Cara Ampuh Membuat Offering Letter yang Menarik

Setelah bersusah payah dalam mencari pekerjaan dan melamarnya melalui serangkaian proses rekrutmen yang panjang, setiap calon karyawan nantinya akan menerima offering letter. Offering letter adalah suatu surat yang sangat diharapkan oleh calon karyawan ketika melamar pekerjaan.

Offering letter juga menjadi citra perusahaan, karena didalamnya terdapat fasilitas yang disediakan oleh pihak perusahaan untuk karyawan. Pada dasarnya, karyawan sendiri adalah aset yang sangat menggambarkan citra perusahaan. Untuk itu, tingkat kesejahteraan bisa mengangkat atau meningkatkan citra perusahaan.

Ketika mendapatkan offering letter, terdapat beberapa hal yang wajib dilakukan oleh setiap calon karyawan, salah satunya adalah meninjau ulang penawaran yang karyawan terima melalui adanya surat tersebut.

Nah, pada kesempatan kali ini, mari kita mengenal lebih dalam tentang offering letter pada artikel di bawah ini.

Apa itu Offering Letter?

Offering letter atau surat penawaran kerja pada dasarnya adalah suatu pemberitahuan tertulis resmi yang didalamnya menyatakan bahwa calon karyawan sudah terpilih untuk bergabung dengan perusahaan sebagai seorang karyawan baru.

Di dalam offering letter terdapat penjelasan tentang hak dan karyawan karyawan setelah seluruh persyaratan selama fase perekrutan awal sudah disetujui. Surat ini juga akan membantu dalam menjelaskan apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan tersebut.

Untuk calon karyawan, kehadiran surat ini akan membantu mereka dalam memahami hak dan kewajibannya selama bekerja sebagai karyawan di perusahaan. Sebenarnya, penawaran pekerjaan ini bisa juga dilakukan secara lisan.

Tapi, untuk bisa menghindari berbagai kesalahpahaman yang mungkin terjadi di masa depan, maka dibutuhkan adanya bukti resmi agar setiap pihak memahami dan menyetujui perannya.

Baca juga: Apa itu Notice Period? Ini Pengertian dan Tujuan Pentingnya!

Isi dari Offering Letter

Umumnya, offering letter berisi informasi terkait posisi dan pekerjaan yang sebelumnya telah didiskusikan selama proses wawancara berlangsung, melalui panggilan kerja via telepon, atau secara langsung.

Setiap perusahaan bisa saja mempunyai syarat dan ketentuannya masing-masing. Tapi, komponen dasar dari suatu offering letter umumnya terdiri dari:

• Keterangan jabatan.
• Deskripsi pekerjaan, di dalamnya termasuk detail peran, struktur departemen, kondisi kerja, ataupun ketentuan kerja yang lainnya.
• Gaji, di dalamnya termasuk rincian gaji kotor sebelum dipotong pajak, nominal gaji bersih, dan tunjangan lain.
• Program fasilitas, insentif, benefit, dan kompensasi yang akan didapat oleh karyawan.
• Jatah cuti tidak berbayar dan berbayar, cuti sakit, cuti haid, cuti tahunan, cuti hamil dan melahirkan, dan kebijakan lain terkait percutian.
• Tanggal efektif untuk mulai bekerja setelah disepakati oleh perusahaan dan calon karyawan.
• Tenggat waktu bagi calon karyawan untuk menyerahkan kembali offering letter yang sudah ditandatangani.

Biasanya, pada akhir offering letter terdapat dua kolom yang harus ditandatangani sebagai bukti pengikatan. Satu kolom untuk perusahaan yang umumnya diwakili oleh HRD atau pimpinan perusahaan, dan kolom lain untuk karyawan baru.

Baca juga: Cara Menentukan Jenis Pekerja di Dalam Bisnis

Poin Penting di dalam Offering Letter

Di dalam surat penawaran kerja atau offering letter, terdapat beberapa poin yang harus diperhatikan dengan baik, terutama untuk Anda yang ingin menerima surat penawaran kerja tersebut. Nah beberapa poin nya adalah sebagai berikut:

1. Employment Type

Poin pertama yang harus diperhatikan adalah terkait status kerja dari calon karyawan. Di dalam masa ini, sebagian besar perusahaan akan melakukan kegiatan perekrutan dengan status kontrak. Umumnya, kontrak tersebut akan dilakukan selama kurang lebih 3 sampai 6 bulan, terhitung dari mulai tanggal karyawan aktif bekerja.

Selama masa kontrak tersebut, pihak perusahaan atau manajer akan melakukan pemantauan performa karyawan baru tersebut. Umumnya, bila performa karyawan dan sikapnya baik, maka kontrak kerja bisa diperpanjang oleh perusahaan.

Tapi jika perusahaan merasa bahwa karyawan baru tersebut bekerja tidak sesuai dengan harapan perusahaan, maka perusahaan berhak memberhentikan atau tidak memperpanjang kontraknya.

2. Basic Salary dan Allowance Serta Incentive

Di dalam surat penawaran kerja atau offering letter, pihak perusahaan harus mencatat nominal gaji yang akan diterima oleh karyawan saat bekerja. Nominal gaji tersebut harus ditulis secara detail agar calon karyawan bisa mengetahui rincian gaji yang akan diterima secara jelas.

Nominal gaji kotor, tunjangan, bonus, dan beban pajak penghasilan merupakan hal yang harus diinformasikan pada calon karyawan. Fungsinya adalah agar nantinya tidak terjadi berbagai kesalahpahaman antara pihak karyawan dan perusahaan terkait gaji.

3. Privileges

Suatu surat offering letter harus memiliki hak tertentu yang diberikan oleh perusahaan pada karyawannya. Hak khusus tersebut bisa dalam bentuk email kantor atau hal lainnya. Beberapa perusahaan ada yang memberikan hak dalam bentuk tempat tinggal sementara untuk karyawannya. Setiap fasilitas ini bisa dinikmati oleh karyawan selama dirinya bekerja di perusahaan tersebut.

Setiap perusahaan mempunyai fasilitasnya masing-masing untuk setiap karyawannya. Tapi, ada baiknya setiap fasilitas yang bisa digunakan tersebut ditulis di dalam surat kontrak agar setiap karyawan bisa memahami apa saja yang memang menjadi hak dan kewajibannya.

4. Annual Leave

Hal selanjutnya yang harus diperhatikan di dalam offering letter adalah annual leave atau jatah cuti tahunan. Setiap karyawan memerlukan waktu cuti, sehingga mereka harus memahami jumlah cuti tahunan yang bisa dirinya dapatkan.

Umumnya, perusahaan akan memberikan hak cuti kepada karyawan selama 12 sampai 14 hari per tahun. Masa cuti ini berlaku untuk karyawan yang baru mulai bekerja untuk perusahaan.

Jumlah cuti tersebut bisa bertambah sebanyak 1 sampai 2 hari per tahun selama pihak karyawan masih bersedia untuk bekerja di dalam perusahaan tersebut.

5. Job Description

Poin terakhir yang harus diperhatikan di dalam offering letter adalah job description. Poin ini penting sekali untuk dicantumkan oleh perusahaan di dalam offering letter.

Di dalamnya, perusahaan harus menjelaskan tentang setiap tugas yang wajib dikerjakan oleh karyawan. Umumnya, poin ini akan dijelaskan lebih detail pada lembar lampiran.

Penjelasan tersebut akan secara spesifik diberikan pada karyawan agar karyawan bisa memahami dengan baik apa yang menjadi tugasnya. Sehingga, karyawan tersebut bisa melakukan tugasnya secara baik dan sesuai dengan harapan perusahaan.

Poin terkait job description ini juga umumnya terdapat di dalam surat kontrak kerja yang bisa dibicarakan oleh HRD pada karyawan yang telah diterima. Pembicaraan ini bisa dilakukan secara umum agar karyawan baru bisa mengerti tugas dan pekerjaannya selama bekerja di perusahaan baru.

Baca juga: Support System dan Peran Pentingnya di Lingkungan Kerja

Manfaat Offering Letter

Surat penawaran kerja atau offering letter bisa menjadi suatu simbol kesepakatan antara pihak perusahaan dengan calon karyawan. Selain itu, adanya surat ini juga bisa sangat membantu dalam menjelaskan apa yang diinginkan perusahaan lewat karyawannya.

Offering letter yang telah dibubuhi tanda tangan dari calon karyawan juga mengatakan bahwa pihak calon karyawan menyetujui dan juga menerima penawaran yang diberikan oleh perusahaan. Untuk itu, kehadiran surat ini diharapkan mampu menjadi suatu kesepakatan yang legal antara perusahaan dan karyawan sebelum nantinya menandatangani kontrak kerja.

Baca juga: Berbagai Sumber Tenaga Kerja dan Cara untuk Memperolehnya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang offering letter atau surat penawaran kerja. Jadi, offering letter adalah suatu surat pemberitahuan tertulis resmi yang didalamnya menyatakan bahwa calon karyawan sudah terpilih menjadi kandidat untuk bisa bergabung dengan perusahaan sebagai karyawan baru.

Surat ini juga menjadi simbol kesepakatan antara pihak calon karyawan dan pihak perusahaan selaku pemberi kerja. Pihak calon karyawan pun harus menerima dan mengirim surat penawaran kerja ini sesegera mungkin sebagai bentuk keseriusan dan profesionalitasnya pada perusahaan.

Perusahaan pun harus menjelaskan dengan detail terkait upah atau gaji yang menjadi kewajibannya untuk dibayarkan pada calon karyawan tersebut di dalam offering letter. Nah untuk itu, perusahaan harus bisa membuat anggaran yang tepat agar operasional kerja bisa tetap berjalan dengan baik. Anda bisa lebih mudah dalam membuat anggaran gaji dan anggaran lainnya dengan menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Aplikasi yang telah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia ini mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang akan membantu Anda dalam membuat anggaran keuangan perusahaan dan membuat keputusan bisnis yang tepat.

Selain itu, aplikasi ini juga telah terintegrasi dengan fitur bisnis lainnya yang akan membuat Anda lebih mudah dalam mengelola serta mengembangkan bisnis.

Jadi tunggu apa lagi? Ayo coba dan gunakan Accurate Online sekarang juga selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.