Tanpa bukti yang sah, pencatatan transaksi dalam sistem akuntansi tidak dapat dilakukan.
5. Alat untuk Penyelesaian Sengketa: Bukti transaksi bisa digunakan untuk menyelesaikan sengketa atau perbedaan pendapat antara pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi. Misalnya, jika terjadi ketidaksesuaian dalam pembayaran, bukti transaksi bisa menjadi alat untuk menyelesaikan masalah tersebut.
6. Pelaporan Pajak: Bukti transaksi diperlukan untuk pelaporan pajak, baik bagi individu maupun perusahaan. Bukti ini mendukung klaim pengeluaran atau pendapatan dalam laporan pajak, sehingga dapat membantu dalam pemenuhan kewajiban pajak.

Baca juga: Pengertian Transaksi Akuntansi dan Jenis-jenisnya

Macam-macam Bukti Transaksi dan Kegunaannya

Beberapa macam bukti transaksi akan membedakan bagaimana langkah pencatatan selanjutnya dalam sebuah akuntansi dan proses pembukuian.

Ketika menjalankan sebuah usaha, sangat penting untuk memahami bukti transaksi ini.

Karena dokumen transaksi menjadi komponen yang penting untuk diketahui baik pembeli maupun penjual sebagai bukti dan dasar hukum atas transaksi yang terjadi.

Agar lebih paham mengenai bukti sebuah transaksi, berikut macam-macam contoh bukti transaksi yang umum dan kegunaannya! 

1. Bukti Transaksi Faktur Pembelian

Faktur yang satu ini merupakan sebuah bukti tertulis dimana perusahaan melakukan pembelian atas barang tertentu.

Di Dalam faktur ini tertera jelas data perusahaan yang menjual dan juga membeli beserta tanggal transaksinya. 

Keterangan nama barang dan juga jasa beserta jumlahnya dengan jelas ada dalam faktur ini. Istilah faktur pembelian ini juga sering disebut sebagai purchase order yang dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. 

Faktur pembelian akan didapatkan ketika kita membeli barang dari supplier. Tentunya jumlah batang serta harga tercantum dalam bukti transaksi ini. 

Beberapa poin yang harus ada pada faktur pembelian adalah seperti:

• Identitas perusahaan baik sebagai pembeli dan penjual
• Nama
• Nomor transaksi
• Tanggal transaksi
• Detail transaksi
• Harga yang harus dibayar
• Stempel perusahaan
• Tenggat waktu (jika transaksi dilakukan dengan kredit)

Baca juga: Mengenal Bukti Transaksi Internal dan Bedanya dengan Transaksi Eksternal

2. Faktur Penjualan

Sama seperti halnya faktur pembelian, invoice yang satu ini merupakan dokumen dimana berisi tentang transaksi penjualan yaitu antara pembeli dan juga penjual akan suatu barang.

Faktur ini berbeda dengan tanda pelunasan, tentunya isi dari faktur ini lebih lengkap.

Isi dalam faktur penjualan ini meliputi nama, jumlah, harga barang , data sebuah  perusahaan baik penjual dan juga pembeli.

NPWP, Pajak Pertambahan Nilai dan pajak barang juga ada dalam dokumen ini, hampir sama dengan faktur pembelian.

Di Dalam faktur ini menjadi salah satu bukti perusahaan A  telah melakukan pembelian terhadap perusahaan B dan menjadi arsip untuk melakukan penagihan dikemudian hari.

Faktur penjualan ini menjadi salah satu hal yang harus disimpan dengan baik karena digunakan untuk merekap jumlah piutang yang ada. 

3. Faktur Pajak

Bukti transaksi yang satu ini merupakan sebuah nota yang berisi pembeli dan juga penjual telah membayar sejumlah ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Ketika suatu saat dilakukan audit maupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan, faktur ini dapat dengan mudah ditunjukkan sebagai bukti patuh kepada aturan negara. 

Bukti pembayaran pajak ini biasanya dibuat rangkap agar memudahkan ketika menyusun laporan keuangan.

Adanya bukti faktur yang satu ini sebagai tanda pengusaha telah melakukan pembayaran  dan melakukan pelaporan masa PPN sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan. 

Faktur pajak mengindikasikan bahwa perusahaan baik customer maupun supplier telah menaati aturan pemerintah. Hal ini karena turut berkontribusi membangun negara.

Komponen yang ada pada faktur pajak adalah seperti:

• Nama, alamat dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang menyerahkan BKP.
• Jenis BKP yang diserahkan.
• Harga jual yang sudah memfaktorkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atau besaran PPN dicatatkan secara terpisah.
• Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM) yang dipungut.
• Kode, nomor seri dan tanggal pembuatan faktur.

Baca juga: e-Faktur Accurate Online untuk Solusi Total Perpajakan Bisnis Anda

4. Bukti Transaksi Nota Retur

Ada dua jenis nota untuk retur  dalam laporan keuangan atau akuntansi ini. Jenis tersebut yaitu retur penjualan dan juga pembelian.

Istilah nota retur ini merupakan sebuah dokumen yang dibuat untuk menjadi bukti bahwa telah dilakukan pengembalian atas barang yang telah dijual maupun dibeli. 

Biasanya retur ini dikarenakan adanya kecacatan produk atau karena nominal dan barang yang salah.

Agar tidak terjadi kerugian, tentu dikembalikan pada perusahaan yang menjual atau yang membelinya. Meskipun terjadi kerusakan namun tidak semua barang mampu dikembalikan.

Hanya barang yang rusak dari penjual dan bukan merupakan kesengajaan. Produk yang berbeda antara nota pembelian dengan yang dikirim juga menjadi salah satu penyebab adanya nota retur ini.

Alasan retur juga bisa disebabkan karena produk rusak. Tentunya kerusakan tersebut dengan syarat tidak sengaja. Namun perlu diketahui bahwa tidak semua perusahaan menerima retur ini.

Hal yang harus ada pada nota retur adalah:

• Nomor urut nota retur penjualan
• Tanggal pembuatan nota retur penjualan
• Nomor, kode, dan tanggal faktur pajak dari barang kena pajak yang diretur atau dikembalikan
• Nama, alamat dan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) dari pembeli
• Nama, alamat dan NPWP dari penjual
• Nama atau jenis barang dan harga barang yang akan diretur
• PPN atas barang kena pajak yang diretur
• Nama dan tanda tangan yang berhak menandatangani nota retur. Biasanya dari pihak pembeli

Baca juga: Apa itu Nota Penjualan? Ketahui Pentingnya dalam Sebuah Bisnis

 5. Adanya Bukti Kas Keluar

Salah satu hal penting dalam akuntansi adalah mengharuskan pencatatan setiap hal yang menyangkut keuangan perusahaan.

Bukti yang menunjukkan pengeluaran kas dari perusahaan merupakan pengertian dari kas keluar ini.

Biasanya kas keluar digunakan untuk membiayai baik perlengkapan, peralatan, maupun segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan perkantoran. 

Untuk bukti kas keluar ini berisi keterangan sebuah perusahaan, tanggal kejadian, keterangan, nama dan jasa yang digunakan. 

Tentunya dalam kas keluar juga tersedia jumlah uang yang dikeluarkan.

Agar dokumen bisa dapat dipertanggungjawabkan dibutuhkan tanda tangan dari bagian keuangan  seperti halnya kasir, manajer keuangan, atau pihak yang memiliki otoritas dengan keuangan di sebuah perusahaan.

Kegunaan dari laporan kas keluar ini nantinya sebagai bukti untuk menyusun sebuah laporan keuangan yang dibuat oleh akuntan.

Biasanya kas keluar digunakan untuk menyusun kas kecil atau pengeluaran perusahaan yang berhubungan dengan jumlah kecil dan bukan pengeluaran besar. 

6. Bukti Transaksi Kas Masuk

Bukti transaksi kas masuk adalah dokumen yang menunjukkan adanya uang tunai yang diterima oleh perusahaan.

Bukti ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk pengarsipan dan digunakan pihak internal saja. 

Berbicara mengenai sebuah format, bentuk dari kas masuk dan keluar hampir sama. Yang membedakan hanya asal uang dan juga jumlah saja. 

Bukti ini bisa menjadi bukti yang valid pada saat perusahaan Anda melakukan audit keuangan.

Kas masuk ini bisa berasal dari pembayaran tunai yang dilakukan customer baik itu pembayaran untuk cicilan, jenis investasi, bunga, maupun yang lainnya.

Meskipun berdampingan dengan sebuah dokumen berupa kwitansi, namun bukti kas masuk ini penting untuk dibuat sebagai sarana penulisan bukti kwitansi.

