Ingin Membuat Buku Stok Barang? Ketahui Dulu Pengertian dan Manfaatnya Di Sini!

Sebagai seorang pebisnis yang menjual produk barang dan mempunyai banyak stok barang, pasti Anda memiliki tantangan tersendiri dalam mengontrol keluar masuknya barang.

Nah, buku stok barang adalah dokumen penting untuk membantu Anda dalam melakukan kegiatan stok barang.

Kegiatan pembukuan ini sangat berguna dan memiliki peran yang sangat penting, karena di dalamnya mampu menyajikan informasi terkait persediaan barang yang terdapat di dalam gudang.

Lantas, apa sebenarnya buku stok barang gudang? Kenapa pembukuan ini memiliki peran yang sangat penting bagi bisnis? Bagaimana cara membuatnya?

Dapatkan semua jawaban atas pertanyaan tersebut dengan membaca artikel di bawah ini hingga selesai.

Apa itu Buku Stok Barang?

Buku stok barang atau stock book adalah suatu buku yang mampu mencatat seluruh data yang berkaitan dengan ketersediaan barang yang terdapat di dalam gudang.

Jadi, pembukuan persediaan ini akan mampu membantu Anda dalam melakukan berbagai kegiatan perhitungan stok barang karena akan berkaitan dengan selisih antara barang yang masuk dan barang yang keluar.

Terlebih lagi, kegiatan melakukan stock opname akan sangat membutuhkan waktu yang lama dalam menghitung barang sekaligus memeriksa kondisi dari barang yang ada di gudang.

Selain itu, adanya buku stok barang juga akan akan memudahkan Anda dalam melakukan pelacakan penjualan, pembelian dan berbagai transaksi lain.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Stok Barang & Contohnya

Fungsi Buku Stok Barang

Setelah mengetahui pengertian buku stok barang, maka hal selanjutnya yang harus Anda ketahui adalah fungsi stok barang.

Jadi, terdapat beberapa fungsi pembukuan persediaan yang mampu membantu Anda dalam mengembangkan bisnis, yaitu:

1. Dokumen Pelacakan Persediaan Barang

Fungsi pertama dari buku stok barang adalah sebagai dokumen yang penting untuk melacak semua perputaran stok barang.

Untuk itu, dokumen ini memiliki perang yang penting, karena di dalamnya terdapat mutasi barang dari gudang ke gudang yang lainnya, atau mutasi produk barang yang sudah terjual.

2. Mengontrol Persediaan Barang di Gudang

Jika Anda ingin mengawasi stok barang secara efektif, maka Anda harus menerapkan pembukuan keluar masuk barang sebagai suatu upaya dalam mencatat setiap pergerakan stok barang yang terdapat di gudang.

Terlebih lagi bila terjadi human error, Anda jadi bisa lebih cepat dan juga tanggap dalam menyelesaikan masalah tersebut.

3. Mencatat Setiap Pergerakan Barang

Kegiatan ini sangat penting untuk melakukan pembelian barang yang mana berfungsi untuk mencatat pergerakan stok barang.

Nantinya, pembukuan stok barang akan menampilkan setiap pergerakan barang dari pembelian yang telah dilakukan oleh bisnis Anda.

Selain itu, buku stok barang juga sangat penting untuk mencatat transaksi barang yang masuk, return pelanggan, penggunaan barang, dan masih banyak lagi.

4. Alat Perbandingan Saat Stock Opname

Saat terjadi kekeliruan dalam menghitung persediaan barang, Anda bisa menggunakan buku ini sebagai suatu alat perbandingan di dalam stock opname.

Tapi selain bisa digunakan saat melakukan stock opname, pembukaan ini juga bisa dijadikan sebagai tahapan audit dalam semua dokumen transaksi yang telah ada.

5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan 

Agar bisa menghindari kecurangan seperti memanipulasi data ataupun produk di gudang, maka Anda bisa menggunakan pencatatan stok barang di dalam gudang.

Baca juga: Mengenal Days Inventory Outstanding dan Cara Menghitungnya

Mengapa Pembukuan Persediaan Barang Penting?

Adanya pembukuan pada keluar masuk barang akan sangat memudahkan Anda dalam mengelola bisnis.

Hal ini karena tujuan utama dari dibuatnya buku stok barang adalah agar bisa mengetahui jumlah stok barang di gudang secara pasti.

Berdasarkan pencatatan stok barang tersebut, nantinya Anda bisa mengetahui selisih kekurangan dan juga kelebihan barang yang terdapat di dalam gudang.

Terlebih lagi bila Anda ingin melakukan kontrol persediaan barang atau inventory control untuk menekan terjadinya kecurangan barang, karena Anda sudah mengetahui berapa jumlah stok persediaan barang.

Untuk itu, buku ini memiliki peran yang sangat penting sekali untuk keberlangsungan bisnis, pencatatan barang akan jauh lebih akurat, sehingga bila terjadi selisih barang Anda tidak harus melakukan jurnal penyesuaian.

