Pernah mendengar istilah apa itu TOR (Term of Reference) ketika mengerjakan sebuah proyek? Atau mungkin KAK (Kerangka Acuan Kerja)?

KAK atau Kerangka Acuan Kerja merupakan terjemahan harfiah dari TOR atau Term of Reference.

Dimana Term of Reference adalah sebuah dokumen yang wajib dibuat oleh tim project manajement sebelum berjalannya sebuah proyek.

Dokumen ini berisikan penggambaran dan juga perjanjian-perjanjian dengan pihak yang terlibat dalam proyek.

Untuk memahami lebih lanjut terkait apa itu TOR (Term of Reference), mari ketahui definisi, tujuan, serta elemen penting yang harus ada di dalamnya.

Apa Itu TOR (Term of Reference)?

TOR adalah sebuah dokumen yang memberikan penjelasan mengenai latar belakang, tujuan, dan visi dari proyek yang diusulkan oleh sebuah tim manajemen.

TOR juga berisikan perjanjian, jadwal pertemuan, dan negosiasi yang sudah atau akan dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait dengan proyek tersebut.

Sederhananya, TOR adalah acuan atau panduan dalam pelaksanaan suatu proyek.

Isi dari dokumen ini memberikan gambaran umum tentang bagian-bagian utama dari proyek yang akan dibentuk.

TOR juga memuat segala hal yang bisa membantu project manajer dalam menilai kinerja kontraktor, konsultan, ahli, serta pemangku kepentingan dalam proyek lainnya.

Singkatnya, isi dari TOR sendiri harus memenuhi kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much.

Nantinya, TOR akan dikembangkan setelah visi dari proyek sudah diidentifikasi, serta saat semua anggaran dan tenaga ahli telah ditetapkan.

Baca juga: Term of Payment dan Istilah Lainnya yang Bisa Anda Gunakan di Dalam Bisnis

Tujuan Pembuatan TOR (Term Of Reference)

Meski sudah tergambar secara singkat dalam pengertian apa itu TOR (Term of Reference), TOR memiliki beberapa tujuan dasar yang menjadi landasan dalam penyusunan dan pembuatannya.

Dimana inti dari penetaan tujuan-tujuan tersebut ialah guna mengindari adanya ketidaksesuaian kondisi di lapangan dengan yang sudah direncanakan.

Berikut ini beberapa tujuan tersebut.

• Sebagai landasan atau dasar rencana proyek atau kegiatan
• Sebagai dasar perhitungan audit bagi pihak manajemen dan keuangan
• Sebagai bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek
• Sebagai media dan sarana bagi seorang pimpinan untuk mengendalikan kinerja bawahannya

Baca juga: Jenis-Jenis Visi Misi Perusahaan: Panduan Lengkap untuk Strategi Bisnis yang Efektif

Fungsi TOR (Term of Reference)

TOR memberikan panduan yang jelas tentang apa yang harus dicapai, siapa yang terlibat, serta bagaimana proyek atau tugas tersebut akan dilakukan.

Berikut beberapa fungsi dari TOR:

1. Panduan yang Jelas

TOR membantu memastikan semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama mengenai tujuan dan lingkup pekerjaan.

Dengan TOR Anda dapat menghindari kebingungan atau kesalahpahaman di kemudian hari.

3. Penetapan Tanggung Jawab

TOR menjelaskan peran dan tanggung jawab setiap pihak yang terlibat, baik itu individu, tim, atau organisasi. Ini membantu dalam pembagian kerja dan mencegah duplikasi tugas.

4. Pengaturan Waktu dan Anggaran

TOR sering kali mencakup jadwal pelaksanaan dan estimasi anggaran, yang memberikan kerangka waktu dan sumber daya yang jelas untuk penyelesaian proyek.

5. Dokumentasi Hukum dan Administratif

TOR bisa berfungsi sebagai dokumen resmi yang mendukung administrasi proyek, memudahkan pelacakan kemajuan, evaluasi, dan penyelesaian.

6. Dasar Evaluasi

Setelah proyek selesai, TOR menjadi referensi untuk menilai apakah tujuan dan sasaran yang ditetapkan telah tercapai, baik dari segi kualitas, waktu, maupun anggaran.

Baca juga: Mengenal Dokumen Free on Board (FOB) dalam Dunia Ekspor Impor

Isi dari Dokumen TOR (Term Of Reference)

Setelah memahami pengertian dari apa itu TOR (Term of Reference) dan tujuan pembuatannya, mari bahas isi yang ada di dalamnya.

Beberapa elemen penting haruslah ada di dalam sebuah dokumen TOR, yang tentunya sesuai dengan kaidah 5W+2H, seperti yang telah disebutkan di atas. Apa sajakah itu?

1. Latar Belakang

Latar belakang mewakili konsep Why yang memberikan penjelasan terkait alasan dilaksanakannya sebuah proyek.

Dimana landasan, ide, dan konsep perlu dijabarkan secara rinci dan detail, termasuk juga dasar hukum dan kebijakan terkait apabila dibutuhkan.

2. Uraian Kegiatan

Bagian ini berupa penjelasan apa jenis kegiatan atau proyek (What) yang akan dilaksanakan dengan menyertakan batasan-batasan kegiatan.

3. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan juga mewakili konsep Why seperti halnya latar belakang.

Di sini, perlu diterangkan maksud dan tujuan dari dilaksanakannya proyek tersebut. Hasil akhir apa yang diharapkan hingga manfaat apa yang bisa didapatkan.

4. Metode dan Tahapan

Jelaskan mengenai bagaimana (How) proyek tersebut akan dilaksanakan. Mulai dari metode, tahapan pelaksanaan, hingga komponen penting lain.

Materi berupa dokumen pendukung, hasil wawancara, data, workshop, dan laporan hasil observasi yang sudah atau perlu dilakukan terkait dengan rencana proyek, juga akan lebih baik apabila dicantumkan.

5. Jadwal dan Tempat

Berisi jadwal (When) dan tempat (Where) yang sudah disetujui untuk melakukan pertemuan, pra-kunjungan, dimulainya proyek lapangan, sampai dengan jadwal pertemuan penting dengan pihak klien.

Bisa juga dengan menyertakan time table yang berisi kapan, berapa lama, dan di mana proyek tersebut akan dijalankan.

Baca juga: Business Requirements Document, Dokumen Yang Akan Menentukan Kesuksesan Proyek

6. Produk

Jika ada produk (What) yang dihasilkan dari proyek tersebut, maka perlu dituliskan segala hal yang berkaitan, mulai dari perencanaan, produksi, proses, workshop, maupun presentasi.

7. Tim Evaluasi

Berisi siapa saja (Who) yang tergabung dalam pengerjaan proyek.

Data diri setiap anggota tim juga perlu dilengkapi dengan detail keterampilan atau kemampuan khusus yang dimiliki serta pengalaman mengerjakan proyek lain sebelumnya.

8. Logistik dan Anggaran

Rencana Anggaran Biaya (RAB) perlu dirincikan secara lengkap dan detail terkait apa yang akan dibutuhkan selama proyek berjalan.

Rincian ini termasuk berapa (How Much) nominal gaji, akomodasi perjalanan, penggantian biaya, hingga fasilitas apa saja yang dibutuhkan.

9. Pelaksana dan Penanggung Jawab

Selain tim yang bekerja dalam proyek, perlu dituliskan pula siapa saja yang akan bertugas sebagai pelaksana dan penanggung jawab proyek.

Cara Membuat TOR (Term of Reference)

Membuat TOR membutuhkan struktur yang jelas dan rinci agar semua pihak yang terlibat dapat memahami dan melaksanakan proyek atau kegiatan sesuai rencana.

Berikut adalah langkah-langkah dalam menyusun TOR:

1. Judul

Buat judul yang singkat dan jelas yang mencerminkan inti dari proyek atau kegiatan.

Contoh: “TOR Pembuatan Laporan Keberlanjutan Perusahaan XYZ Tahun 2024”

2. Latar Belakang

Jelaskan konteks dan alasan di balik proyek atau kegiatan yang diusulkan. Sertakan masalah atau kebutuhan yang mendasari proyek.

Contoh: “Laporan keberlanjutan diperlukan untuk meningkatkan transparansi perusahaan XYZ kepada para pemangku kepentingan mengenai inisiatif lingkungan dan sosial yang diambil selama tahun 2024.”

3. Tujuan

Nyatakan tujuan utama yang ingin dicapai dari proyek atau kegiatan tersebut.

Contoh: “Menyusun laporan tahunan yang sesuai dengan standar global untuk keberlanjutan, yang mencakup aspek lingkungan, sosial, dan tata kelola perusahaan (ESG).”

4. Ruang Lingkup Pekerjaan

Jelaskan dengan detail tugas-tugas atau kegiatan yang harus dilakukan dalam proyek. Jelaskan juga batasan pekerjaan, seperti apa yang tidak termasuk dalam proyek.

Contoh: “Pekerjaan ini mencakup pengumpulan data ESG, konsultasi dengan tim terkait, dan penyusunan laporan. Tidak termasuk audit pihak ketiga.”

5. Metodologi

Uraikan metode atau pendekatan yang akan digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Ini dapat mencakup cara pengumpulan data, analisis, dan pelaporan.

Contoh: “Metode yang digunakan mencakup wawancara dengan pemangku kepentingan internal, analisis data keberlanjutan, dan tinjauan literatur.”

6. Tanggung Jawab

Sebutkan siapa yang bertanggung jawab atas berbagai bagian pekerjaan. Sertakan peran, tugas, dan tim yang terlibat dalam proyek.

Contoh: “Tim keberlanjutan bertanggung jawab atas pengumpulan data, sementara konsultan eksternal akan menyusun laporan akhir.”

7. Jadwal Waktu

Buat jadwal yang mencakup tenggat waktu untuk setiap bagian dari pekerjaan. Pastikan untuk menguraikan timeline keseluruhan proyek.

Contoh: “Pengumpulan data akan dimulai pada Februari 2024, dan laporan akhir akan diserahkan pada Juni 2024.”

8. Anggaran

Sertakan perkiraan anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek. Anggaran harus mencakup biaya staf, konsultan, dan bahan-bahan lainnya.

Contoh: “Anggaran sebesar Rp500.000.000 dialokasikan untuk seluruh kegiatan, termasuk biaya konsultasi, perjalanan, dan publikasi.”

9. Indikator Keberhasilan

Jelaskan bagaimana kesuksesan proyek akan diukur. Ini dapat mencakup indikator kinerja atau hasil yang terukur.

Contoh: “Keberhasilan proyek diukur melalui penyelesaian laporan sesuai jadwal, kualitas laporan, dan penerimaan laporan oleh pemangku kepentingan.”

10. Persyaratan Laporan

Tentukan bentuk dan frekuensi pelaporan selama proyek berlangsung. Jelaskan siapa yang akan menerima laporan tersebut.

Contoh: “Laporan status akan diberikan bulanan kepada manajemen puncak, dan laporan akhir akan diterbitkan pada akhir proyek.”

Contoh TOR Sederhana

• Judul: TOR Pengembangan Aplikasi Manajemen Karyawan
• Latar Belakang: Seiring berkembangnya jumlah karyawan, perusahaan XYZ membutuhkan sistem manajemen karyawan yang lebih efisien dan mudah digunakan.
• Tujuan: Membangun aplikasi manajemen karyawan yang dapat mencatat kehadiran, gaji, dan penilaian kinerja.
• Ruang Lingkup: Pengembangan aplikasi berbasis web dan mobile yang mencakup fitur kehadiran, penggajian, dan penilaian kinerja karyawan.
• Metodologi: Pengembangan menggunakan metode Agile dengan pertemuan sprint dua mingguan.
• Tanggung Jawab: Tim IT perusahaan XYZ akan bekerja sama dengan konsultan teknologi untuk pengembangan aplikasi.
• Jadwal: Mulai Februari 2024 dan selesai pada Desember 2024.
• Anggaran: Rp1.000.000.000.
• Indikator Keberhasilan: Aplikasi diimplementasikan dan digunakan oleh 100% karyawan pada Januari 2025.

Baca juga: PRD Adalah: Ini Pengertiannya Di Dalam Desain Produk

Penutup

Demikianlah uraian singkat mengenai apa itu TOR (Term of Reference), beserta tujuan dari pembuatannya, dan isi di dalamnya.

Artikel ini diharap mampu memberikan Anda sedikit pemahaman dasar tentang apa itu apa itu TOR (Term of Reference) dan bagaimana TOR berperan penting dalam project management.

Jika Anda merupakan bagian dari tim project management dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan dan anggaran, maka Anda membutuhkan metode pencatatan keuangan yang akurat, cepat, dan otomatis.

Daripada menggunakan metode konvensional, Anda bisa mulai beralih menggunakan software akuntansi dan bisnis seperti Accurate Online.

Accurate Online menyediakan banyak fitur dan keunggulan yang terbukti mempermudah pencatatan keuangan, seperti fitur anggaran maupun laporan arus kas.

Terdapat lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis yang bisa Anda gunakan. Jika Anda tertarik menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari, silahkan klik tautan gambar di bawah ini.