Sistem Akuntansi: Pengertian, Unsur, Contoh, dan Manfaatnya

Mengurusi masalah aliran keuangan dalam tingkat perusahaan bukanlah perkara mudah dan simpel.

Semuanya harus dilakukan dalam sistem akuntansi agar aliran keuangan bisa dilihat dan diperhatikan dengan lebih jelas dan terperinci.

Sistem ini mungkin sudah dikenal dekat dengan kehidupan sehari-hari melalui aplikasi langsung.

Akuntansi sendiri dapat diartikan sebagai sebuah disiplin ilmu mengenai menjabarkan dan mengukur informasi terkait dengan keuangan.

Di perusahaan, manajemen keuangan dilakukan melalui akuntansi untuk memperhatikan kondisi bisnis perusahaan.

Akuntansi juga bisa memberikan perkiraan yang jelas tentang kemungkinan kondisi keuangan ke depannya.

Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah prosedur atau metode yang digunakan untuk mengumpulkan, mencatat, mengelola, dan melaporkan data keuangan perusahaan.

Sistem ini mencakup berbagai kegiatan mulai dari mencatat transaksi sehari-hari hingga menghasilkan laporan keuangan untuk manajemen atau pihak eksternal.

Dalam praktiknya, sistem akuntansi bertujuan untuk pengendalian keuangan, perencanaan anggaran, serta memastikan transparansi dan akurasi dalam pengelolaan data keuangan.

Sistem akuntansi biasanya dibagi menjadi dua jenis: sistem manual dan sistem terkomputerisasi.

Sistem terkomputerisasi, seperti software akuntansi, telah menjadi lebih umum karena efisiensi dan akurasinya dalam mencatat serta mengelola data keuangan dalam volume besar.

Sebuah sistem yang berkaitan dengan akuntansi sendiri dapat diartikan berbeda oleh berbagai ahli.

Hal ini menunjukkan betapa luasnya konsepsi dari akuntansi sendiri sehingga terus diperhatikan oleh para ahli dari dalam negeri ataupun luar negeri.

Beberapa ahli yang mendefinisikan pengertian sistem ini diantaranya ialah:

• Warren, Reeve, Fees.

Ketiga ahli ekonomi ini mendefinisikan sistem ini sebagai metode yang dilakukan dengan prosedur dengan mengumpulkan, klarifikasi, ikhtisar, dan melaporkan.

Kegiatan tersebut dilakukan mencakup informasi kegiatan bisnis secara operasional ataupun bagaimana kondisi keuangan sebuah perusahaan.

• Baridwan

Baridwan mengartikan sistem berdasar akuntansi ini sebagai seperangkat formulir, laporan, ataupun catatan.

Semua bentuk perangkat tersebut akan dikoordinasikan secara tepat dengan berbagai elemen perusahaan yang ada sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi.

Informasi ini nantinya akan dibutuhkan untuk melakukan manajemen perusahaan.

• Niswonger dkk

Niswonger mengartikan sistem ini sebagai metode untuk menyediakan dan melaporkan informasi berkaitan dengan kegiatan operasi dan keuangan perusahaan.

Pengertian ini tidak jauh berbeda dengan apa yang dijabarkan oleh Reeve, Warren dan Fees di atas.

Baca juga: 9 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi yang Harus Anda Ketahui

Fungsi Utama Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi dalam sebuah perusahaan memiliki fungsi yang sangat besar terutama dalam hal pencatatan dan pengawasan.

Ada beberapa fungsi dari sistem ini yang mungkin belum banyak disadari. Beberapa hal tersebut diantaranya ialah:

1. Mengumpulkan dan Menyimpan Data

Akuntansi sebagai sebuah sistem pencatatan biasanya memiliki uraian lengkap mengenai kegiatan dan transaksi yang dilakukan perusahaan secara detail.

Jika tidak ada akuntansi, maka kemungkinan sebuah kegiatan akan terlupakan menjadi sangat besar sehingga lupa untuk diperhatikan.

