Nota Debet: Fungsi dan Cara Membuatnya

Pada dasarnya, nota debet adalah nama lain dari memo debit yang dibuat oleh pembeli pada penjual saat meminta pengembalian dana. Contohnya seperti karena ada barang yang rusak, salah atau pembatalan pembelian dan keadaan tertentu lainnya. Nah, kekeliruan yang terjadi seperti ini harus segera diatasi sesuai dengan prinsip akuntabilitas.

Bila dilihat secara sepintas, nota debet memang sangat mirip dengan nota kredit. Namun, nota debit diberikan pada pihak pembeli. Nota debit berfungsi sebagai dokumen permintaan resmi dari pihak pembeli ke pihak penjual untuk meminta dibuatnya nota kredit.

Selain itu, dokumen nota debet juga berguna sebagai bukti bahwa pembelian benar-benar dilakukan dan sah, sehingga pihak pembeli bisa mengajukan pengembalian barang ataupun retur yang salah kirim.

Kapan Harus Membuat Nota Debet?

Sebagai seorang pelanggan, bila Anda membeli barang dari pemasok atau penjual dan ingin melakukan pengembalian karena adanya alasan tertentu, maka Anda bisa membuat nota debet.

Terdapat beberapa alasan kenapa nota debit harus dibuat, yaitu:

• Barang yang diterima cacat atau rusak.
• Pihak pembeli sudah ditagih dengan nominal jumlah yang salah.
• Nilai ataupun jumlah nominal di dalam faktur tagihan terjadi kesalahan yang harus segera diperbaiki.

Baca juga: Neraca Saldo Setelah Penutupan: Pengertian dan Pencatatannya

Fungsi Nota Debet

Terdapat beberapa manfaat dari nota debet, yaitu:

1. Sebagai bukti pengembalian barang

Rincian yang terdapat di dalam nota debit harus dimasukkan ke dalam buku nota debit. Salinan ini harus dikirim ke pemasok dengan barang yang dikembalikan. Sedangkan salinan lainnya harus disimpan di dalam buku nota debit. Untuk itu, pedagang harus mempunyai semua catatan barang yang dikirimkan dan kepada siapa barang tersebut dikirim.

2. Syarat Penerbitan Nota Kredit

Saat diterima dari pemasok, nota kredit harus ditandai dengan adanya salinan nota debet yang disimpan di dalam buku nota debut.

3. Mempermudah audit dan inventaris

Buku nota debet ini harus diperiksa secara berkala agar bisa memastikan bahwa seluruh barang yang dikembalikan sudah dipertanggungjawabkan dan nota kredit sudah diterima dengan baik.

4. Membantu petugas atau kurir pengirim barang

Buku nota debet juga bisa dikirim melalui kurir bila barang dikembalikan pada pemasok lokal. Kurir bisa mendapatkan tanda tangan dalam buku dari pemasok kepada siapa barangnya dikembalikan.

Dalam kasus lain, pihak pedagang harus memperoleh tanda tangan kurir di dalam catatan konsinyasi. Tanda tangan yang ada di dalam contoh nota debit adalah bukti bahwa barang sudah dikembalikan.

5. Arsip supplier

Nota debet asli harus disimpan oleh pemasok. Nantinya, nota ini menjadi seperti arsip pemasok untuk bisa menerbitkan nota kredit. Namun, nota debit tidak boleh digunakan untuk memastikan penerimaan nota kredit. Nota ini merupakan media posting yang wajib dimasukkan di dalam retur buku pembelian.

Baca juga: Rasio Perputaran Piutang: Pengertian dan Cara Mengetahuinya

Contoh Nota Debet

Proses pembuatan nota debit dan kredit di dalam akuntansi memang sangat mirip. Nota debet harus selalu disimpan agar selanjutnya dicatat di dalam pembukuan atau dijadikan arsip dokumen dan bukti yang legal.

1. Contoh nota debet untuk perusahaan:

PT ABC membeli produk seharga 2 juta dari PT XYZ. Setibanya di PT ABC, ternyata barangnya rusak. PT ABC ingin mengembalikan barang tersebut ke PT XYZ. Dalam hal ini, PT ABC harus menerbitkan seluruh nota debit yang berisi semua informasi yang relevan, termasuk di dalamnya jumlah pembelian asli dan juga PPN.

Saat PT XYZ menerima nota debit tersebut, maka mereka bisa terlebih dulu meninjau dan menyetujui permintaan serta mengeluarkan nota kredit sebagai bukti adanya penggantian pada PT ABC.

Dalam hal ini, maka pihak pembeli lah yang harus mengeluarkan nota debet pada pemasok sebagai adanya permintaan kredit atau penggantian uang atau barang.

2. Contoh Nota Debet Yang Diterbitkan Supplier

Dalam beberapa kasus tertentu, ada kalanya nota debit dikeluarkan dari pemasok ke pembeli, berikut ini adalah contohnya.

• Pemasok PT DEF menjual dan mengirimkan produk barangnya seharga 500 ribu rupiah ke PT GHI
• Perusahaan PT DEF menagih ke perusahaan PT GHI seharga 400 ribu rupiah karena adanya kesalahan ketik
• Dalam hal ini, PT DEF pun menyadari kesalahannya dan mengeluarkan nota debit pada PT GHI senilai 100 ribu rupiah untuk bisa melengkapi sisa kekurangannya dan membuat penyesuaian yang dibutuhkan di dalam piutang mereka.

Baca juga: Macam-Macam Transaksi Perusahaan Dagang

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang nota debet. Nah, bila Anda tidak ingin dipusingkan dalam membuat dan mengurus akuntansi seperti membuat nota debit, maka gunakanlah aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah aplikasi bisnis berbasis cloud yang sudah dipercaya oleh lebih dari 377 ribu pebisnis di Indonesia. Accurate juga sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun dan sudah mendapatkan penghargaan TOP Brand Award dari tahun 2016 hingga tahun 2022 dalam kategori software akuntansi.

Dengan menggunakan Accurate Online, maka Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang bisa Anda dapatkan secara otomatis, cepat dan akurat. Pembuatan nota debit dan pencatatannya pun bisa Anda lakukan secara mudah dan otomatis menggunakan aplikasi ini.

Selain itu, di dalamnya juga sudah tersedia banyak fitur luar biasa yang mampu meningkatkan efisiensi bisnis Anda, seperti fitur perpajakan, penjualan, persediaan, pembelian, manufaktur, multi cabang, cost and profit center, dan masih banyak lagi.

Tertarik? Anda bisa mencobanya selama 30 hari gratis terlebih dulu dengan klik banner di bawah ini.