Daftar Inventaris: Pengertian dan Alasan Pebisnis Harus Memilikinya

Secara umum, daftar inventaris adalah suatu unsur penting untuk setiap bisnis, terutama untuk bisnis yang menjual produk dalam bentuk barang. Walaupun terkesan sangat sederhana, tapi daftar inventaris memiliki peran yang penting dalam mencegah terjadinya kerugian pada bisnis.

Proses pembuatannya yang kerap kali memerlukan ketelitian tingkat tinggi menjadi salah satu alasan kenapa daftar inventaris adalah daftar yang sangat kompleks.

Proses pembuatannya relatif sangat lama, sehingga Anda harus meluangkan waktu khusus agar bisa memastikan seluruh barang bisa dicatat dengan baik. Oleh karena itu, untuk membantu Anda dalam mengelola barang, aset ataupun persediaan barang baku secara komprehensif dan efektif, Anda harus membuat daftar inventaris.

Pengertian Daftar Inventaris

Daftar inventaris adalah daftar lengkap terkait berbagai barang milik suatu perusahaan atau entitas lainnya. Daftar tersebut sangat penting untuk mengetahui jumlah barang yang disimpan, jumlah barang yang sudah terjual, dan jumlah barang yang baru diterima pelanggan.

Berbagai barang yang masuk ke dalam daftar persediaan ini bisa dalam bentuk bahan mentah, barang yang sudah siap untuk dijual, dan aset pendukung kegiatan operasional perusahaan.

Jadi, daftar inventaris adalah catatan barang milik perusahaan yang di dalamnya tercantum barang yang dijual langsung, diolah untuk menjadi produk, atau barang pendukung kegiatan operasional perusahaan.

Baca juga: Inventaris Adalah: Pengertian dan Cara Menjaga Inventaris Perusahaan

Manfaat Memiliki Daftar Inventaris

Berdasarkan sifatnya, daftar inventaris adalah suatu dokumen penting untuk perusahaan. Kenapa? Karena data ini akan menginformasikan performa penjualan dan efektivitas serta efisiensi dari kegiatan operasional perusahaan.

Terdapat setidaknya lima manfaat yang akan Anda rasakan dalam memiliki daftar persediaan, yaitu:

1. Menciptakan Transparansi dan Akuntabilitas

Daftar inventaris akan membantu Anda untuk menciptakan akuntabilitas dan transparansi. Dengan kehadiran daftar ini, maka Anda bisa lebih mudah dalam mengendalikan dan mengawasi aset serta bahan baku produksi yang Anda miliki.

2. Menghemat Anggaran

Manfaat selanjutnya dari memiliki daftar inventaris adalah membantu Anda dalam menghemat anggaran. Dengan adanya pencatatan yang tepat dan terbaru, Anda bisa mengetahui secara pasti terkait persediaan yang masih ada, sehingga Anda bisa membuat perkiraan tentang waktu yang tepat untuk berbelanja aset atau bahan baku.

Bila Anda tidak memiliki daftar persediaan yang baik, maka kemungkinan besar Anda akan membeli berbagai barang yang belum tentu dibutuhkan, sehingga akan terjadi pemborosan.

3. Mengambil Keputusan yang Tepat

Selanjutnya, daftar inventaris akan sangat membantu Anda untuk mengambil keputusan yang lebih tepat. Contohnya, Anda adalah pebisnis food and beverage. Maka Anda pasti akan berhadapan dengan berbagai bahan mentah yang mempunyai masa kadaluarsanya masing-masing.

Bila bisnis Anda tidak mempunyai daftar persediaan yang baik dan rinci, maka Anda akan merasa kesulitan untuk menentukan bahan baku yang harus di belanja kembali.

4. Membuat aset lebih aman

Manfaat keempat yang akan Anda rasakan adalah bisa mengamankan barang ataupun aset yang Anda miliki. Daftar inventaris yang lengkap mampu mengetahui barang atau aset apa saja yang Anda miliki, lengkap dengan jumlah dan juga kondisinya.

Dengan adanya data yang lengkap tersebut, maka Anda akan terhindar dari risiko kehilangan barang atau aset.

5. Dasar Penghitungan Kekayaan Perusahaan

Manfaat terakhir yang bisa Anda rasakan dari melakukan daftar inventaris adalah bisa Anda jadikan sebagai dasar perhitungan kekayaan perusahaan. Berbagai aset yang Anda miliki, baik itu yang bergerak ataupun tidak, adalah kekayaan bisnis Anda.

Bila Anda mempunyai daftar persediaan yang mencatat berbagai aset, maka jumlah kekayaan bisnis Anda bisa diketahui secara lebih jelas.

Baca juga: Bagaimana Cara Memantau dan Melacak Persediaan yang Efektif?

Cara Membuat Daftar Inventaris yang Tepat

Mencatat daftar inventaris bisa dilakukan secara manual ataupun digital. Bila dilakukan secara manual, maka berbagai data tersebut harus Anda kumpulkan dalam satu buku untuk memastikan data secara tepat.

Tapi, daftar persediaan ini bisa menjadi sangat kompleks seiring dengan semakin berkembangnya bisnis, untuk itu jangan heran bila pencatatan digital saat ini lebih disukai oleh para pebisnis.

Sebenarnya, membuat daftar persediaan itu tidak terlalu sulit. Anda hanya memerlukan beberapa hal untuk membuat daftar yang bisa dipahami oleh setiap orang. Berikut ini adalah cara membuat daftar persediaan yang tepat.

1. Buatlah Dalam Format Tabel

Agar lebih mudah, maka ada baiknya untuk membuat daftar inventaris dalam bentuk tabel. Bila Anda ingin menggunakan buku, maka manfaatkanlah buku folio, karena ukurannya yang besar akan mempermudah Anda untuk membuat banyak tabel.

Tapi agar lebih sederhana, Anda bisa memanfaatkan program Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheet, dan lain sebagainya. Karena, kegiatan menghapus dan menginput data menggunakan program berbasis komputer akan jauh lebih mudah daripada menggunakan buku tulis.

2. Cantumkan Informasi Sesuai Kebutuhan Bisnis

Setiap bisnis memerlukan informasi yang berbeda-beda dalam daftar inventarisnya. Informasi didalamnya mencakup jumlah barang, nama barang, harga barang, kategori barang, status barang, dan lain sebagainya. Agar bisa menentukan informasi apa saja yang harus disajikan, Anda harus menyesuaikannya sendiri dengan bisnis Anda.

Contohnya, bila Anda adalah pebisnis toko kelontong, maka informasi yang harus ada di dalam daftar persediaan adalah nama produk, kode produk, tanggal barang diterima, jenis produk, harga produk, lama waktu reorder, jumlah minimal reorder, jumlah order, status, dan total biaya.

Baca juga: Biaya Penyimpanan: Pengertian, Cara Hitung dan Contohnya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang daftar inventaris, lengkap dengan pengertian, manfaat, dan cara membuatnya. Tapi bila Anda kesulitan atau tidak memiliki waktu untuk membuat daftar persediaan, Anda bisa menggunakan Accurate Online.

Accurate Online adalah aplikasi bisnis dan akuntansi yang di dalamnya sudah dilengkapi dengan fitur persediaan paling lengkap. Setiap transaksi pembelian ataupun penjualan akan secara otomatis tercatat dan terintegrasi dengan persediaan barang Anda. Sehingga, Anda bisa mendapatkan informasi terbaru persediaan barang Anda secara real time.

Selain itu, Accurate Online juga sudah terintegrasi dengan sistem lainnya, seperti sistem akuntansi. Jadi, setiap transaksinya juga akan langsung dicatat ke dalam laporan keuangan, dan Anda bisa mendapatkanya secara otomatis, cepat dan akurat.

Bagaimana, tertarik mencoba Accurate Online? Tenang, Anda bisa mencobanya selama 30 hari dengan klik banner di bawah ini, Gratis!