Proses Bisnis: Pengertian, Jenis, Manfaat dan Contohnya

Keberhasilan bisnis adalah tujuan akhir bagi setiap wirausahawan meskipun satu langkah yang salah dapat menjadi masalah besar dan mungkin menghabiskan banyak uang untuk memperbaiki kesalahan tunggal itu. Itulah mengapa pentingnya merencanakan dan merancang proses bisnis agar seluruh alur berjalan dengan benar.

Proses bisnis adalah tentang langkah-langkah yang tepat yang memainkan peran penting dalam memberikan penawaran kepada pelanggan.

Apa itu Proses Bisnis?

Proses bisnis adalah serangkaian langkah yang saling terkait yang ditugaskan kepada setiap pemangku kepentingan untuk pekerjaan tertentu untuk memberikan produk atau layanan kepada pelanggan.

Setiap pemangku kepentingan melakukan tugas khusus yang menjadi spesialisasi mereka untuk mencapai tujuan konkret. Langkah-langkah ini sering diulang berkali-kali oleh banyak pengguna dengan cara standar dan dioptimalkan.

Baca juga: Disruption Adalah: Pengertian, Pengaruh, dan Cara Menghadapi Disruption dalam Bisnis

Contoh Proses Bisnis

Proses yang baik direpresentasikan sebagai alur kerja atau diagram alur dari langkah-langkah logis. Untuk menguraikannya lebih lanjut, berikut adalah dua contoh proses bisnis:

Perusahaan perlu mempekerjakan orang yang memenuhi syarat untuk pekerjaan manajer produk :

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses ini.

• Pertama, manajer SDM akan menerbitkan iklan di portal pekerjaan dengan menyebutkan keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk pelamar yang memenuhi syarat.
• Setelah jumlah lamaran yang diminta diterima, seseorang dari tim akan menghubungi pelamar yang tertarik dan meminta mereka untuk datang untuk wawancara.
• Wawancara akan dilakukan di mana para kandidat harus melewati beberapa putaran untuk mengamankan posisi kerja.
• Kandidat yang paling cocok akan dipilih berdasarkan nilai kelulusan dan ekspektasi yang telah ditentukan.
• Manajer SDM akan membuat kandidat yang dipilih menandatangani dokumen dan kontrak tertentu.
• Kandidat yang dipilih akan dilatih oleh pelatih yang ditugaskan sesuai dengan persyaratan pekerjaan.
• Nantinya, tools, tugas, dan dokumen yang diperlukan akan diberikan kepada karyawan baru.

Proses ini akan diulangi dengan cara yang terstandardisasi dan dioptimalkan setiap kali perusahaan perlu merekrut karyawan baru.

Baca juga: Apa Itu Brand Strategy dan Bagaimana Cara Mengembangkannya?

Sebuah perusahaan yang mengembangkan aplikasi seluler berencana meluncurkan aplikasi iOS baru.

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses ini.

• Pertama, akan dilakukan riset pasar untuk mengetahui apa yang diinginkan pasar.
• Setelah dilakukan penelitian, perusahaan akan mencari sumber daya terbaik yang efisien untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan kebutuhan pasar.
• Riset pasar lainnya akan dilakukan untuk memvalidasi hipotesis kesesuaian pasar produk. Ini akan melibatkan pelepasan MVP.
• Review dari inovator dan pengguna awal akan diambil untuk menyempurnakan dan memodifikasi penawaran lebih lanjut.
• Setelah dilakukan modifikasi, perusahaan akan membangun strategi pemasaran untuk mempromosikan aplikasi tersebut.
• Versi beta dari aplikasi akan diluncurkan untuk memvalidasi model pendapatan dan fitur lainnya.
• Di final, aplikasi akan dirilis di play store.

Setiap kali aplikasi seluler baru akan diluncurkan, proses yang sama akan diulangi dengan beberapa perubahan dan rekayasa ulang.

Baca juga: Rebranding: Pengertian, Alasan, Contoh, dan Tips Sukses Rebranding

Jenis Proses Bisnis

• Proses Utama: Ini adalah proses fundamental dari sebuah bisnis di mana perusahaan mengirimkan produk akhir kepada pelanggan. Setiap langkah yang terlibat dalam proses ini bekerja untuk menambah nilai pada penawaran akhir.
• Proses Dukungan: Proses dukungan tidak menambahkan nilai ke produk akhir secara langsung tetapi membuat lingkungan untuk proses utama agar beroperasi secara efisien dan efektif. Proses ini mendukung operasi sehari-hari suatu organisasi.
• Proses manajemen: Proses manajemen mengatur operasi, tata kelola perusahaan dan manajemen strategis. Proses ini menetapkan tujuan dan standar yang mengarah pada kerja proses primer dan pendukung yang efisien dan efektif. Selain perencanaan, proses ini juga melibatkan pemantauan dan pengendalian proses bisnis lainnya. Proses manajemen digunakan untuk mengelola bisnis melalui perencanaan strategis, perencanaan taktis dan operasional.

Baca juga: Punya Usaha Waralaba? Berikut adalah 17 Tips Waralaba yang Sukses

Manfaat Proses Bisnis

Jika Anda tidak dapat menggambarkan apa yang Anda lakukan sebagai sebuah proses, Anda tidak tahu apa yang Anda lakukan. – W. Edwards Deming

Proses bisnis selalu memainkan peran penting dalam berfungsinya organisasi dan strukturnya. Proses yang terencana dan strategis akan membantu usaha dengan cara-cara berikut:

• Pengurangan pengeluaran dan resiko: sebuah proses terencana dan baik akan mengurangi pengeluaran dan resiko dengan meletakkan cara-cara yang paling efisien untuk melakukan pekerjaan dengan mempertimbangkan potensi kekurangan di masa depan.
• Mengurangi kesalahan manusia: mengurangi kesalahan manusia atau human error dengan mendistribusikan tugas kepada orang-orang yang berspesialisasi di dalamnya.
• Meningkatkan efisiensi: meningkatkan produktivitas departemen dengan memetakan hal yang harus dilakukan dan langkah relevan yang terbaik untuk bisnis.
• Lebih fokus pada pelanggan: proses yang baik adalah langkah yang berorientasi pelanggan. Ini terus memperbarui perusahaan tentang keinginan pelanggan dan ulasan tentang produk / layanan.
• Menjembatani kesenjangan komunikasi: Menjembatani kesenjangan komunikasi antara perusahaan dan pelanggannya melalui ulasan dan riset pasar.
• Manajemen waktu yang lebih baik: proses yang benar juga akan meningkatkan efisiensi waktu dengan mengembangkan strategi dan diagram alur untuk meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tertentu.
• Adaptasi teknologi baru: proses ini sering kali terus berubah dan meningkat seiring waktu. Perusahaan mengadopsi teknologi baru untuk tetap berdiri tegak dengan meningkatkan proses bisnis sesuai dengan teknologi terbaru.

Manfaat di atas hanya dapat dicapai jika semua prinsip dan metode dipetakan secara optimal dan standar. Perusahaan yang gagal melakukannya akan menghadapi masalah berikut:

• Kegagalan mengenali masalah apa pun: perusahaan yang tidak fokus pada proses bisnisnya akan sering gagal mengenali masalah sebenarnya yang mencegahnya mencapai tujuan karena ketidakmampuannya untuk menetapkan proses standar.
• Motivasi rendah pada karyawan: karena tidak adanya proses yang kompeten dan jelas, karyawan perusahaan akan kehilangan motivasi karena mereka mungkin ditempatkan di departemen yang pengetahuannya tidak cukup.
• Kurangnya implementasi perubahan: perusahaan akan sering mengulangi kesalahan yang sama berulang kali karena tidak akan ada sistem untuk mengenali masalah dan menerapkan perubahan dalam prosesnya.
• Upaya yang memakan waktu: tanpa diagram alur dan alur kerja yang tepat, pekerjaan tertentu akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk diselesaikan daripada biasanya.
• Efisiensi yang lebih rendah: jika tidak ada proses yang tepat dan sesuai kebutuhan maka perusahaan tidak dapat produktif dan efisiensinya akan lebih rendah daripada perusahaan dengan proses yang lebih baik. Proses yang baik meningkatkan efisiensi dengan menyusun langkah-langkah dan kemungkinan cara untuk melakukan tugas.
• Resiko tinggi dan pengeluaran yang meningkat: perusahaan yang tidak memiliki proses yang terencana dan tidak memadai seringkali gagal untuk melihat resiko di masa depan dan mereka juga tidak kompeten untuk menemukan cara yang hemat biaya untuk melakukan suatu tugas.

Setelah mendapatkan keterampilan dan pengetahuan proses bisnis yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah menemukan alat BPR dan BPM yang sesuai untuk membuat proses yang dapat diulang dengan beberapa cara.

Baca juga: Apa itu Konsep Bisnis? Ini Pengertian dan Fungsinya!

Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM)

Manajemen proses bisnis berfokus pada menemukan, mengoptimalkan, memodelkan, memantau dan menganalisis aktivitas bisnis dan mengelola proses yang terjadi sebelumnya. Agenda utamanya adalah mengelola setiap proses yang terjadi pada perusahaan untuk mencapai tujuan yang berwujud dan tidak berwujud.

Business Process Management mengarah ke langkah-langkah lain seperti desain proses bisnis dan pemodelan proses bisnis.

Business Process Management sering kali melibatkan penggunaan alat BPM yang menambah nilai bagi perusahaan dalam hal produktivitas yang lebih tinggi, pengeluaran yang berkurang, kontrol yang lebih baik, dan visibilitas yang lebih tinggi.

Alat manajemen proses bisnis digunakan untuk mengoptimalkan, mengukur, dan mengotomatiskan proses bisnis. Mereka secara efektif membantu dalam mengelola proses bisnis. Beberapa alat BPM terbaik yang tersedia di pasaran adalah Appian, Comidor, Processmaker dan Pega.

Selain itu hal yang penting untuk membuat proses bisnis Anda lebih baik dan sesuai rencana yang Anda buat sebelumnya, pastikan Anda memiliki akses data keuangan perusahaan Anda untuk memastikan bahwa Anda tidak akan kekurang budget dalam menjalankan proses dan rencana usaha Anda.

Hindari pembukuan manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan yang akan membuat Anda kesulitan untuk mendapatkan data yang faktual. Solusinya adalah dengan menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online yang mudah digunakan, memiliki harga terjangkau dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Accurate onliin adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dan dikembangkan sejak 20 tahun lalu.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan mudah memantau data finansial keuangan Anda, melakukan rekonsiliasi transaski otomatis, manajamen aset dan stok dan fitur lainnya yang akan membuat bisnis Anda lebih baik.

Anda bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: