Apa itu Lead Time? Berikut adalah Pengertian, Fungsi dan Cara Menguranginya

Pernah mendengar atau mengerti apa itu lead time? Dikutip dari Investopedia, Lead time adalah jumlah waktu antara inisiasi dan penyelesaian proses.

Dalam pelayanan pelanggan misalnya, lead time adalah waktu antara pesanan pelanggan yang dikonfirmasi dan penjemputan atau pengiriman terjadwal berdasarkan syarat dan ketentuan yang bisnis Anda.

Namun lead time tidak berlaku hanya pada pelayanan pelanggan saja. Ingin mengetahui apa itu lead time secara lebih mendalam? Baca terus artikel ini.

Apa itu Lead Time?

Pengertian lead time adalah waktu yang dibutuhkan atau direncanakan, antara awal dan penyelesaian operasi atau proyek.

Istilah ini biasanya digunakan dalam manajemen rantai pasokan, manajemen proyek, dan bidang manufaktur.

Waktu yang lebih lama sering kali mengakibatkan inefisiensi dan pemborosan sumber daya, dan perusahaan harus meninjau waktu pemrosesan mereka terhadap tolok ukur untuk mengidentifikasi cara meningkatkan waktu tunggu mereka.

Mengurangi lead time dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan, menghasilkan pendapatan dan keuntungan yang lebih tinggi.

Baca juga: Warehouse Management System (WMS): Konsep & Manfaatnya

Jenis-jenis Lead Time

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak permulaan suatu proses hingga selesai, khususnya dalam konteks manajemen rantai pasokan, produksi, atau logistik.

Ada beberapa jenis lead time yang masing-masing mengacu pada aspek berbeda dari proses tersebut. Berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis-jenis lead time:

1. Customer / Order Lead Time

Order Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan sejak pelanggan menempatkan pesanan hingga pesanan diterima oleh pelanggan.

Jenis lead time ini mengukur seberapa cepat suatu perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan.

Komponen yang mempengaruhi Order Lead Time:

• Waktu pemrosesan pesanan.
• Waktu persiapan produk.
• Waktu pengiriman.

2. Manufacturing/Factory/Production Lead Time

Manufacturing Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi barang, mulai dari saat pesanan diterima hingga produk selesai dibuat dan siap untuk dikirim.

Lead time ini mencakup semua tahap produksi, termasuk perencanaan, penjadwalan, pengadaan bahan baku, proses manufaktur, dan inspeksi kualitas.

Komponen yang mempengaruhi Manufacturing Lead Time:

• Waktu persiapan dan pengadaan bahan baku.
• Waktu yang diperlukan untuk setiap tahap produksi.
• Waktu untuk inspeksi dan pengendalian kualitas.

3. Material / Supply Lead Time

Supply Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan oleh pemasok untuk mengirimkan barang atau bahan baku setelah pesanan ditempatkan.

Jenis lead time ini sangat penting dalam rantai pasokan karena mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu.

Komponen yang mempengaruhi Supply Lead Time:

• Waktu pemrosesan pesanan oleh pemasok.
• Waktu produksi barang oleh pemasok (jika tidak tersedia dalam stok).
• Waktu pengiriman dari pemasok ke perusahaan.

4. Shipping Lead Time

Shipping Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk dari gudang perusahaan atau titik distribusi ke pelanggan atau tujuan akhir.

Jenis lead time ini sangat dipengaruhi oleh jarak pengiriman, moda transportasi yang digunakan, dan efisiensi layanan logistik.

Komponen yang mempengaruhi Shipping Lead Time:

• Waktu pemrosesan di gudang (pengambilan, pengemasan, dan pengecekan).
• Moda transportasi yang digunakan (misalnya, darat, laut, udara).
• Kondisi cuaca dan situasi di rute pengiriman.

5. Production Lead Time

Production Lead Time adalah waktu yang diperlukan untuk memproduksi suatu barang atau komponen sejak bahan mentah tersedia hingga produk jadi siap untuk dikirim atau digunakan.

Jenis lead time ini berfokus pada proses produksi itu sendiri dan merupakan bagian dari Manufacturing Lead Time.

Komponen yang mempengaruhi Production Lead Time:

• Ketersediaan dan kualitas bahan baku.
• Efisiensi proses produksi.
• Kemampuan dan kapasitas peralatan produksi.

6. Cumulative Lead Time

Cumulative Lead Time adalah total waktu yang dibutuhkan dari awal hingga akhir proses rantai pasokan, termasuk semua jenis lead time yang disebutkan di atas.

Hal ini adalah jumlah keseluruhan dari waktu yang diperlukan untuk memproduksi dan mengirimkan barang kepada pelanggan, mulai dari pengadaan bahan baku hingga produk jadi tiba di lokasi pelanggan.

Komponen yang mempengaruhi Cumulative Lead Time:

• Semua komponen yang mempengaruhi jenis-jenis lead time lainnya.
• Koordinasi dan sinkronisasi antar bagian dalam rantai pasokan.

Baca juga: Reorder Point: Pengertian, Manfaat, dan Cara Hitung

Apa perbedaan Lead Time dan Cycle Time?

Cycle time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu siklus tindakan. Penyelesaian tugas tertentu dari awal hingga akhir.

Lebih khusus lagi itu adalah waktu terukur yang menjelaskan seberapa sering suatu bagian diselesaikan oleh proses tertentu.

Sementara Factory / Production Lead Time adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk membangun dan mengirimkan produk jika semua bahan tersedia.

Hal ini mencakup semua proses manufaktur, sub-perakitan, dan perakitan yang memengaruhi kemampuan untuk mengolah bahan menjadi produk jadi.

Baca juga: 10 Metode Inventory Control, Fungsi, dan Contohnya

Fungsi Lead Time pada Bisnis

Lead time merupakan faktor penting untuk kepuasan pelanggan. Biasanya pelanggan menginginkan barang atau jasa secepat mungkin dengan sedikit usaha.

Untuk manufaktur dan pabrik, konsep Lead Time memiliki hubungan langsung dengan jumlah inventaris yang ada di berbagai titik dalam keseluruhan rantai pasokan.

Jika lead time pelanggan kurang diperhatikan daripada Material Lead Times, Production Lead Times, atau Cumulative Lead Times, ini akan mengakibatkan tertahannya inventaris dalam rantai pasokan di beberapa atau semua titik.

Variasi dan ketidakkonsistenan akan sering memperparah masalah ini, hal itu akan menyebabkan penyimpanan stok atau inventaris menambah risiko dalam rantai pasokan.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Stok Barang & Contohnya

Pengaruh Lead Time terhadap Inventori

Perusahaan yang menahan persediaan untuk digunakan dalam produksi sering menghadapi kasus kehabisan stok ketika stok di tangan habis tanpa stok baru masuk.

Out of stock sering merepotkan, karena banyak pelanggan yang harus menungguagar  pesanan dipenuhi, sekaligus meningkatkan biaya untuk perusahaan karena mungkin terpaksa untuk menghentikan proses produksi.

Alasan tingginya biaya selama out of stock adalah karena karyawan dan mesin produksi akan diam beberapa saat, sementara perusahaan terus mengeluarkan biaya utilitas seperti listrik, air, dan gas, serta biaya overhead.

Kegagalan untuk mengisi stok sebagian besar disebabkan oleh penundaan lead time yang bervariasi di antara pemasok.

Beberapa penyebab umum penundaan lead time termasuk bencana alam, kesalahan manusia, kekurangan bahan baku, sistem manajemen inventaris yang tidak efisien, dan faktor lainnya.

Perusahaan dapat mengurangi kehabisan stok dengan menggunakan software manajemen inventori atau software akuntansi yang memiliki fitur inventori terlengkap  yang mengotomatiskan proses pemesanan bahan.

Program tersebut menyimpan informasi pemasok untuk komponen tertentu, sehingga memudahkan untuk memesan komponen tertentu ketika hampir habis.

Pemesanan otomatis mengurangi lead time dengan membuat permintaan inventaris cukup awal untuk menghindari kehabisan stok, sehingga mengurangi waktu dan biaya pengiriman.

Untuk komponen yang paling penting, perusahaan dapat memelihara database pemasok cadangan yang dapat memasok inventaris saat pemasok utama tidak tersedia atau kehabisan stok.

Baca juga: Supply Chain Management: Pengertian, Proses Tahapan, dan Tujuannya dalam Bisnis

Komponen Lead Time

1. Waktu Pemrosesan Awal: Waktu yang dibutuhkan untuk menerima permintaan untuk stok ulang, memahaminya dan membuat pesanan pembelian (saat membeli barang), atau membuat pekerjaan dalam kasus sebuah perusahaan manufaktur.

2. Waktu proses: Waktu proses adalah waktu yang dibutuhkan setelah menerima pesanan pembelian untuk mengadakan atau memproduksi barang.

3. Waktu tunggu: Waktu yang dibutuhkan antara pengadaan barang yang diperlukan hingga saat proses produksi dimulai.

4. Waktu penyimpanan: Waktu penyimpanan adalah jumlah waktu item tinggal di gudang atau pabrik menunggu pengiriman.

5. Waktu pengangkutan: Waktu yang dibutuhkan barang yang diproduksi untuk berpindah dari gudang / pabrik ke pelanggan.

6. Waktu inspeksi: Waktu yang dihabiskan oleh pelanggan untuk memeriksa produk untuk melihat apakah memenuhi spesifikasi. Ini mengacu pada waktu yang diperlukan untuk menangani ketidaksesuaian dengan permintaan pesanan.

Baca juga: Laporan Persediaan Barang: Fungsi, Manfaat, Cara Buat

Cara Menghitung Lead Time

Lead time dapat dihitung untuk berbagai proses, seperti produksi, pengadaan, atau pengiriman, tergantung pada jenis proses yang dianalisis.

Untuk menghitung lead time, berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti:

1. Identifikasi Tahap-Tahap Proses

Identifikasi semua tahap dalam proses yang Anda hitung lead time-nya.

Misalnya, dalam produksi, tahapan bisa meliputi pemesanan bahan, produksi, pengemasan, dan pengiriman.

2. Tentukan Waktu untuk Setiap Tahap

Catat waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahap proses. Pastikan untuk memasukkan waktu pemrosesan aktif dan waktu tunggu atau antrian.

3. Jumlahkan Semua Waktu

Tambahkan waktu yang diperlukan untuk setiap tahap proses untuk mendapatkan lead time total.

4. Analisis dan Optimalkan

Gunakan lead time yang dihitung untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa waktu tunggu di satu tahap lebih lama dari yang diinginkan dan dapat bekerja untuk menguranginya.

Rumus Menghitung Lead Time

Secara umum, rumus untuk menghitung lead time dapat dirumuskan sebagai:

Lead Time = Waktu Pemrosesan + Waktu Tunggu

Keterangan:

• Waktu Pemrosesan (Processing Time): Waktu yang diperlukan untuk benar-benar mengerjakan atau memproses sesuatu. Misalnya, waktu yang dihabiskan untuk memproduksi barang di lini produksi.
• Waktu Tunggu (Waiting Time): Waktu di mana sesuatu berada dalam antrian untuk diproses, atau menunggu untuk dikirim, atau waktu yang dihabiskan menunggu bahan atau informasi.

Contoh Penghitungan Lead Time

Mari kita lihat beberapa contoh penghitungan lead time dalam berbagai konteks:

1. Lead Time dalam Produksi

Misalkan sebuah perusahaan manufaktur ingin menghitung lead time untuk memproduksi sebuah produk dari awal hingga akhir.

• Waktu Pemrosesan: 5 hari (waktu yang diperlukan untuk memproduksi barang)
• Waktu Tunggu: 2 hari (waktu menunggu bahan baku dan inspeksi kualitas)

Lead Time=5 hari+2 hari=7 hari

Jadi, lead time untuk produksi produk tersebut adalah 7 hari.

Baca juga: Economic Order Quantity (EOQ): Rumus & Cara Hitung

5 Cara Mengurangi Lead Time pada Proses Inventori

Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengurangi lead time pada bisnis:

1.  Kurangi aktivitas yang tidak menambah nilai

Perusahaan harus melakukan pemetaan aliran nilai untuk mengidentifikasi aktivitas non-nilai tambah yang memperpanjang lead time.

Siapkan daftar aktivitas ini dan hapus aktivitas yang tidak dapat dilakukan oleh perusahaan, dan pertahankan aktivitas yang memberikan dampak positif pada kualitas produk.

Baca juga: Skala Prioritas : Pengertian, Faktor, dan Cara Menyusunnya

2. Ubah metode pengiriman

Perusahaan juga dapat mengatur metode pengiriman alternatif yang lebih cepat daripada metode pengiriman saat ini, atau yang menawarkan pengiriman lebih sering.

Pemasok mungkin lebih menyukai metode pengiriman yang lambat tetapi menghasilkan penghematan biaya yang lebih banyak, yang dapat memengaruhi waktu tunggu.

Bertransisi ke metode pengiriman yang lebih fleksibel dapat mengurangilead time secara bertahap, meskipun mungkin dikenakan biaya tambahan.

3. Cari sumber lokal

Jika bahan baku yang diimpor perusahaan tersedia secara lokal, perusahaan dapat beralih ke pemasok lokal, asalkan tidak mengurangi kualitas produk.

Membeli produk secara lokal, bukan dari pemasok internasional, mengurangi lead time karena barang diangkut dalam jarak yang lebih pendek.

4. Integrasi vertikal

Integrasi vertikal mungkin melibatkan penggabungan proses dua pemasok atau proses produksi perusahaan.

Misalnya, di mana sebuah perusahaan memproduksi dan merakit komponen di lokasi yang berjauhan, itu mungkin mengkonsolidasikan dua proses secara internal.

Hal ini akan mengurangi waktu pengangkutan komponen dari satu lokasi ke lokasi lain.

5. Otomatiskan prosesnya

Terkadang, penundaan lead time disebabkan oleh kesalahan manusia, ketika orang yang bertanggung jawab untuk memesan penundaan stok baru menghubungi pemasok.

Perusahaan dapat menggunakan Vendor-Managed Inventory (VMI) atau sistem Vendor-Owned Inventory (VOI) untuk mengisi stok secara otomatis saat hampir selesai.

Sistem seperti itu mengurangi lead time karena pemasok mendapat permintaan cukup awal sebelum perusahaan mengalami kehabisan stock.

Anda juga dapat memanfaatkan aplikasi bisnis dengan fitur manufaktur guna memudahkan perencanaan dan monitoring dari sebuah proyek pembangunan.

Baca juga: 6 Cara Menghitung Safety Stock, Manfaat, &Fungsinya

Manfaat Mengurangi Lead Time pada Bisnis

Pengurangan Lead Time dapat berarti pengelolaan inventori secara efisien dan lebih banyak kas untuk bisnis.

Dalam beberapa aspek itu berarti lebih sedikit risiko, eksposur dan pengelolaan material.

Satu pengecualian utama adalah pengurangan customer lead time. Jika customer lead time, ini berarti membuat bisnis lebih baik di mata konsumen dan pada saat yang sama memiliki tingkat persediaan yang lebih tinggi sehingga setiap pesanan bisa terpenuhi secara optimal.

Baca juga: Mengoptimalkan Efisiensi Bisnis dengan Aplikasi Stok Barang Terbaik

Penutup

Itulah pengertian lengkap tentang apa yang disebut dengan lead time.

Jika Anda pemilik bisnis terutama bisnis manufaktur, mengetahui lead time pada usaha Anda adalah hal penting.

Jangan sampai Anda membuang waktu untuk menghasilkan keputusan bisnis yang akan mempengaruhi keuntungan dan hubungan Anda dengan konsumen Anda.

Untuk membantu mengurangi lead time pada bisnis sekaligus memastikan pembukuan pada bisnis Anda berjalan optimal, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur inventori terlengkap seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dan memiliki fitur terlengkap.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda tidak hanya mendapatkan solusi pembukuan pada bisnis, tetapi juga fitur inventori, pengelolaan aset, smartlink ecommerce, perpajakan, otomasi 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini?