Di era digital saat ini, komunikasi bisnis memanfaatkan dua media utama: email bisnis dan surat bisnis.

Keduanya digunakan untuk menyampaikan pesan secara profesional, namun memiliki perbedaan signifikan.

Email bisnis lebih cepat, praktis, dan fleksibel, cocok untuk komunikasi sehari-hari.

Sebaliknya, surat bisnis cenderung formal dan digunakan untuk kepentingan yang memerlukan kesan resmi, seperti kontrak atau surat rekomendasi.

Memahami perbedaan ini penting agar perusahaan dapat memilih bentuk komunikasi yang tepat sesuai konteks dan tujuan. Simak selengkapnya di artikel ini!

Pengertian Email Bisnis

ilustrasi perbedaan email bisnis dan surat bisnis. source envato

Laman resmi Forbes menjelaskan bahwa email bisnis adalah bentuk komunikasi elektronik yang digunakan dalam konteks bisnis atau korporat.

Email bisnis adalah metode komunikasi yang umum digunakan di lingkungan profesional untuk bertukar informasi, dokumen, dan pesan antar anggota tim, karyawan, atau mitra bisnis.

Email bisnis memiliki ciri khas formalitas dan sering digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk pengiriman proposal, negosiasi, pemberian informasi, dan koordinasi proyek.

Berbeda dengan email pribadi yang lebih santai, email bisnis biasanya mematuhi aturan etika dan profesionalisme.

Gaya bahasa formal, tata letak yang rapi, dan penggunaan salam serta penutup yang sesuai adalah elemen-elemen umum yang dapat ditemukan dalam email bisnis.

Dalam konteks bisnis modern, email juga sering kali digunakan sebagai alat untuk mengatur pertemuan, memberikan umpan balik, dan menyampaikan pengumuman internal.

Keuntungan utama penggunaan email bisnis termasuk kecepatan pengiriman, efisiensi, dan kemampuan untuk mengarsipkan dan mencari pesan dengan mudah.

Namun, penting untuk diingat bahwa penggunaan email bisnis yang efektif melibatkan pemahaman terhadap etika email, keamanan informasi, dan kemampuan untuk mengelola kotak masuk dengan efisien.

Baca juga: 12 Struktur Proposal Bisnis yang Wajib Anda Ketahui

Pengertian Surat Bisnis

ilustrasi perbedaan email bisnis dan surat bisnis. source envato

Surat bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam lingkungan bisnis atau korporat, seperti yang dijelaskan dalam laman Indeed.

Berbeda dengan email, surat bisnis dicetak atau ditulis secara manual dan kemudian dikirim melalui pos atau metode pengiriman lainnya.

Surat bisnis umumnya memiliki format tertentu, mencakup elemen-elemen seperti kepala surat, tanggal, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.

Surat bisnis sering digunakan untuk tujuan-tujuan resmi seperti mengajukan proposal, memberikan pemberitahuan resmi, menyampaikan informasi penting, atau menjalin hubungan bisnis.

Surat bisnis dapat dikirim kepada berbagai pihak, termasuk mitra bisnis, pelanggan, klien, atau pihak internal di dalam perusahaan.

Gaya bahasa dalam surat bisnis umumnya formal dan profesional. Meskipun surat bisnis tradisional lebih lambat dalam pengiriman dibandingkan dengan email, mereka masih dianggap sebagai metode komunikasi yang serius dan dihormati dalam beberapa situasi, terutama ketika diperlukan kesan resmi dan serius.

Penting untuk memahami aturan dan norma-norma etika yang terkait dengan penulisan surat bisnis, termasuk penggunaan bahasa yang sopan dan sesuai dengan konteks.

Surat bisnis yang baik dapat mencerminkan citra profesional dan dapat meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis.

Baca juga: Pengertian Struktur Organisasi Bisnis, Tujuan dan Jenisnya

Apa Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis?

ilustrasi perbedaan email bisnis dan surat bisnis. source envato

Perbedaan email bisnis dan surat bisnis dapat ditemukan dalam beberapa aspek, termasuk medium komunikasi, format, kecepatan pengiriman, dan gaya bahasa.

Berikut adalah beberapa perbedaan email bisnis dan surat bisnis:

1. Medium Komunikasi

Perbedaan email bisnis dan surat bisnis yang pertama bisa dilihat dari media komunikasinya.

Email bisnis merupakan bentuk komunikasi elektronik yang dikirim dan diterima melalui platform email. Email bisnis biasanya bersifat instan dan dapat diakses secara elektronik.

Disisi lain, surat bisnis merupakan bentuk komunikasi tertulis yang dicetak atau ditulis secara manual dan kemudian dikirim melalui pos atau metode pengiriman fisik lainnya.

2. Kecepatan Pengiriman

Perbedaan yang selanjutnya bisa dilihat dari kecepatan pengirimannya.

Email bisnis jauh lebih cepat dalam pengiriman karena menggunakan media elektronik. Pesan akan dapat tiba dalam hitungan detik atau menit setelah dikirim.

Sedangkan surat bisnis memerlukan waktu lebih lama untuk pengiriman karena melibatkan proses pencetakan, pengepakan, dan pengiriman fisik.

3. Format

Umumnya, email bisnis memiliki format yang lebih sederhana dan lebih fleksibel. Tidak memerlukan elemen fisik seperti kertas dan amplop.

Disisi lain, surat bisnis Memiliki format yang lebih formal dan kaku dengan elemen-elemen seperti kepala surat, tanggal, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.

4. Gaya Bahasa

Gaya bahasa email bisnis biasanya lebih santai dibandingkan dengan surat bisnis. Meskipun tetap mematuhi etika bisnis, email cenderung lebih singkat dan langsung.

Sedangkan gaya bahasa surat bisnis umumnya lebih formal dan diatur secara khusus. Penggunaan bahasa yang sopan dan struktur yang terorganisir adalah ciri khas surat bisnis.

5. Rekam Jejak

Email bisnis akan lebih mudah diarsipkan dan dicari karena dapat disimpan dalam format digital.

Sedangkan surat bisnis memerlukan penyimpanan fisik dan pengelolaan arsip yang lebih rumit.

Pemilihan antara email bisnis dan surat bisnis seringkali tergantung pada kebutuhan, konteks, dan preferensi perusahaan atau individu.

Beberapa situasi mungkin lebih cocok untuk menggunakan satu bentuk komunikasi daripada yang lain.

6. Biaya

Pengiriman email umumnya gratis atau tidak menambah biaya tambahan.

Surat bisnis menimbulkan biaya untuk kertas, cetakan, amplop, dan ongkos kirim.

7. Tanda Tangan dan Keabsahan Dokumen

Surat bisnis biasanya menyertakan tanda tangan basah yang memberikan kesan legal dan resmi.

Sementara itu, email bisnis umumnya hanya mencantumkan nama pengirim, meskipun kini juga dapat menggunakan tanda tangan digital.

8. Kesan Profesional

Surat bisnis sering digunakan untuk memberikan kesan yang lebih profesional, terutama dalam situasi formal seperti penawaran kerjasama atau perjanjian kontrak.

Email bisnis lebih cocok untuk komunikasi cepat dan informal antar pihak internal maupun eksternal.

9. Keterbatasan Teknis

Email bisa dibatasi oleh masalah teknis seperti spam filter, file attachment besar, atau koneksi internet.

Surat bisnis tidak terpengaruh masalah digital, namun rentan terhadap keterlambatan atau kerusakan fisik.

10. Interaktivitas

Email memungkinkan komunikasi dua arah yang cepat, seperti membalas atau meneruskan pesan dengan mudah.

Surat bisnis tidak interaktif, membutuhkan waktu dan proses baru untuk membalasnya.

Baca juga: Apa itu MPOS? Ini Pengertian dan Manfaatnya untuk Bisnis!

Penutup

Dalam kesimpulan, perbedaan antara email bisnis dan surat bisnis mencakup beberapa aspek kunci.

Email bisnis adalah bentuk komunikasi elektronik yang cepat dan fleksibel, sementara surat bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis yang lebih formal dan melibatkan pengiriman fisik.

Kecepatan, format, gaya bahasa, dan rekam jejak merupakan faktor-faktor yang membedakan keduanya.

Penting untuk memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing bentuk komunikasi ini agar dapat memilih metode yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan situasi spesifik.

Dalam era digital, email bisnis sering menjadi pilihan utama karena kecepatan dan efisiensinya, sementara surat bisnis tetap relevan dalam konteks yang mengharuskan kesan formal dan tradisional.

Pemilihan yang tepat antara email bisnis dan surat bisnis dapat meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis dan mencerminkan citra profesional perusahaan.

Namun, untuk memudahkan Anda dalam mengelola dan membawa kesuksesan pada bisnis, Anda harus beradapatasi dengan perubahan yang terjadi saat ini. Contohnya dengan menggunakan aplikasi kasir digital dari Accurate POS.

Aplikasi ini tidak hanya mampu membantu Anda di konter kasir, tapi juga akan membantu Anda dalam mengelola keuangan dan bisnis. Kenapa? karena Accurate POS sudah terintegrasi dengan ekosistem Accurate Online.

Dengan begitu, Anda bisa membuat keputusan bisnis yang lebih tepat dan lebih mudah dalam mengembangkan bisnis.

Jadi tunggu apa lagi? Coba dan gunakan Accurate POS sekarang juga dengan klik tautan gambar di bawah ini.