Back Office Adalah: Ini Pengertian dan Cara Memaksimalkannya

Memaksimalkan tim back office adalah salah satu komponen penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Pasalnya, tim ini mempunyai tanggung jawab yang didedikasikan untuk menjalankan proses operasional perusahaan.

Bila perusahaan mampu memaksimalkan tim back office, maka setiap kegiatan perusahaan bisa berjalan dengan baik. Seperti misalnya untuk memproses masalah finansial, akuntansi, teknologi, audit, administrasi, pajak, pengolahan data, dan personalia tanpa harus berinteraksi dengan pelanggan.

Dengan memaksimalkan tim back office, maka seluruh kebiasaan kerja dan kompetensi akan lebih mudah bersinergi dengan seluruh pihak yang terkait. Selain itu, memaksimalkan back office juga sangat penting untuk bisa mendukung fungsi front line yang lebih maksimal.

Setiap perusahaan harus mulai sadar akan pentingnya peran teknologi di dalam bisnis, termasuk di dalamnya memanfaatkan tim back office.

Pengertian Back Office

Dalam suatu bisnis, performa adalah hasil atau tingkat keberhasilan yang didapat secara menyeluruh dalam periode waktu tertentu. Tingkat keberhasilan ini bisa dilihat dari standar hasil kerja, sasaran, target, atau kriteria yang sudah ditentukan terlebih dulu dan sudah disepakati bersama di dalam organisasi perusahaan.

Memaksimalkan back office adalah salah satu cara yang tepat untuk meningkatkan performa karyawan agar bisa selalu disiplin, proaktif, dan bisa mendukung kepentingan strategi perusahaan.

Selanjutnya nanti akan terbentuk peningkatan kinerja dengan tetap menjaga kontrol internal yang lebih berkualitas dan mampu berkolaborasi dengan front line serta seluruh tim di dalam back office.

Tujuan membangun performa adalah agar setiap tim yang terlibat di dalamnya mampu membangun budaya trust yang etis dan lebih cerdas dalam menjalankan setiap rencana.

Dengan meningkatkan performa tim backoffice, maka nantinya akan terbentuk internal kontrol yang lebih solid yang akan sangat berguna sebagai sistem pertahanan yang kuat demi menjaga kredibilitas dan juga reputasi perusahaan.

Baca juga: Tahapan Penerapan Manajemen Isu dalam Perusahaan

Cara Meningkatkan Performa Back Office

1. Memanfaatkan Teknologi

Saat ini, teknologi sudah berjalan semakin canggih dan akan terus mengalami perkembangan untuk memudahkan berbagai jenis pekerjaan. Untuk itu, setiap perusahaan harus mulai menyadari pentingnya peran teknologi, termasuk di dalamnya untuk memaksimalkan tim backoffice.

Setiap perusahaan harus mau membuka dirinya terhadap perkembangan teknologi untuk mendorong tim back office dan karyawannya dengan memberikan produktivitas yang maksimal dalam menjalankan tugasnya.

Sebelumnya, banyak perusahaan yang melarang karyawan untuk menggunakan ponsel selama melakukan pekerjaan. Mereka diminta untuk fokus pada komputer karena menggunakan ponsel bisa mengganggu produktivitas.

Tapi sekarang, smartphone menjadi bagian dari teknologi, yang mana didalamnya banyak menyediakan aplikasi yang mampu mendukung pekerjaan tim back office. Dengan aplikasi yang sudah tersedia, maka pekerjaan pun akan semakin mudah untuk dilakukan. Terlebih lagi, aplikasi tersebut pun sudah saling terintegrasi.

Jadi sekarang, perusahaan harus menyadari akan peran penting teknologi demi mendukung produktivitas tim dan setiap karyawan lainnya.

Baca juga: Merit System adalah Sistem Perekrutan yang Adil, Bagaimana Penerapannya di Indonesia?

2. Menyusun Rencana Kerja dengan Baik

Sebelum membuat kebijakan yang berkaitan dengan pekerjaan tim back office, maka setiap pemimpin perusahaan harus mampu menghitung semuanya dengan matang menggunakan data dan fakta yang ada di lapangan.

Pemimpin perusahaan harus menunjukkan karakter pemimpin yang sebenarnya dalam membuat kebijakan agar produktivitas dan juga performa tim bisa berjalan lebih maksimal.

Perencanaan ini harus mencakup berbagai hal detail yang diperlukan dan lebih mengutamakan fungsi organisasi untuk kelangsungan bisnis. Contohnya seperti tugas setiap tim, target kerja, proses laporan hasil kerja, dan lain sebagainya.

Bila rencana sudah dibuat dengan tepat, maka tim back office adalah tim yang bisa langsung merumuskan langkah yang harus dilakukan untuk bisa mencapainya. Setiap tim akan membuat jadwal kerja yang detail, terutama terkait berbagai tujuan yang harus mereka capai.

Setiap tim backoffice bisa menerapkan manajemen waktu yang mudah dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya.

Dengan adanya perencanaan kerja yang detail, maka setiap tim backoffice yang terlibat bisa menghindari atau mengatasi stagnasi yang mungkin saja bisa terjadi di dalam perusahaan. Selanjutnya, di dalam perencanaan kerja pun harus bisa melibatkan kegiatan evaluasi secara berkala agar bila nantinya terjadi suatu masalah, bisa dicari solusinya sesegera mungkin.

Baca juga: Micromanage: Gaya Kepemimpinan yang Ingin Mengontrol Semuanya

3. Brainstorming Yang Berbeda

Untuk beberapa perusahaan berskala besar, setiap tim akan jarang terlibat atau bahkan bertemu antara yang satu dengan yang lainnya. Tapi untuk kerjasama yang valid, dibutuhkan komunikasi dan juga tatap muka. Untuk tim backoffice, mereka memerlukan kegiatan diskusi dan menentukan jadwal rapat yang rutin, baik itu bulanan ataupun mingguan.

Di dalam rapat tersebut nantinya bisa melakukan evaluasi, membahas rencana kerja, atau hanya sekedar bertukar pikiran. Kegiatan ini juga bisa digunakan sebagai momen untuk memberikan gagasan atau saran demi kebaikan tim. Brainstorming bisa dilakukan dengan berbagai cara, termasuk dengan menggunakan teknologi.

Dewasa ini, ada banyak sekali aplikasi yang bisa digunakan untuk kegiatan rapat. Dengan adanya kegiatan rapat, maka tim backoffice bisa melakukan update pekerjaan yang selama ini dilakukan.

Nah, salah satu tim backoffice yang penting di perusahaan adalah tim keuangan dan CFO atau chief financial officer. Keduanya akan selalu terlibat dalam mengelola keuangan perusahaan.

Nah, untuk memaksimalkan kinerja keduanya, maka perusahaan harus menyediakan teknologi modern. Bentuknya bisa dengan menyediakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang bisa diakses secara mudah, kapanpun dan dimanapun Anda perlukan. Kegiatan mengelola keuangan, mencatat transaksi, rekonsiliasi bank, hingga membuat dan mengirim invoice pun bisa dilakukan secara cepat.

Terlebih lagi, di dalamnya juga sudah dilengkapi dengan fitur bisnis yang mampu meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara signifikan.

Tunggu apa lagi? Ayo coba dan gunakan Accurate Online sekarang juga selama 30 hari melalui banner di bawah ini, Gratis!