Baca juga: Pengertian Bukti Kas Masuk dan 9 Langkah Pembuatannya

7. Bukti Setoran Bank

Untuk bukti setoran bank bisa dibuat oleh pihak perusahaan atau bahkan langsung dari bank itu sendiri.

Untuk Perusahaan besar, biasanya dari pihak  bank akan memberikan bukti setoran bank agar memudahkan perusahaan yang selalu melakukan transaksi. 

Tentunya hal ini akan menjadi hal yang memudahkan karena tidak perlu repot untuk mengisi slip setoran saat berada di bank.

Karena bukti setoran bank biasanya rangkap, tentu hal ini bisa menjadi arsip langsung bagi perusahaan. 

Format untuk setoran bank ini berbeda-beda tergantung dari pihak yang membuat. Namun pada dasarnya isi dari format hampir sama baik itu  nama dan juga nomor rekening dari penyetor.

Format lainnya juga berupa pihak yang menerima setoran serta jumlah uang yang akan disetor.

Adanya form tanda tangan pemilik rekening penyetor juga menjadi format baku yang harus ada. 

Bukti setoran bank ini akan digunakan sebagai salah satu bukti kas keluar. Tidak hanya kas keluar saja, bukti pelunasan, pembayaran juga menjadi salah satu tujuannya.

Tentunya pihak akuntan akan membuat laporan keuangan berdasarkan bukti setoran bank ini. 

Baca juga: Kwitansi adalah: Pengertian, Ciri-ciri, dan Fungsi Kwitansi

8. Kwitansi

Bukti transaksi yang satu ini sudah tidak asing lagi dan sering dijumpai meskipun saat pelajar. Kwitansi menjadi salah satu bukti transaksi pembayaran yang telah dilakukan.

Untuk pemakai dari kwitansi sendiri bukti pengarsipan berada di sebelah kiri dengan bentuk yang lebih kecil. 

Namun ketika pihak yang melakukan pembayaran biasanya akan menerima bukti kwitansi yang besar berdasarkan tujuan dari pembayaran yang dilakukan.

Bukti yang satu ini perlu ditandatangani dalam menggunakan materai agar bisa digunakan untuk kekuatan hukum. 

Kwitansi ini perlu diarsipkan tersendiri atau bahkan digunakan agar bisa diarsipkan lebih aman karena ukurannya yang relatif kecil.

Pastikan untuk segera menggandakan ketika telah melakukan pembayaran dan menerima kwitansi. Adanya kwitansi ini digunakan untuk laporan keuangan dan masuk dalam kas keluar.

9. Memo

Bukti memo adalah dokumen internal yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melacak transaksi bisnis.

Bukti memo bukan dokumen resmi seperti faktur atau kwitansi yang dikirim ke pihak eksternal, tetapi lebih sebagai catatan internal yang mencatat peristiwa atau aktivitas tertentu.

Contoh dari bukti transaksi memo biasanya mencatat hal-hal seperti penyesuaian inventaris, koreksi kesalahan transaksi, atau pembaruan informasi internal.

Meskipun bukti memo penting untuk menjaga catatan yang akurat tentang aktivitas bisnis, mereka tidak dianggap sebagai bukti yang sah dalam hal audit atau pelaporan ke pihak eksternal.

Sebagai gantinya, mereka membantu dalam manajemen internal dan pelacakan transaksi bisnis.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Accurate Online

Kesimpulan

Beberapa bukti transaksi diatas  tentu sangat penting untuk diarsipkan dan digunakan untuk laporan keuangan agar bisa sebagai pengontrolan pembukuan keuangan dan bukti saat terjadi audit.

Ketika banyak dari perusahaan yang membutuhkan beberapa bukti transaksi sekaligus, tentu membuat beberapa rangkap sekaligus ketika melakukan transaksi  akan sangat memudahkan.

Terutama pada pembukuan manual, proses penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan dengan benar.

Hal ini dikarenakan pembukuan manual rentan dengan kesalahan pencatatan yang memungkinkan Anda mengalami kerugian akibat kesalahan pencatatan tersebut.

Solusinya, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi berbasis cloud seperti Accurate Online yang bisa digunakan kapan saja dan dimana saja Anda mau.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Jika Anda membutuhkan kemudahan pembukuan untuk bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: