Pengertian Business Process Automation, Tipe, dan Manfaat Besarnya untuk Bisnis

Selain tren, perusahaan dan bisnis harus bisa mengikuti perkembangan teknologi serta penggunaannya. Salah satu yang saat ini sedang berkembang sangat pesat adalah BPA atau business process automation.

Perlu Anda ketahui bahwa business process automation bukan hanya tentang digitalisasi, tapi juga tentang membantu efisiensi dan juga efektivitas bisnis.

Ingin mengetahui business process automation lebih dalam? Baca terus artikel di bawah ini hingga selesai.

Apa itu Business Process Automation?

Ben Mulholland dalam artikelnya menjelaskan bahwa BPA atau business process automation adalah penggunaan teknologi untuk otomatisasi dan peningkatan efisiensi proses bisnis di dalam suatu perusahaan. BPA akan melibatkan penggunaan perangkat lunak, algoritma, dan otomatisasi untuk mengotomatisasi berbagai kegiatan sehari-hari, meminamilisir human-error, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi biaya.

BPA dapat digunakan dalam berbagai jenis proses bisnis, termasuk manajemen data, manajemen persediaan, pemasaran, penjualan, keuangan, sumber daya manusia, dan lain-lain.

Dengan menggunakan teknologi seperti algoritma yang cerdas, robotic process automation (RPA), dan integrasi sistem, BPA akan membantu mengotomatisasi tugas-tugas yang sebelumnya membutuhkan campur tangan manusia.

Keuntungan utama dari menggunakan business process automation adalah meningkatkan efisiensi, produktivitas, kualitas layanan, meminimalisir human error, lebih mematuhi peraturan yang berlaku, dan mengurangi biaya operasional.

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas yang repetitif dan rutin, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya manusia mereka untuk tugas yang lebih kompleks dan berorientasi pada nilai tambah.

Baca juga: Pengertian Market Follower, Konsep dan 7 Strategi Ampuh dalam Menerapkannya

Jenis-Jenis Business Process Automation

Jenis-jenis dari business process automation  dapat bervariasi tergantung pada jenis proses bisnis yang diotomatisasi. Nah, berikut ini adalah beberapa jenis dari BPA:

1. Workflow Automation

Berdasarkan laman TechTarget, workflow automation akan melibatkan serangkaian tugas yang harus diselesaikan secara berurutan atau paralel oleh beberapa pihak. Jenis BPA ini dapat mengirimkan notifikasi, mengumpulkan persetujuan, atau memindahkan informasi antara tahapan yang berbeda dalam aliran kerja.

2. Data Integration

Disadur dari laman Wikipedia, data integration akan mengotomatisasi proses pengumpulan, transformasi, dan pemrosesan data dari berbagai sumber yang berbeda. BPA ini dapat mengintegrasikan data dari sistem internal dan eksternal, serta menghindari pekerjaan manual dalam pemindahan dan pengolahan data.

3. Customer Relationship Management (CRM) Automation

CRM Automation akan mengotomatisasi proses yang berkaitan dengan interaksi dan pengelolaan pelanggan, seperti yang dilansir dari laman Hubspot. BPA ini dapat membantu mengirim pesan secara otomatis, mengelola proses penjualan, mengatur jadwal tugas penjualan, dan mengumpulkan data pelanggan.

4. Human Resources (HR) Automation

Masih dari laman TechTarget, HR automation akan mengotomatisasi proses yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia, seperti rekrutmen, onboarding karyawan, manajemen kinerja, pengelolaan cuti, dan administrasi kepegawaian.

5. Supply Chain Automation

Laman LinkedIn menjelaskan bahwa jenis BPA ini akan mengotomatisasi proses supply chain, seperti pemantauan persediaan, pemrosesan pesanan, pengiriman, dan pemeliharaan inventaris.

6. Financial Process Automation

Jenis BPA yang terakhir ini akan mengotomatisasi proses keuangan, termasuk mengelola faktur, pembayaran, pengelolaan pengeluaran, dan membuat laporan keuangan.

Baca juga: Pengertian Fast Customer Service dan Cara Mudah dalam Meningkatkannya

Manfaat Business Process Automation

Manfaat utama dari business process automation adalah meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas layanan, meminimalisir human error, meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, dan mengurangi biaya operasional. Berikut adalah beberapa manfaat lain dari BPA:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

BPA akan mengotomatisasikan tugas-tugas yang repetitif dan rutin, serta menghilangkan kebutuhan akan intervensi manusia yang berulang. Hal ini mengarah pada peningkatan kecepatan dan efisiensi dalam menyelesaikan tugas-tugas, mengurangi waktu siklus, dan meningkatkan output secara menyeluruh.

2. Meningkatkan Produktivitas

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas yang memakan banyak waktu, business process automation akan membebaskan waktu dan sumber daya manusia untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan berorientasi pada nilai tambah. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas secara menyeluruh di dalam perusahaan.

3. Peningkatan Kualitas Layanan

BPA akan membantu meningkatkan kualitas layanan dengan memastikan konsistensi dan akurasi dalam menjalankan proses bisnis. Dengan mengotomatisasikan berbagai tugas-tugas tersebut, maka akan meminimalisir human error, memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan dan mitra bisnis.

4. Meminimalisir Human Erorr

Salah satu manfaat utama dari business process automation adalah mengurangi human error yang umumnya terjadi dalam tugas-tugas yang berulang. Dengan mengotomatisasikan proses ini, maka risiko kesalahan dapat dikurangi secara signifikan, yang dapat mengurangi dampak negatif dan biaya perbaikan yang terkait dengan kesalahan tersebut.

5. Lebih Mematuhi Peraturan

BPA memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses-proses yang berkaitan dengan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku. Dengan menerapkan aturan dan alur kerja yang ditentukan sebelumnya, BPA akan membantu memastikan bahwa proses bisnis berjalan sesuai dengan persyaratan regulasi yang berlaku.

6. Pengurangan Biaya Operasional

Dengan mengotomatisasikan tugas-tugas yang memakan banyak waktu dan biaya, BPA dapat mengurangi biaya operasional dalam jangka waktu panjang. Hal ini akan melibatkan pengurangan biaya pekerjaan manual, penghematan waktu, pengurangan kesalahan dan kekurangan, serta peningkatan penggunaan sumber daya yang ada.

Baca juga: Pengertian Product Classification dan 5 Alasan Kenapa Pentingnya untuk Bisnis

Contoh Business Process Automation

Berikut adalah contoh sederhana dari business process automation (BPA):

Misalkan ada sebuah perusahaan e-commerce yang menjual produk secara online. Proses bisnis mereka melibatkan penerimaan pesanan, verifikasi pembayaran, pemrosesan pesanan, pengaturan pengiriman, dan pembaruan stok inventaris.

Dalam hal ini, BPA dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa tahap proses bisnis tersebut, seperti:

• Penerimaan Pesanan

Ketika seorang pelanggan melakukan pesanan melalui platform e-commerce, sistem BPA dapat secara otomatis mengirimkan konfirmasi pemesanan ke pelanggan melalui email atau SMS. Sehingga akan mengurangi proses yang manual dalam mengirim konfirmasi pesanan kepada pelanggan.

• Verifikasi Pembayaran

BPA dapat terhubung dengan sistem pembayaran online untuk mengotomatisasi proses verifikasi pembayaran. Setelah pembayaran dikonfirmasi oleh sistem pembayaran, BPA dapat secara otomatis mengupdate status pembayaran dalam sistem e-commerce dan memproses pesanan untuk langkah selanjutnya.

• Pemrosesan Pesanan

Setelah pembayaran diverifikasi, BPA dapat mengotomatisasi pemrosesan pesanan dengan mengambil data pesanan dari sistem e-commerce dan memasukkannya ke dalam sistem manajemen persediaan. Hal ini akan memastikan bahwa produk yang dipesan diambil dari stok yang tepat untuk diproses selanjutnya.

• Pengaturan Pengiriman

BPA dapat mengintegrasikan sistem dengan jasa pengiriman atau kurir yang digunakan oleh perusahaan e-commerce. Setelah pesanan diproses, BPA dapat secara otomatis menghasilkan label pengiriman, mengatur jadwal pengiriman, dan mengirimkan informasi pengiriman kepada kurir. Hal ini mengurangi tugas manual dalam mengatur pengiriman.

• Pembaruan Stok Inventaris

Ketika pesanan diproses, BPA dapat mengotomatisasi pembaruan stok inventaris dengan mengurangi jumlah produk yang dipesan dari stok yang tersedia. Sehingga akan membantu memastikan bahwa informasi stok yang terlihat di platform e-commerce selalu akurat.

Dengan mengotomatisasi beberapa tahapan proses bisnis seperti di atas, perusahaan e-commerce dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan kecepatan pengolahan pesanan, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Baca juga: PT (Perseroan Terbatas): Pengertian PT, Jenis, Ciri-ciri, dan Unsur-unsurnya

Penutup

Jadi, business process automation adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi dan meningkatkan efisiensi proses bisnis di dalam suatu perusahaan.

BPA akan melibatkan penggunaan software, algoritma, dan otomatisasi untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin, menghilangkan kesalahan manusia, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi biaya operasional.

Manfaat dari BPA termasuk peningkatan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas layanan, mengurangi human error, meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi, dan mengurangi biaya operasional.

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas yang repetitif, organisasi dapat mengalokasikan sumber daya manusia untuk tugas yang lebih strategis dan berorientasi pada nilai tambah.

Jenis-jenis BPA dapat mencakup workflow automation, data integration, CRM automation, HR automation, supply chain automation, dan financial process automation, tergantung pada jenis proses bisnis yang diotomatisasi.

Contoh sederhana dari BPA dapat berupa pengotomatisasian proses dalam perusahaan e-commerce, seperti penerimaan pesanan, verifikasi pembayaran, pemrosesan pesanan, pengaturan pengiriman, dan pembaruan stok inventaris.

Dengan mengadopsi BPA, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas layanan, sambil mengurangi kesalahan manusia dan biaya operasional.

Secara keseluruhan, BPA merupakan tools yang penting untuk perusahaan agar bisa meningkatkan operasional mereka, mengoptimalkan proses bisnis, dan mencapai keunggulan kompetitif.

Salah satu tools business process automation yang patut Anda pertimbangkan adalah Accurate Online. Software akuntansi dan bisnis ini mampu mengotomatisasikan seluruh proses bisnis Anda secara efektif.

Di dalamnya, Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat. Proses bisnis lainnya seperti melakukan penjualan, mengelola persediaan, menyelesaikan pajak bisnis, dan lain sebagainya, bisa Anda selesaikan secara lebih mudah.

Masih rag dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk langsung mencobanya selama 30 hari, Gratis!