Hal-hal kecil yang biasa terjadi dalam kehidupan setiap orang tentu ada skala prioritasnya masing-masing.

Setiap orang tentu tidak akan bisa lepas dari hal tersebut yang mana memiliki daftar yang beragam dengan bentuk yang beragam.

Untuk itu berikut di bawah ini adalah cara menyusun, faktor penyebab, serta pengertian dari skala prioritas itu sendiri.

Pengertian Skala Prioritas

Sebelum masuk ke bagaimana cara menyusun serta faktor yang mendukung, akan lebih baik jika mengerti bagaimana pengertian skala prioritas.

Sebuah daftar yang sudah disusun berisi ukuran kebutuhan dengan tingkat kebutuhan seseorang merupakan pengertian dari skala prioritas.

Biasanya ukuran ini dimulai dari yang paling mendesak sampai yang tidak terlalu mendesak.

Adanya takaran skala prioritas ini dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat mengetahui kebutuhan apa saja yang harus didahulukan.

Hal ini tentu sangat penting bagi seseorang yang ingin mengelola dirinya menjadi lebih baik.

Selain itu, adanya ukuran kebutuhan ini juga menghindarkan seseorang dari kebutuhan yang tidak penting serta bersifat konsumtif.

Menurut Merriam Webster yang dikutip dari skripsi karya Imam Ponco, rangkaian aktivitas yang penting dan dilakukan pertama kali menjadi dasar dari pengertian dari skala prioritas.

Jika sudah selesai mengerjakan aktivitas yang pertama dilakukan baru dilanjutkan dengan pekerjaan berikutnya.

Dengan melakukan hal yang terpenting terlebih dahulu dan merencanakan semua sesuai skala prioritas membuat manusia seharusnya lebih produktif.

Baca juga : 10 Tips Manajemen Waktu yang Efektif bagi Bisnis

Tabel Skala Prioritas

Berikut adalah gambar 4 kuadran skala prioritas berdasarkan Matriks Manajemen Waktu yang populer dikenal sebagai Matriks Eisenhower.

Matriks ini membagi aktivitas atau tugas menjadi empat kuadran berdasarkan kepentingan dan urgensi, membantu kita menentukan apa yang harus segera dilakukan, dijadwalkan, delegasikan, atau bahkan diabaikan.

Penjelasan Setiap Kuadran:

Kuadran I: Penting & Mendesak

• Contoh: Tugas yang mendekati tenggat waktu, krisis, atau masalah penting yang tidak bisa ditunda.
• Tindakan: Selesaikan segera.
• Penjelasan: Kuadran ini berisi tugas-tugas yang membutuhkan perhatian langsung karena memiliki konsekuensi besar. Fokus pada kuadran ini untuk mencegah dampak negatif yang signifikan.

Kuadran II: Penting & Tidak Mendesak

• Contoh: Perencanaan jangka panjang, pengembangan keterampilan, aktivitas yang berkontribusi pada tujuan jangka panjang.
• Tindakan: Jadwalkan dan alokasikan waktu secara konsisten.
• Penjelasan: Kuadran ini adalah area strategis. Meskipun tidak mendesak, tugas-tugas di sini penting untuk pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang. Mengabaikannya dapat menyebabkan masalah penting menjadi mendesak.

Kuadran III: Tidak Penting & Mendesak

• Contoh: Gangguan, permintaan yang mendesak dari orang lain, rapat yang tidak relevan.
• Tindakan: Delegasikan jika memungkinkan.
• Penjelasan: Tugas di kuadran ini sering tampak mendesak tetapi sebenarnya tidak penting bagi tujuan Anda. Upayakan untuk mengurangi waktu di kuadran ini dengan mendelegasikan tugas atau membatasi gangguan.

Kuadran IV: Tidak Penting & Tidak Mendesak

• Contoh: Aktivitas rekreasi berlebihan, hiburan yang tidak produktif, browsing internet tanpa tujuan.
• Tindakan: Hindari atau kurangi aktivitas ini.
• Penjelasan: Aktivitas dalam kuadran ini tidak memberikan dampak positif. Hindari aktivitas ini atau batasi waktu yang dihabiskan di sini agar produktivitas tetap terjaga.

Baca juga: Apa itu Eisenhower Matrix? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Jenis-jenis Skala Prioritas

Berikut adalah jenis-jenis skala prioritas yang sering digunakan dalam perencanaan dan pengelolaan tugas:

1. Prioritas Mendadak (Emergency Priority)

Jenis prioritas ini adalah tugas yang harus segera diselesaikan karena adanya kondisi mendesak atau darurat.

Misalnya, perbaikan server yang tiba-tiba rusak dan mengganggu operasional bisnis.

2. Prioritas Penting dan Mendesak (Urgent and Important Priority)

Tugas yang masuk dalam kategori ini adalah hal-hal yang sangat penting dan harus dilakukan segera karena akan mempengaruhi tujuan akhir jika tidak diselesaikan.

Contohnya, mengatasi keluhan dari klien-klien besar.

3. Prioritas Penting Tapi Tidak Mendesak (Important but Not Urgent Priority)

Tugas ini penting untuk keberhasilan jangka panjang, tetapi tidak membutuhkan penyelesaian segera.

Contohnya, merencanakan strategi pemasaran atau melakukan evaluasi kinerja.

4. Prioritas Tidak Penting Tapi Mendesak (Not Important but Urgent Priority)

Jenis tugas ini biasanya mendesak tetapi tidak penting bagi tujuan jangka panjang. Misalnya, menjawab panggilan telepon yang dapat diatasi orang lain.

5. Prioritas Tidak Penting dan Tidak Mendesak (Not Important and Not Urgent Priority)

Tugas yang masuk dalam kategori ini bisa ditunda atau dihilangkan karena tidak memberi dampak signifikan pada tujuan. Contoh, memeriksa email yang tidak relevan.

Dengan menyusun skala prioritas ini, seseorang dapat lebih efektif dalam mengelola waktu dan sumber daya, memastikan tugas yang paling penting dan mendesak selesai lebih dulu.

Fungsi dan Tujuan dari Skala Prioritas

1. Mengelola Waktu Secara Efektif: Skala prioritas membantu seseorang atau tim untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya kepada tugas-tugas yang paling penting terlebih dahulu.
2. Membantu Pengambilan Keputusan: Dengan adanya skala prioritas, proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah karena sudah jelas mana tugas yang lebih mendesak dan penting untuk diselesaikan.
3. Mencegah Penundaan Pekerjaan: Melalui prioritisasi, tugas-tugas yang dianggap penting akan segera dilakukan, sehingga risiko menunda pekerjaan yang kritis bisa diminimalkan.
4. Optimalisasi Produktivitas: Memfokuskan energi pada tugas yang bernilai tinggi dapat meningkatkan produktivitas individu atau tim, membantu mencapai tujuan lebih cepat dan efektif.

Baca juga: Mengenal Deadline dan Tips Tenang Menghadapinya

Manfaat Skala Prioritas

1. Meningkatkan Efisiensi: Dengan fokus pada tugas yang memiliki dampak paling besar, seseorang bisa bekerja lebih efisien dan mencapai hasil yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat.
2. Meminimalkan Stres: Menyusun skala prioritas memungkinkan seseorang untuk memiliki gambaran yang jelas mengenai apa yang harus dilakukan, sehingga mengurangi kebingungan dan rasa kewalahan.
3. Peningkatan Manajemen Sumber Daya: Baik waktu, tenaga, maupun biaya dapat dioptimalkan ketika sumber daya digunakan untuk tugas yang memberikan kontribusi terbesar terhadap pencapaian tujuan.
4. Mencapai Target dengan Lebih Cepat: Dengan fokus pada tugas-tugas yang krusial, target dan tujuan dapat dicapai lebih cepat dan efektif, memungkinkan lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas lainnya.

Faktor yang Mempengaruhi Skala Prioritas

Seorang manusia tentunya memiliki standar skala prioritas yang bermacam-macam dan dipengaruhi beberapa faktor.

Untuk itu berikut di bawah ini adalah beberapa faktor yang mempengaruhi standar skala prioritas seseorang.

1. Strata Sosial

Dirancangnya daftar prioritas seorang manusia sangat berpengaruh pada status sosial seseorang.

Contoh mudahnya adalah seorang penjahit yang mana akan lebih memprioritaskan untuk membeli alat-alat dan perlengkapan menjahit terlebih dahulu.

Jika status sosial seseorang tinggi di masyarakat maka kebutuhan orang tersebut juga akan meningkat.

2. Lingkungan

Tidak hanya status sosial saja yang jadi pengaruh, lingkungan sekitar di mana tempat seseorang hidup dan bertumbuh juga mempengaruhi penyusunan daftar prioritas.

Hal ini bisa dicontohkan dengan orang yang tinggal di lingkungan mewah.

Sudah pasti kebutuhan dari orang-orang tersebut adalah barang-barang mewah misalnya mobil mewah, apartemen, dan lain-lain.

3. Tingkat Pendapatan

Hal yang paling penting dan mempengaruhi prioritas seseorang adalah tingkat pendapatan yang didapat dari pekerjaan yang dijalani.

Apabila seseorang yang memiliki pendapatan yang tinggi, tentu pilihan untuk membeli barang-barang apapun akan semakin banyak.

Begitu juga sebaliknya, jika pendapatannya rendah maka kebutuhan hidupnya akan terbatas.

Ketika memenuhi kebutuhan, orang akan mendahulukan hal yang paling penting, mendesak, dan pokok.

Jika kebutuhan primer sudah terpenuhi, maka kebutuhan sekunder dan tersier juga akan terpenuhi.

Hal tersebut dilakukan agar seseorang mendapatkan kepuasan pada tingkat yang tinggi.

Baca juga : Manfaat Manajemen Waktu dan Tips Efektif Mengelolanya

Cara Menyusun Skala Prioritas

Semua orang memang harus mengetahui bagaimana cara menyusun urutan skala prioritas.

Tujuannya tentu saja agar tidak salah melangkah dan lebih berhati-hati dalam mengelola pendapatannya.

Sering kali ditemukan banyak orang yang justru memenuhi kebutuhan sekundernya dibanding kebutuhan primer.

Maka dari itu berikut adalah langkah menyusun urutan skala prioritas.

1. Mempertimbangkan Sesuatu dalam Membeli Sesuatu

Poin pertama menjadi poin yang penting dalam menyusun skala prioritas.

Dalam berbelanja tentunya harus mengetahui apakah barang yang hendak dibeli ini hanya keinginan sesaat atau hal yang benar-benar dibutuhkan.

Misalnya ketika seseorang sedang menjelajah sosial media ada seseorang yang menjual akun cloud drive untuk mencadangkan data dengan harga murah.

Dalam contoh yang satu ini tentu orang tersebut akan dihadapkan dengan berbagai pilihan, jika membeli maka orang tersebut bisa membuat cadangan data di akun cloud drive tersebut.

Jika tidak membelinya tentu saja dia tidak tahu datanya akan dicadangkan di mana.

Apabila data yang ada pada harddisk sangat butuh untuk dicadangkan maka bisa membeli akun cloud drive tersebut.

2. Mengetahui Kemampuan Diri Sendiri

Tidak hanya mempertimbangkan sesuatu dalam membeli barang, seseorang juga harus mengetahui kemampuan dari dirinya sendiri dalam menyusun skala prioritas.

Dalam menentukan sebuah keputusan dalam berbelanja jika tidak diikuti dengan diri yang mampu maka daftar prioritas yang disusun akan menjadi berantakan.

Maksud dari kemampuan diri sendiri ini tidak hanya mampu secara finansial saja tetapi juga mampu secara keahlian dari sesuatu yang dibeli.

Contohnya ketika seseorang membeli laptop canggih dengan harga puluhan juta. Jika orang tersebut membeli namun tidak mengerti cara menggunakannya tentu saja hal ini sangat disayangkan.

Baca juga : Pomodoro: Teknik Memaksimalkan Manajemen Waktu

3. Mengetahui Kesempatan yang Dimiliki

Banyak orang yang berkata bahwa kesempatan itu hanya datang sekali saja dalam hidup dan tidak ada kesempatan kedua.

Skala prioritas ini juga bisa terjadi di luar dugaan ketika seseorang memiliki kesempatan tertentu.

Maka dari itu ketika memiliki kesempatan untuk memiliki sesuatu maka harus didahulukan terlebih dahulu dibanding prioritas lain.

4. Memahami Tingkat Urgensi

Keharusan yang mendesak menjadi definisi dari urgensi.

Tingkat urgensi sangat berpengaruh pada skala prioritas seseorang sehingga seseorang harus memahami tingkat urgensinya.

Misalnya ketika seseorang yang sudah merencanakan liburannya jauh-jauh hari namun tiba-tiba keluarganya ada yang sakit.

Tentu seseorang akan memprioritaskan keluarganya terlebih dahulu.

5. Mempertimbangkan Kebutuhan ke Depan

Sesuatu yang sulit sering terjadi dalam diri seseorang ketika menentukan skala prioritas karena jika salah orang tersebut bisa menyesal.

Misalnya ketika memilih kuliah di mana bagi pelajar yang ingin melanjutkan kuliah.

Mereka tentu akan melihat prospek ke depan dari jurusan kuliah yang dia pilih.

Contoh Skala Prioritas di Kehidupan

Berikut adalah contoh kasus penyusunan skala prioritas dalam kehidupan bisnis sehari-hari:

Kasus Skala Prioritas

Seorang manajer proyek di sebuah perusahaan teknologi menghadapi beberapa tugas penting dalam satu minggu. Tugas-tugas tersebut meliputi:

1. Menyusun laporan kemajuan proyek untuk rapat mingguan (batas waktu dalam 3 hari).
2. Mengatasi keluhan klien besar terkait masalah teknis produk (klien meminta perbaikan segera).
3. Mempersiapkan proposal untuk proyek baru (batas waktu dalam 7 hari).
4. Merekrut anggota tim baru untuk proyek mendatang (tidak ada batas waktu yang ketat, tetapi diperlukan segera).
5. Menyelesaikan pelatihan internal karyawan (tidak mendesak, tetapi dijadwalkan dalam bulan ini).

Skala Prioritas

1. Mengatasi keluhan klien besar (P1 – Prioritas Tertinggi): Karena masalah ini langsung mempengaruhi kepuasan klien dan reputasi perusahaan, hal ini menjadi prioritas utama dan harus segera diselesaikan.
2. Menyusun laporan kemajuan proyek (P2): Laporan ini diperlukan untuk rapat dalam 3 hari, sehingga penting untuk diselesaikan setelah masalah klien teratasi.
3. Mempersiapkan proposal proyek baru (P3): Walaupun batas waktunya masih 7 hari, proposal proyek adalah langkah strategis bagi pertumbuhan perusahaan.
4. Merekrut anggota tim baru (P4): Proses rekrutmen bisa dilakukan setelah tiga tugas pertama selesai, karena tidak ada batas waktu yang mendesak.
5. Pelatihan internal karyawan (P5): Ini penting, namun dapat ditunda hingga prioritas lebih mendesak selesai.

Dengan menyusun skala prioritas, manajer proyek dapat mengelola waktu dan sumber daya dengan lebih efektif, memastikan bahwa tugas-tugas mendesak diselesaikan tepat waktu, sementara tugas yang kurang mendesak dapat diselesaikan di waktu yang sesuai.

Baca juga : Pengertian Manajemen Operasional, Tujuan, Ciri Dan Fungsinya pada Bisnis

Kesimpulan

Skala prioritas adalah beragam daftar yang harus didahulukan terlebih dahulu dibanding kebutuhan yang lain.

Hal tersebut tentu memiliki faktor penyebab mulai dari lingkungan tempat ia tinggal, pendapatan per bulan, bahkan hingga strata sosialnya.

Dalam menyusun daftar prioritas memang harus berhati-hati agar nantinya tidak menyesal di kemudian hari.

Bagi Anda pemilik bisnis, membuat skala prioritas juga merupakan hal yang sangat penting terutama saat membuat perencanaan bisnis.

Hal yang perlu diperhatikan juga adalah dengan kesehatan keuangan usaha Anda.

Jika seluruh proses dan manajemen keuangan Anda berjalan baik, membuat perencanaan bisnis akan jauh lebih baik karena semua data keuangan yang Anda butuhkan tersaji secara faktual.

Atas dasar ini, lakukanlah proses pembukuan pada usaha yang Anda bangun dengan software akuntansi yang mudah digunakan, sesuai kebutuhan, dan memiliki harga terjangkau seperti Software Akuntansi dan Bisnis Accurate Online.

Anda bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: