Presensi Online: Ini Bedanya Dengan Absensi Online

Sebagian dari Anda mungkin lebih sering mendengar istilah absensi online daripada sistem presensi online. Nah, dalam kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan lebih dalam tentang pengertian sistem presensi online dan perbedaanya dengan sistem absensi online.

Perbedaan Presensi Online dan Absensi Online

Kata absensi biasanya digunakan sebagai suatu istilah untuk mendata dan juga menghitung jumlah kehadiran setiap karyawan. Berdasarkan kamus besar bahasa Indonesia atau KBBI, kata absensi mempunyai arti ketidakhadiran. Bila seorang karyawan dinyatakan absen, maka artinya karyawan tersebut tidak masuk kerja.

Sebagian orang, termasuk Anda, mungkin selama ini masih menganggap bahwa absensi adalah suatu kata yang merujuk pada istilah ketidakhadiran. Contohnya saja di tempat kerja, mungkin Anda sudah sering mendengar istilah seperti “jangan lupa untuk absen menggunakan mesin fingerprint ketika masuk kantor, yah!”

Penggunaan kata tersebut sebenarnya kurang tepat bila yang Anda maksud adalah kehadiran.

Untuk itu, saat Anda ingin menggunakan kata “daftar absen” maka arti yang sebenarnya adalah daftar untuk mendata siapa saja yang tidak hadir.

Lantas bagaimana dengan kata presensi?

Berdasarkan kamus besar bahasa Indonesia atau KBBI, presensi adalah kehadiran. Jadi saat misalnya kita membahas tentang kehadiran karyawan, maka kata yang tepat untuk menggunakannya adalah presensi.

Dengan mengetahui perbedaan ini, semoga Anda tidak lagi keliru dalam menggunakan kata presensi dan absensi.

Baca juga: Jam Kantor: Ini Peraturan Terbarunya Berdasarkan Depnaker

Pengertian Presensi Online

Sebelum kita lebih jauh membahas sistem presensi online, maka kita harus terlebih dulu mengetahui pengertian dari sistem presensi online.

Sederhananya, sistem presensi online adalah suatu sistem yang digunakan oleh pihak perusahaan untuk mengelola kehadiran karyawannya secara online. Alasan kenapa perusahaan harus menggunakan presensi online adalah agar mereka bisa mengontrol dan memeriksa produktivitas karyawan berdasarkan jumlah kehadiran mereka.

Dengan cara melihat persentase kehadiran karyawan, maka pihak perusahaan bisa menilai adanya peningkatan atau penurunan dari produktivitas karyawannya. Hal tersebut sangat penting karena perkembangan suatu perusahaan akan sangat bergantung dari tingkat produktivitas karyawan, dan salah satu faktor produktivitas karyawan adalah presensinya.

Baca juga: Mesin Absen Ceklok: Ini Kelebihan dan Kekurangannya

Peran Penting Sistem Presensi Online

Kehadiran suatu aplikasi atau sistem pencatatan kehadiran dengan basis komputasi awan atau cloud memiliki alasan tertentu. Selain bisa membuat setiap karyawan agar bisa lebih disiplin, beberapa alasan lain kenapa presensi menjadi sangat penting di dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Mencatat Kehadiran Karyawan

Presensi atau kehadiran karyawan wajib dicatat setiap hari oleh tim HR atau manajemen karyawan. Data presensi ini nantinya akan dijadikan sebagai suatu dasar dalam menilai berbagai keperluan perusahaan terhadap karyawan, seperti untuk membayar gaji karyawan, meningkatkan gaji karyawan, memberikan sanksi ketidakhadiran, atau mencatat jumlah cuti.

2. Dasar untuk Menghitung Gaji karyawan

Walaupun setiap karyawan akan digaji setiap bulan oleh perusahaan, tapi setiap karyawan juga mempunyai jumlah gaji minimum per hari yang mana jumlahnya diperoleh dari total gaji pokok dan dibagi dengan jumlah hari kerja dalam kurun waktu satu bulan.

Untuk itu, jumlah kehadiran karyawan akan sangat dibutuhkan agar tim HR bisa menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan dan ditulis di dalam slip gaji karyawan.

3. Melihat Sisa Cuti Karyawan

Dari adanya data kehadiran yang dimiliki oleh tim HR, maka mereka juga bisa melihat karyawan mana saja yang mengambil jatah cuti tahunannya di bulan tersebut. Sehingga, mereka juga nantinya bisa menghitung sisa cuti karyawan.

4. Membuat Pencatatan Administrasi Lebih Rapi

Kehadiran pencatatan presensi database yang lebih rapi, terlebih lagi ketika sudah menggunakan presensi online, akan membantu tim HR untuk melakukan berbagai hal menjadi lebih efektif, seperti untuk menghitung jumlah cuti, nominal gaji, nominal bonus tahunan karyawan, dan masih banyak lagi.

5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan

Jika ada beberapa karyawan yang melakukan perbuatan curang dengan cara memanipulasi data kehadiran mereka, maka hal tersebut bukanlah hal yang baru di dalam dunia HR. Salah satu cara yang paling banyak dilakukan oleh karyawan adalah dengan melakukan titip absen.

Nah, dengan menerapkan sistem presensi yang baik, maka perusahaan bisa menekan hal tersebut dan membuat karyawan untuk bisa jadi lebih disiplin.

Baca juga: Time Sheet Adalah: Ini Pengertian, Jenis, dan Fungsinya Untuk Karyawan

Penutup

Demikianlah penjelasan singkat dari kami tentang presensi online dan bedanya dengan sistem absensi online. jadi, sistem presensi online adalah suatu sistem yang digunakan oleh pihak perusahaan untuk mengelola kehadiran karyawannya secara online.

Dengan menggunakan sistem presensi online, maka manajemen perusahaan, khususnya tim HR akan lebih cepat dan mudah dalam melakukan pekerjaannya.

Selain dengan menggunakan sistem presensi online, Anda juga bisa menyediakan tools lain untuk lebih meningkatkan efisiensi di dalam bisnis Anda, salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Kenapa? Karena Accurate Online adalah aplikasi yang dikembangan dengan basis online yang sudah dipercaya oleh lebih dari 377 ribu pebisnis di Indonesia dan sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun lamanya.

Dengan menggunakan Accurate Online, maka Anda akan bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan. Anda juga bisa menikmati berbagai fitur bisnis yang lengkap di dalamnya, seperti fitur perpajakan, penjualan, pembelian, persediaan, manufaktur, pembukuan dan masih banyak lagi. Sehingga, Anda bisa lebih fokus untuk mengembangkan bisnis Anda untuk masa depan.

Lebih menariknya lagi, Accurate Online bisa Anda nikmati dengan biaya investasi yang sangat terjangkau, yaitu sekitar 200 ribuan saja perbulannya. Bahkan, Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis melalui banner di bawah ini.