Sistem akuntansi bisa menghimpun semua catatan bisnis dalam bentuk yang lebih efisien.

2. Menyediakan Informasi Berguna

Selain berfungsi untuk mengumpulkan dan menyimpan, sistem yang dilakukan akuntansi ini bisa menjadi sarana penyedia informasi.

Dalam sistem manual misalnya, berbagai catatan perusahaan akan disajikan dalam bentuk laporan yang mudah untuk dicerna.

Hal ini akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan guna melakukan kegiatan manajemen yang baik dan sesuai.

3. Menyediakan Pengendalian Internal

Salah satu fungsi penting manajemen adalah untuk melakukan pengendalian internal agar bisa sesuai dengan tujuan perusahaan.

Nah dari sistem yang dilakukan dalam akuntansinya ini bisa memberikan informasi yang terpercaya mengenai kondisi perusahaan.

Hal ini tentu mempermudah pengecekan terhadap segala aktivitas yang dilakukan kemudian mengendalikannya.

4. Mendukung Fungsi Kepengurusan

Berbagai posisi di perusahaan memiliki tanggung jawab tertentu berdasarkan job desk masing-masing.

Keberadaan pencatatan dengan akuntansi ini bisa memberikan informasi mengenai pemakaian sumber daya perusahaan dan ketersediaannya.

Dari informasi ini, pihak manajemen bisa melakukan evaluasi kinerja dari berbagai laporan akuntansi yang diberikan.

5. Mendukung Kegiatan Operasi

Sistem informasi yang disediakan melalui kegiatan akuntansi bisa menyediakan bagian mana yang harus dilakukan pengecekan ulang dan perbaikan.

Jadi misalnya ada kesalahan dan keanehan dari sebuah sistem yang tidak efektif, maka kegiatan operasi perusahaan bisa diperbaiki.

Hal ini tentunya akan mendukung kegiatan operasi supaya bisa berjalan dengan efisien.

Dari penjelasan di atas dapat didapatkan beberapa poin penting mengenai sistem akuntansi.

Sistem ini memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan sehingga perlu mendapat perhatian lebih.

Baca juga: Pengertian Sistem Akuntansi Manajemen dan Rekomendasi Sistemnya

Manfaat Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi tidak hanya membantu mengelola data keuangan, tetapi juga berperan penting dalam pengambilan keputusan strategis, efisiensi operasional, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Berikut adalah beberapa manfaat dari penggunaan sistem akuntansi bagi bisnis:

1. Akurasi dan Efisiensi

Penggunaan sistem akuntansi terkomputerisasi memungkinkan pencatatan yang lebih akurat dan efisien dibandingkan pencatatan manual. Ini mengurangi risiko kesalahan dan penipuan.

2. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Data keuangan yang disediakan oleh sistem akuntansi membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang relevan dan tepat waktu.

3. Transparansi dan Akuntabilitas

Dengan adanya pencatatan yang rinci dan sistematis, transparansi dalam laporan keuangan meningkat, yang penting untuk menunjukkan akuntabilitas perusahaan kepada pemegang saham dan regulator.

4. Kontrol dan Pengelolaan Anggaran

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk memantau pengeluaran dan pendapatan, memastikan bahwa perusahaan tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.

5. Mempermudah Audit dan Kepatuhan

Sistem akuntansi membantu dalam mempermudah proses audit internal dan eksternal dengan menyediakan catatan yang terorganisir, serta memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi dan peraturan perpajakan.

Baca juga: Memahami Sistem Akuntansi Penjualan Kredit: Landasan Penting bagi Efisiensi Bisnis

Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Sistem keuangan akuntansi ini sangat diperlukan perusahaan sehingga harus dibuat dengan teratur dan sebaik mungkin.