Baca juga: Apa itu Picking? Ini Pengertian, Jenis dan Strateginya untuk Manajemen Pergudangan Anda!

Cara Membuat Buku Stok Barang

Membuat buku stok barang adalah proses penting untuk mencatat dan mengelola persediaan barang dalam bisnis.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat buku stok barang:

1. Tentukan Format Buku Stok

• Pilih format yang sesuai

Buku stok barang dapat dibuat dalam bentuk fisik (buku catatan) atau digital (spreadsheet atau software manajemen inventaris).

Pilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda.

• Desain template:

Buat template dengan kolom-kolom yang mencakup semua informasi yang diperlukan.

Hal ini seperti tanggal, kode barang, nama barang, satuan, jumlah awal, jumlah masuk, jumlah keluar, saldo akhir, harga satuan, nilai total, dan keterangan.

2. Identifikasi Barang dan Kode Barang

• Daftar barang

Buat daftar lengkap semua barang yang akan dicatat dalam buku stok. Pastikan semua barang yang relevan untuk bisnis tercakup.

• Buat kode barang

Tetapkan kode unik untuk setiap jenis barang.

Kode ini akan memudahkan identifikasi dan pencatatan barang dalam buku stok.

Misalnya, “BRG001” untuk pensil, “BRG002” untuk buku tulis.

3. Masukkan Informasi Awal

• Catat saldo awal

Mulailah dengan mencatat jumlah awal setiap barang yang ada di gudang pada awal periode pencatatan. Pastikan data ini akurat berdasarkan inventaris fisik yang dilakukan.

• Isi kolom lain yang relevan

Lengkapi informasi lain yang mungkin diperlukan, seperti harga satuan dan nilai total berdasarkan saldo awal.

4. Catat Transaksi Masuk dan Keluar

• Transaksi masuk

Setiap kali ada barang yang masuk ke gudang, seperti pembelian atau pengembalian barang dari pelanggan, catat transaksi tersebut.

Masukkan tanggal, kode barang, jumlah barang yang masuk, dan perbarui saldo akhir.

• Transaksi keluar

Setiap kali ada barang yang keluar dari gudang, seperti penjualan, penggunaan internal, atau barang rusak, catat transaksi tersebut.

Masukkan tanggal, kode barang, jumlah barang yang keluar, dan perbarui saldo akhir.

5. Perbarui Saldo Akhir Secara Berkala

• Hitung saldo akhir

Setelah mencatat transaksi masuk dan keluar, hitung saldo akhir dengan formula:
Saldo akhir = saldo awal + (jumlah masuk – jumlah keluar)

• Cek akurasi

Selalu periksa kembali angka-angka untuk memastikan bahwa saldo akhir benar-benar mencerminkan jumlah barang yang tersedia.

6. Tambahkan Keterangan jika Diperlukan

Tulis keterangan tambahan yang relevan untuk setiap transaksi. Ini bisa mencakup informasi tentang kondisi barang, nomor faktur, atau alasan pengeluaran barang.

7. Lakukan Rekonsiliasi Rutin

• Audit persediaan

Lakukan audit persediaan secara rutin, misalnya bulanan atau triwulanan, untuk memastikan bahwa catatan dalam buku stok sesuai dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang.

• Revisi catatan

Jika ditemukan ketidaksesuaian, segera revisi catatan dan temukan penyebabnya. Ini membantu dalam menjaga akurasi dan integritas data inventaris.

Contoh Buku Stok Barang

Baca juga: Laporan Persediaan Barang dan 8 Tips Mudah Membuatnya 

Tips Mudah Membuat Buku Stok Barang

Agar bisa lebih mudah lagi dalam membuat pencatatan stok barang di gudang, maka Anda bisa membuat catatan tersebut dengan menggunakan aplikasi spreadsheeet atau Ms. Excel.

Cara mudah membuatnya adalah dengan mengelompokkan jenis barang lalu mengumpulkan seluruh bukti transaksi, seperti misalnya nota penjualan dan juga pembelian.

Tujuannya tentu untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam mencatat data stok barang. Bila terlanjur terjadi pun Anda hanya perlu langsung memeriksa nota yang ada.

Untuk bisnis dengan volume barang yang besar atau transaksi yang kompleks, pertimbangkan untuk menggunakan software manajemen inventaris.

Software ini dapat membantu mengotomatisasi proses pencatatan, meminimalkan kesalahan, dan menyediakan laporan yang lebih rinci dan akurat.

Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Kenapa? Karena selain dilengkapi dengan fitur persediaan yang komplit, Accurate Online juga mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara akurat.

Fitur persediaan yang disediakan oleh Accurate Online akan menyajikan catatan atau buku stok barang secara akurat yang bisa Anda akses kapan saja dan dimana saja.

Selain itu, fitur ini juga sudah terintegrasi dengan fitur pembukuan, sehingga Anda bisa langsung mendapatkan data laporan keuangan secara real time.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda akan lebih mudah dalam mengelola dan mengembangkan bisnis.

Penasaran dengan Accurate Online? Tenang, Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.