Apa itu Surat Penagihan? Ini Fungsi dan Komponen di Dalamnya!

Penjualan adalah suatu komponen utama yang tidak bisa dilepaskan dalam kegiatan operasional bisnis.

Hal tersebut dikarenakan bisnis akan mendapatkan keuntungan dari tingkat penjualan yang dilakukan perusahaan. Nah, dalam kegiatan penjualan ini tentu diperlukan surat penagihan.

Namun, apa itu surat penagihan? Apa saja fungsi dan komponen yang terdapat di dalamnya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang surat penagihan di bawah ini.

Apa itu Surat Penagihan?

Surat penagihan adalah suatu surat yang diberikan oleh pihak pemberi piutang, atau dalam hal ini adalah pihak penjual pada pihak pembeli.

Surat seperti ini diberikan dengan berdasarkan kesepakatan bersama, yang mana surat ini akan menjadi pilihan saat pelanggan belum memenuhi atau melunasi pembayaran yang sudah disepakati.

Nah, keterlambatan pembayaran bisa memberikan kerugian untuk pemberi pinjaman.

Pasalnya, uang yang seharusnya diterima oleh kreditur tidak dilunasi secara tepat waktu, bisa menghambat kegiatan perusahaan, termasuk berbagai kegiatan penjualan yang lainnya.

Baca juga: Apa itu Invoice Financing? Ini Pengertian dan Cara Kerjanya!

Fungsi Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang sangat penting, khususnya dalam hal pembayaran atas suatu kegiatan transaksi

. Namun, surat inipun mempunyai fungsi lain, berikut ini adalah ulasannya:

1. Memberikan Efek Pada Pihak Peminjam

Surat ini bisa dijadikan solusi bagi perusahaan saat sedang mengalami kesulitan dalam meminta kembali pembayaran atas kewajiban pembeli ataupun pelanggan.

Dengan mengirimkan pemberitahuan secara tertulis, harapannya pelanggan bisa lebih cepat merespon atau melunasi pembayaran.

Pasalnya, tidak semua pelanggan bisa merespon secara cepat saat telah tiba waktu jatuh tempo pembayaran.

2. Bukti Pernah Melakukan Transaksi

Kehadiran surat ini juga bisa dijadikan bukti adanya transaksi pembelian. Sehingga, jika salah satu pihak ternyata menyalahi kesepakatan transaksi, maka bisa dibawa ke meja hukum.

Surat penagihan sebagai bukti pembelian ini akan mempermudah perusahaan dalam mendapatkan hak sekaligus menyesuaikan transaksi yang sudah dan belum lunas.

3. Menghindarkan denda bagi pembeli

Dalam pembelian yang dilakukan secara kredit, umumnya terdapat sanksi ataupun denda jika terjadi suatu keterlambatan pembayaran. Denda ataupun sanksi ini umumnya dihitung secara harian.

Namun untuk mencegah pembeli mengalami kerugian yang besar karena keterlambatan pembayaran kredit, maka surat penagihan hutang bisa dikirim sebelum tanggal jatuh tempo tiba.

Sehingga, setidaknya pembeli bisa mempersiapkan dana untuk membayar cicilan pinjaman yang dibayar di muka agar bisa terhindar dari sanksi atau denda.

Baca juga: Mengenal 5 Program Rumah Bersubdisi: FLPP, SBUM, SSB, BP2BT, dan Tapera

4. Pemantauan Terhadap Kualitas Kredit Pembeli

Frekuensi penerbitan surat penagihan hutang akan membantu perusahaan agar bisa lebih mudah dalam menilai kualitas pelanggan mereka.

Frekuensi dari faktur bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam memberikan persetujuan kredit perusahaan.

Dengan begitu, akan membantu pihak penjual dalam mengetahui bahwa pembeli mampu memenuhi berbagai persyaratan dalam menerima pinjaman lain dengan cara kredit.

Baca juga: APHT dalam KPR Rumah, Apa Fungsinya?

Komponen Surat Penagihan

Surat penagihan adalah dokumen yang digunakan untuk meminta pembayaran dari pihak yang berutang.

Surat ini harus disusun secara profesional dan jelas untuk memastikan bahwa pihak yang berutang memahami kewajiban mereka.

Berikut adalah komponen utama dalam surat penagihan:

1. Kop Surat

• Nama dan alamat perusahaan pengirim.
• Logo perusahaan (jika ada).
• Kontak perusahaan (telepon, email, situs web).

2. Tanggal Surat

• Tanggal pengiriman surat penagihan.

3. Nomor Surat

Nomor referensi surat untuk memudahkan pelacakan dan administrasi.

4. Nama dan Alamat Penerima

• Nama perusahaan atau individu yang berutang.
• Alamat lengkap penerima.

5. Salam Pembuka

• Salam yang sopan, misalnya “Kepada Yth.” atau “Dengan hormat”.

6. Subjek Surat

• Judul atau subjek yang jelas, misalnya “Surat Penagihan Pembayaran Faktur No. 12345”.

7. Isi Surat

Penjelasan singkat mengenai tujuan surat, yaitu untuk menagih pembayaran. Informasi detail mengenai utang:

• Nomor faktur atau kontrak.
• Tanggal jatuh tempo pembayaran.
• Jumlah yang harus dibayar.
• Detail layanan atau produk yang dibeli.
• Pernyataan mengenai keterlambatan pembayaran dan dampaknya.
• Instruksi mengenai cara melakukan pembayaran (rekening bank, metode pembayaran, dll.).

8. Konsekuensi

Penjelasan tentang tindakan yang akan diambil jika pembayaran tidak dilakukan, seperti penambahan bunga keterlambatan atau tindakan hukum.

9. Batas Waktu

Batas waktu baru untuk melakukan pembayaran.

10. Penutup

Pernyataan yang sopan dan profesional, mengajak penerima untuk menyelesaikan kewajiban mereka secepatnya. Ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasama mereka.

11. Tanda Tangan

Berisikan:

• Nama pengirim surat.
• Jabatan atau posisi pengirim.
• Tanda tangan pengirim.

12. Lampiran (jika ada)

Salinan faktur atau dokumen pendukung lainnya yang relevan.

Baca juga: Bagaimana Cara Melaporkan Pinjaman Online yang Ilegal ke OJK?

Contoh Surat Penagihan 

Agar lebih memudahkan Anda dalam memahami surat penagihan dan tidak salah dalam membuatnya.

Berikut ini akan kami berikan contoh yang baik untuk beragam kebutuhan bisnis dari contoh surat tagihan hutang hingga surat tagihan pembayaran.

Contoh Surat Penagihan Pembayaran

[Kop Surat Perusahaan]

Tanggal: 15 Mei 2024

Nomor Surat: 123/PN/05/2024

Kepada Yth., Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Alamat Penerima]

Dengan hormat,

Subjek: Surat Penagihan Pembayaran Faktur No. 12345

Kami berharap Bapak/Ibu dalam keadaan baik. Kami ingin mengingatkan bahwa pembayaran untuk faktur No. 12345 yang jatuh tempo pada tanggal 30 April 2024, sebesar Rp 10.000.000, hingga kini belum kami terima.

Kami mohon Bapak/Ibu untuk segera melakukan pembayaran sebesar Rp 10.000.000 ke rekening kami di Bank ABC, No. Rekening: 123456789 atas nama PT. Contoh Perusahaan.

Jika pembayaran tidak kami terima dalam waktu 7 hari sejak tanggal surat ini, maka kami akan mengenakan bunga keterlambatan sebesar 2% per bulan dari jumlah utang. Kami juga akan mempertimbangkan tindakan hukum jika pembayaran tidak dilakukan dalam batas waktu yang diberikan.

Kami sangat menghargai perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu dalam menyelesaikan kewajiban ini secepatnya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

[Nama Pengirim] [Posisi Pengirim] [Tanda Tangan]

Lampiran:

• Salinan Faktur No. 12345

Contoh Surat Penagihan Hutang

Baca juga: Apa Itu Kredit Usaha Rakyat (KUR)? Ini Pengertian dan Jenisnya

Penutup

Demikianlah penjelasan singkat dari kami tentang surat penagihan. Jadi, surat penagihan adalah surat yang diterbitkan oleh pihak pemberi piutang atau pihak penjual pada pelanggan ataupun kliennya.

Ada banyak sekali fungsi dari surat ini, namun secara umum fungsinya adalah agar bisa mengingatkan pihak pembeli atau kreditur agar bisa menyelesaikan pembelian yang terkait dengan kegiatan transaksi yang telah terjadi.

Surat ini pun mempunyai beberapa komponen wajib yang harus ada di dalamnya, terlepas dari industri bisnis yang sedang digeluti oleh pebisnis tersebut.

Komponen tersebut mencakup nomor urut, nomor pesanan, surat jalan atau kode nomor transaksi atau delivery order, subtotal, detail barang, diskon, dan juga biaya.

Nah, bila surat yang telah diterbitkan oleh perusahaan berhasil dilunasi oleh pelanggan atau klien perusahaan, maka selanjutnya perusahaan harus mencatat transaksi tersebut dan membuat laporan keuangannya.

Namun, hal tersebut tidak bisa dilakukan secara manual, terlebih lagi bila ada banyak sekali transaksi dalam bisnis Anda. Nah, solusinya adalah dengan menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah aplikasi berbasis web yang telah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia.

Terbukti, Accurate Online telah berhasil meraih penghargaan TOP Brand Award dari tahun 2016 hingga tahun ini. Jadi, Anda sudah tidak perlu lagi meragukan keandalan dari aplikasi ini.

Dengan menggunakan Accurate Online, maka Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang akan membantu Anda dalam membuat berbagai keputusan bisnis.

Selain itu, Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan fitur dan modul luar biasa, seperti fitur penjualan, pembelian, perpajakan, persediaan, manufaktur, dan masih banyak lagi.

Sehingga, Anda bisa lebih fokus dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Ayo daftarkan perusahaan Anda dan coba sendiri selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.