Hal ini dilakukan agar informasi yang terdapat di dalamnya bersifat akurat, tepat dan bisa dipercaya untuk meminimalisir kesalahan informasi. 

Ada beberapa unsur yang harus terdapat di dalam sistem ini diantaranya ialah:

1. Formulir

Unsur pertama dalam sistem ini adalah keberadaan formulir sebagai dokumen yang biasa dipakai untuk pencatatan berbagai transaksi perusahaan.

Formulir sendiri berisi data transaksi dimana data tersebut menjadi dasar dalam pencatatan yang dilakukan.

2. Jurnal

Jurnal adalah unsur dari sistem ini yang biasanya berupa data pengelompokan, pencatatan transaksi sejenis, serta ringkasan dari formulir yang ada.

Data yang didapatkan kemudian akan diunggah dalam buku besar untuk arsip lebih lanjut.

Jenis dari jurnal yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah jurnal pembelian, penjualan, penerimaan, pembelian, dan penjualan.

3. Buku Besar

Setelah melakukan pencatatan dalam jurnal, selanjutnya keuangan akan diringkas lagi di dalam buku besar.

Buku besar ini berisi kumpulan rekening dari beberapa jurnal agar lebih mudah untuk diarsipkan.

Rekening dari buku besar bisa juga menjadi penggolongan data keuangan agar mempermudah penyusunan laporan keuangan.

4. Buku Pembantu

Keberadaan buku pembantu di dalamnya berisi rekening-rekening pembantu yang terdapat di dalam rekening tertentu di buku besar.

Buku pembantu dan buku besar ini adalah dua hal yang sudah merupakan catatan akhir sehingga tidak ada lagi pencatatan selanjutnya.

Dengan kata lain, kedua buku ini tidak bisa diringkas dan dilakukan penyajian dalam bentuk lain lagi.

5. Laporan

Hasil akhir dari keseluruhan proses akuntansi yang sudah dilakukan akan disajikan dalam bentuk laporan akhir ini.

Laporan ini bisa berupa berbagai jenis bergantung dengan isinya seperti misalnya laporan perubahan modal, laporan laba rugi, dan laporan harga pokok penjualan.

Di laporan ini juga tersedia daftar utang yang dimiliki perusahaan beserta saldo persediaannya.

Baca juga: Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan dan Rekomendasinya

Contoh Sistem Akuntansi

Sistem ini memiliki berbagai jenis contoh yang biasa dilakukan bergantung dengan kebutuhan perusahaan.

Biasanya sistem ini diterapkan dalam bidang yang berbeda-beda karena kompleksnya cakupan sebuah perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa contoh dari sistem ini yang bisa disajikan:

1. Sistem Akuntansi Manufaktur

Industri manufaktur membuat dan merakit produk, sehingga sistem akuntansi mereka harus memiliki informasi tentang persediaan, jam kerja, biaya overhead dan komisi penjualan.

Manufaktur dapat memiliki tiga jenis inventaris: bahan baku, produk dalam produksi, dan produk jadi.

Manufaktur juga perlu tahu berapa jam kerja yang digunakan untuk membuat setiap produk.

Sistem penggajian perlu melacak setidaknya tiga jenis personil: tenaga kerja manufaktur per jam, staf administrasi dengan gaji, dan tenaga penjualan yang dibayar berdasarkan komisi.

Biaya overhead harus dialokasikan ke biaya manufaktur untuk menentukan biaya individu untuk membuat setiap produk.

2. Sistem Akuntansi Bisnis Ritel

Bisnis ritel terdiri dari pembelian dan penjualan produk. Sistem akuntansi ritel berisi laporan rinci inventori.

Perincian ini harus mencakup tingkat inventori, tingkat turnover tahunan, laba setiap produk, dan poin pemesanan ulang.

Karena sebagian besar pengecer membeli banyak produk yang berbeda, sistem akuntansi mereka membutuhkan informasi yang luas tentang status hutang dagang, waktu pengiriman dan diskon yang tersedia.

Retailer menjual barang jadi, sehingga mereka membutuhkan laporan tentang rekening bank mereka dan waktu pemrosesan kartu kredit dan biaya.

Peralatan point-of-sale harus terhubung langsung ke software akuntansi untuk laporan real-time.

3. Sistem Akuntansi Distributor

Sistem akuntansi untuk distributor mirip dengan yang untuk pengecer, tetapi distributor biasanya menjual berdasarkan persyaratan kredit kepada pelanggan mereka.

Sehingga mereka membutuhkan laporan yang lebih besar tentang piutang dagang mereka.

Kemungkinan besar, beberapa orang di kantor membutuhkan akses ke laporan piutang sehingga mereka dapat menghubungi pelanggan dan menindaklanjuti pembayaran yang terlambat.

Seperti pengecer, distributor memerlukan informasi terperinci tentang inventaris mereka: biaya setiap barang, penjualan per produk, dan keuntungan masing-masing produk.

4. Sistem Akuntansi Konstruksi

Kontraktor memiliki kebutuhan yang berbeda dari sistem akuntansi lainnya.

Mereka membutuhkan kemampuan untuk melacak biaya dan kemajuan proyek pembangunan mereka.

Sistem akuntansi untuk kontraktor harus melaporkan biaya material dari produk yang masuk ke setiap proyek, berapa banyak jam kerja yang dikonsumsi dan berapa persentase penyelesaian proyek.

Kontraktor biasanya membiayai biaya proyek mereka dengan jalur kredit bank.

Jadi, kewajiban mereka harus memiliki informasi tentang jumlah yang ditarik pada garis kredit dan tanggal jatuh tempo pinjaman.

5. Sistem Akuntansi Organisasi Nirlaba

Organisasi nirlaba perlu melacak donatur mereka untuk mengidentifikasi siapa yang memberi mereka uang.

Suatu organisasi nirlaba berkewajiban untuk mengirim laporan sumbangan mereka pada akhir tahun kepada para donatur untuk digunakan dengan pengajuan pajak.

Sistem akuntansi untuk organisasi nirlaba harus dapat menghasilkan laporan pendapatan dan pengeluaran untuk presentasi kepada dewan direksi, donatur utama dan pemerintah.

Manajer nirlaba membutuhkan laporan yang melacak kontribusi ke program individual versus jumlah yang dianggarkan.

Baca juga: Menggali Lebih Dalam Sistem Akuntansi Terbaik untuk Bisnis Anda

Kesimpulan

Sistem akuntansi datang dalam berbagai bentuk yang dimodifikasi untuk kebutuhan industri yang berbeda.

Sementara tujuan utama dari sistem akuntansi adalah untuk melacak pendapatan dan pengeluaran, ada banyak cara berbeda untuk melakukan itu.

Manajer bisnis harus melangkah mundur dan mengidentifikasi kebutuhan mereka saat mempertimbangkan program akuntansi untuk perusahaan mereka.

Manajer perlu laporan internal yang dimodifikasi untuk keperluan pengambilan keputusan, laporan keuangan untuk presentasi kepada investor dan kreditor, dan data yang akurat untuk pengembalian pajak.

Untuk proses pengelolaan sistem akuntansi yang lebih baik, gunakanlah software akuntansi yang sudah terbukti dan teruji dalam membantu pengelolaan keuangan bisnis banyak perusahaan seperti Sistem Akuntansi Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari ratusan ribu pengguna di Indonesia.

Accurate Online juga memiliki fitur yang cocok untuk setiap jenis bisnis di Indonesia mulai dari UMKM sampai perusahaan manufaktur sederhana, bengkel sampai salon kecantikan dan masih banyak lagi.

Hanya dengan 200 ribu perbulan, Anda dapat dengan mudah memantau keuangan dan memastikan finansial perusahaan berjalan sesuai rencana kapanpun dan dimanapun Anda mau.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: