Apa itu Sales Tracking System? Ini Pengertian dan 9 Cara Kerjanya yang Harus Anda Pahami

Pada dasarnya, sales tracking system adalah suatu tools yang memiliki peran penting untuk perusahaan dalam memantau kegiatan penjualan, mengelola transaksi, dan juga mendapatkan informasi yang akurat terkait pelanggan dan calon pelanggan.

Untuk itu, sistem ini memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga performa penjualan perusahaan. Dalam hal ini, sales tracking system mampu memberikan masukan dan juga informasi yang detail terkait penjualan.

Penasaran ingin mengetahui lebih lanjut tentang sales tracking system? Baca terus artikel di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Sales Tracking System

Berdasarkan laman Copper, sales tracking system adalah sebuah sistem yang digunakan untuk memantau dan melacak semua aktivitas penjualan sebuah perusahaan. Sistem ini dirancang untuk membantu tim penjualan dalam mengelola dan memonitor proses penjualan mulai dari awal hingga akhir.

Sales tracking system biasanya mencakup fitur-fitur seperti pencatatan prospek, pengelolaan pelanggan, penawaran penjualan, pembuatan dan pengelolaan pesanan, pengiriman produk, penagihan, dan pelaporan penjualan.

Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat mengumpulkan data penjualan secara real-time, menganalisis kinerja penjualan, mengidentifikasi tren, dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat.

Baca juga: Sales Adalah: Istilah, Pekerjaan, dan Fungsi Sales dalam Perusahaan

Manfaat Sales Tracking System

Beberapa manfaat dari sales tracking system antara lain:

1. Pemantauan dan analisis penjualan yang akurat

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk melacak semua transaksi penjualan secara rinci dan memberikan informasi secara real-time tentang penjualan, seperti penjualan harian, bulanan, atau tahunan. Hal ini akan membantu manajemen dalam menganalisis kinerja penjualan dan membuat keputusan yang lebih baik.

2. Pengelolaan prospek dan pelanggan

Sales tracking system membantu dalam memantau prospek penjualan dan mengelola hubungan dengan pelanggan. Data prospek dan pelanggan dapat diorganisir dengan baik, sehingga tim penjualan dapat mengelola interaksi dengan mereka secara lebih efektif.

3. Peningkatan efisiensi penjualan

Dengan sistem ini, tim penjualan dapat mengakses informasi penting seperti riwayat pesanan, status pengiriman, dan faktur dengan mudah. Hal ini akan membantu mereka dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan dan meningkatkan efisiensi penjualan.

4. Pelaporan yang mudah dan akurat

Sales tracking system mampu menyediakan laporan penjualan yang terperinci dan mudah dipahami. Pihak manajemen dapat melihat metrik penjualan penting, seperti penjualan per produk, penjualan per wilayah, atau penjualan per-salesperson, dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.

Sales tracking system dapat berupa perangkat lunak (software) yang diinstal di komputer atau berbasis cloud (cloud-based) yang dapat diakses melalui internet. Sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan skala perusahaan, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar dengan tim penjualan yang luas.

Baca juga: Pengertian Sales Funnel, Contoh dan Strateginya Dalam Bisnis

Cara Kerja Sales Tracking System

Ada banyak sekali cara kerja dari sales tracking system, tergantung pada jenis sistem yang digunakan. Namun secara umum, cara kerjanya adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan data

Sales tracking system akan mengumpulkan data penjualan dari berbagai sumber, seperti pesanan pelanggan, prospek penjualan, aktivitas tim penjualan, dan lainnya.

Data ini dapat dimasukkan secara manual oleh pengguna atau diintegrasikan dengan sistem lain, seperti sistem CRM (Customer Relationship Management) atau sistem e-commerce perusahaan.

2. Pencatatan dan pengelolaan prospek

Sistem akan mencatat dan mengelola daftar prospek penjualan, termasuk informasi kontak, riwayat komunikasi, dan status prospek. Tim penjualan dapat menggunakan sistem ini untuk mengelola interaksi dengan prospek dan memantau kemajuan dalam mengubah prospek menjadi pelanggan.

3. Pengelolaan pelanggan

Sales tracking system akan menyimpan informasi pelanggan, seperti detail kontak, riwayat transaksi, pesanan sebelumnya, dan preferensi pelanggan. Hal ini membantu tim penjualan dalam memberikan layanan yang lebih baik dan memperluas hubungan dengan pelanggan yang sudah ada.

4. Pencatatan penjualan

Sistem akan mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi, termasuk detail produk atau layanan yang dijual, harga, kuantitas, tanggal, dan informasi lainnya. Data ini dapat digunakan untuk menghasilkan laporan penjualan dan analisis kinerja.

5. Pemantauan pesanan dan pengiriman

Sales tracking system akan memantau status pesanan dan pengiriman produk. Tim penjualan dapat melihat pesanan yang sedang diproses, pesanan yang telah dikirim, dan memperbarui informasi status kepada pelanggan.

6. Penagihan dan pembayaran

Sistem ini dapat mengelola proses penagihan, termasuk pembuatan faktur, pemantauan pembayaran, dan pengiriman tanda terima. Hal ini nantinya akan membantu dalam mengelola aliran kas perusahaan dan memastikan pembayaran yang tepat waktu.

7. Analisis dan pelaporan

Sales tracking system dapat menghasilkan laporan penjualan yang terperinci, seperti laporan penjualan harian, bulanan, atau tahunan, analisis kinerja produk atau wilayah, dan lainnya. Laporan ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis dan memantau pertumbuhan penjualan perusahaan.

9. Integrasi dengan sistem lain

Sales tracking system dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem CRM, sistem e-commerce, atau sistem inventaris. Hal ini memungkinkan pertukaran data yang mulus antara sistem-sistem tersebut dan memberikan visibilitas yang lebih lengkap terhadap seluruh proses penjualan.

Penting untuk dicatat bahwa cara kerja sales tracking system dapat bervariasi tergantung pada fitur dan fungsionalitas yang disediakan oleh sistem tersebut. Setiap perusahaan dapat menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.

Baca juga: Mengenal Sales Report dan 5 Cara Mudah dalam Membuatnya

Fitur yang Terdapat pada Sales Tracking System

Sales tracking systems dapat memiliki beragam fitur yang dirancang untuk membantu dalam mengelola dan melacak proses penjualan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa fitur umum yang sering ditemukan dalam sales tracking system:

1. Pencatatan prospek penjualan

Sistem dapat mencatat informasi prospek penjualan, seperti nama, kontak, riwayat komunikasi, status prospek, dan catatan lainnya. Fitur ini membantu dalam mengelola daftar prospek dan memantau kemajuan dalam mengonversi prospek menjadi pelanggan.

2. Pengelolaan pelanggan

Sales tracking system menyediakan fitur untuk mengelola data pelanggan, termasuk detail kontak, riwayat transaksi, preferensi pelanggan, dan komunikasi yang terkait. Fitur ini memungkinkan tim penjualan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan yang sudah ada dan membangun hubungan jangka panjang.

3. Penawaran penjualan

Sistem dapat membantu dalam membuat dan mengelola penawaran penjualan. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat penawaran dengan detail produk atau layanan, harga, diskon, dan syarat-syarat penawaran lainnya.

4. Pemesanan dan pengelolaan pesanan

Sales tracking system memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengelola pesanan pelanggan. Fitur ini mencakup penerimaan pesanan, pengelolaan status pesanan, pengiriman pesanan, dan pemantauan inventaris produk yang tersedia.

5. Penagihan dan faktur

Sistem ini dapat menghasilkan faktur penjualan berdasarkan pesanan yang telah dikirim atau layanan yang telah diberikan. Fitur ini mencakup pembuatan faktur, pengiriman faktur kepada pelanggan, pemantauan pembayaran, dan manajemen akun pelanggan.

6. Pelacakan pengiriman

Sales tracking system dapat memantau status pengiriman produk kepada pelanggan. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk melacak pesanan yang sedang diproses, pesanan yang telah dikirim, dan memberikan informasi pengiriman kepada pelanggan.

7. Analisis kinerja penjualan

Sistem ini juga mampu menyediakan fitur untuk menganalisis kinerja penjualan, seperti laporan penjualan harian, bulanan, atau tahunan, grafik penjualan, analisis produk terlaris, dan analisis penjualan per wilayah atau salesperson.

Fitur ini nantinya akan membantu manajemen dalam memahami tren penjualan, mengidentifikasi peluang pertumbuhan, dan mengambil keputusan yang lebih baik.

8. Integrasi dengan sistem lain

Sales tracking system dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem CRM, sistem e-commerce, atau sistem inventaris. Fitur ini memungkinkan pertukaran data yang lancar antara sistem-sistem tersebut, memperbarui informasi secara otomatis, dan memastikan konsistensi data di seluruh platform.

Baca juga: 10 Strategi Pemasaran Produk Efektif yang Bisa Anda Coba

Penutup

Sales tracking system adalah sistem yang digunakan untuk memantau dan melacak aktivitas penjualan sebuah perusahaan. Sistem ini menyediakan berbagai fitur untuk membantu tim penjualan dalam mengelola proses penjualan mulai dari pencatatan prospek hingga penagihan dan pelaporan.

Beberapa fitur umum yang terdapat dalam sales tracking system meliputi pencatatan prospek penjualan, pengelolaan pelanggan, penawaran penjualan, pemesanan dan pengelolaan pesanan, penagihan dan faktur, pelacakan pengiriman, analisis kinerja penjualan, serta integrasi dengan sistem lain.

Dengan sales tracking system, perusahaan dapat mengumpulkan data penjualan secara real-time, menganalisis kinerja penjualan, dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat.

Setiap perusahaan dapat menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar dengan tim penjualan yang luas.

Namun bila Anda memerlukan satu sistem yang sudah saling terintegrasi dengan sistem lainnya, maka Anda harus mempertimbangkan aplikasi bisnis Accurate Online.

Software akuntansi dan bisnis ini sudah saling terintegrasi, sehingga akan memudahkan Anda dalam membuat lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, melakukan penjualan dan pembelian, memantau penjualan, mengelola persediaan, melakukan perpajakan bisnis, dan masih banyak lagi.

Masi ragu? Tenang, Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.