Mengenal Vendor Managed Inventory dan Proses yang Terdapat di Dalamnya

Dalam perkembangan bisnis yang terjadi saat ini, tentunya suatu perusahaan memerlukan suatu strategi agar bisa bertahan dengan cara meningkatkan daya saing dengan kompetitor dan menerapkan sistem vendor managed inventory atau VMI.

Penerapan tersebut bisa dilakukan dengan berkolaborasi bersama supplier dalam mengutamakan kerja sama jangka panjang dan memberikan strategi aset yang lebih menguntungkan.

Sistem vendor managed inventory ini bisa menyediakan produk yang terjangkau dengan biaya yang lebih rendah, kualitas yang tinggi dan bisa tersedia cepat di pasar.

Berdasarkan laporan yang diterbitkan dalam laman berita online supplychainindonesia edisi 14 Oktober 2014, salah satu terobosan besar yang dilakukan oleh perusahaan Toyota dan Walmart dalam mencapai keunggulan yang kompetitif adalah dengan melakukan supplier collaboration dengan penggunaan sistem supplier managed inventory atau yang banyak dikenal dengan vendor managed inventory dan pull system dengan e-kanban.

Penerapan sistem tersebut mampu membantu mengatur arus kas yang lebih baik di tengah krisis ekonomi yang terjadi saat ini agar setiap bisnis bisa tetap lebih efisien.

Lantas, apa itu sistem vendor managed inventory? Tenang, karena kami sudah merangkum berbagai hal yang harus Anda ketahui tentang vendor managed inventory di bawah ini.

Apa itu Vendor Managed Inventory?

Untuk bisa memahami vendor managed inventory, kita bisa memahaminya dari beberapa sumber, berikut ini diantaranya:

Berdasarkan laman Wikipedia, VMI atau vendor managed inventory adalah suatu praktik manajemen persediaan yang mana pihak supplier atau produsen akan bertanggung jawab dalam memaksimalkan persediaan yang dimiliki oleh distributor.

Menurut C. Sitompul dkk (2015:19), VMI adalah salah satu metode didalam rantai pasokan yang mampu memberikan keuntungan untuk perusahaan dalam melalui waktu replenishment yang lebih singkat, perbaikan customer service level, dan juga total biaya rantai pasokan yang lebih minim daripada metode persediaan tradisional.

Menurut Septo Tri Margono (2005:65), VMI adalah persediaan yang lebih mengutamakan kerja sama dari pihak supplier dan pihak buyer. Dalam sistem ini, pihak supplier akan memantau dan bertanggung jawab pada persediaan yang dimiliki oleh buyer. Disisi lain, pihak buyer memiliki kewajiban dalam memberikan berbagai data inisial, seperti kapasitas produksi dan besarnya permintaan pelanggan.

Berdasarkan ketiga pengertian di atas, bisa kita simpulkan bahwa vendor managed inventory adalah salah satu sistem manajemen persediaan barang yang di dalamnya mengandalkan kerja sama perusahaan dengan pihak supplier atau vendor agar bisa melihat persediaan perusahaan dan langsung mengisi seluruh target penjualan perusahaan.

Sistem ini mampu membantu perusahaan dalam melakukan proses stock opname, sehingga bisa memastikan bahwa barang yang dijual selalu terdata, layak dikonsumsi, dan layak dijual.

Hal tersebut pun banyak digunakan untuk membuat strategi stock adjustment untuk perusahaan, sehingga bisa tetap meningkatkan keuntungan bagi perusahaan.

Sistem VMI juga bisa digunakan untuk menguji dampak manajemen persediaan pada strategi persaingan perusahaan.

Untuk di Indonesia sendiri, sudah terdapat beberapa perusahaan yang menggunakan sistem vendor managed inventory, yaitu Carefour, Toyota, dan juga P&G.

Baca juga: Apa itu Rasio Perputaran Persediaan? Bagaimana Cara Menghitungnya?

Proses Vendor Managed Inventory

Dalam proses vendor managed inventory, terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu:

1. Kesepakatan Perusahaan dengan Vendor

Tahapan pertama yang harus dilakukan di dalam proses vendor managed inventory adalah dengan melakukan kesepakatan antara pihak perusahaan dengan supplier atau vendor dengan cara memberikan daftar produk barang yang akan dibeli, komitmen jumlah barang yang nantinya akan dibeli dalam periode waktu tertentu, serta harga yang telah disepakati bersama.

2. Pembuatan Purchase Order

Selanjutnya, tahapan proses di dalam vendor managed inventory adalah membuat berbagai kesepakatan di atas, lalu dicatat sebagai purchase order. Setelah itu, maka pihak supplier atau vendor akan mengirim barang pertama sesuai dengan kesepakatan.

Dalam pembukuannya nanti, pihak supplier atau vendor akan membuatkan purchase receive tanpa diperlukan approval dari pihak perusahaan.

3. Pembayaran Tagihan Perusahaan

Terakhir, tahapan proses vendor managed inventory yang harus dilakukan perusahaan adalah membayar tagihan sesuai invoice yang telah dikeluarkan oleh pihak supplier atau vendor dan sesuai dengan jumlah berbagai pengiriman yang sudah dilakukan.

Nominalnya sendiri akan tercantum di dalam purchase order, karena vendor akan mengirimkan barang berkali-kali, sesuai dengan jumlah persediaan yang dipantau di dalam sistem informasi perusahaan.

Baca juga: Ingin Membuat Buku Stok Barang? Ketahui Dulu Pengertian dan Manfaatnya Di Sini!

Berbagai Faktor yang Mempengaruhi Strategi Vendor Managed Inventory

1. Hubungan dengan Mitra Kerja

Faktor pertama yang bisa mempengaruhi strategi vendor managed inventory adalah kemitraan. Untuk itu, diperlukan ikatan partnership yang kuat agar bisnis bisa menciptakan kepercayaan yang berjalan dengan baik.

Adapun berbagai prinsip yang harus dijalankan tersebut adalah mempunyai common goal atau tujuan yang sama, memberikan keuntungan untuk keduanya, saling percaya, bersikap terbuka, berorientasi dalam menciptakan hubungan kerja sama dalam jangka waktu yang panjang, serta adanya evaluasi agar bisa terus menerus menekan biaya dan meningkatkan mutu kualitas.

2. Keuntungan Bagi Kedua Pihak

Agar bisa menciptakan hubungan bisnis yang panjang, maka kerja sama ini harus mampu memberikan keuntungan untuk setiap pihak, baik itu pihak vendor atau pihak perusahaan.

Sistem vendor managed inventory ini harus bisa meningkatkan konversi penjualan agar bisa terhindari dari berbagai faktor yang mampu menghambat perkembangan bisnis.

3. Memiliki Tujuan yang Sama (Common Goal)

Penerapan strategi vendor managed inventory ini sangat memerlukan tujuan yang sama, seperti menciptakan laba ataupun keuntungan perusahaan.

Berbagai kesalahan, seperti kesalahan dalam memberikan kode barang ataupun kesalahan dalam menuliskan nama barang bisa berujung pada perdebatan yang panjang di masa depan.

4. Sumber Daya yang Mendukung

Dengan adanya dukungan sumber daya yang memadai, maka perusahaan akan mampu meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya secara signifikan.

Dengan adanya efisiensi ini, maka perusahaan bisa merencanakan berbagai hal untuk melakukan ekspansi bisnis dan berbagai inovasi bisnis. Sehingga, perusahaan bisa tetap mempunyai keunggulan kompetitif di antara para kompetitornya.

Selain itu, sumber daya yang memadai ini juga bisa mengurangi biaya ataupun beban produksi yang bisa berdampak pada keuntungan dan juga laba perusahaan.

5. Teknologi yang Memadai

Perkembangan teknologi yang terjadi saat ini mampu memberikan dampak yang besar pada vendor managed inventory karena hal tersebut bisa mempercepat proses bisnis.

Sumber informasi data yang lebih akurat ini bisa diperoleh dari menggunakan sistem teknologi yang memadai. Dalam pelaksanaannya, tentu harus membagikan data inventaris dan data penjualan, sehingga nantinya pihak vendor bisa melakukan analisa data agar bisa dijadikan sumber yang tepat dalam mengambil keputusan terkait persediaan produk di gudang perusahaan.

Baca juga: Mengenal Days Inventory Outstanding dan Cara Menghitungnya

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang vendor managed inventory yang menjadi salah satu strategi dari supplier collaboration di dalam manajemen perusahaan. Tujuannya utamanya adalah agar perusahaan bisa tetap memperoleh keuntungan atau profit perusahaan.

Namun, menghitung profit dan keuntungan perusahaan harus dilakukan secara cepat dan tepat. Bila Anda masih bergantung pada cara yang manual, maka Anda harus bersiap dalam menghadapi resiko salah input dan salah perhitungan. Tentunya hal tersebut akan membuat bisnis Anda merugi.

Untuk itu, akan jauh #lebihbaik jika Anda menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online. Kenapa? Karena aplikasi ini mampu mencatat dan menghitung laporan laba rugi Anda secara akurat.

Selain itu, Anda juga bisa memperoleh lebih dari 200 jenis laporan keuangan lainnya secara instan, seperti laporan neraca, laporan perubahan modal, laporan arus kas, dan masih banyak lagi.

Fitur tersebut juga telah terintegrasi dengan berbagai fitur bisnis luar biasa lainnya, yang mana akan memudahkan Anda dalam melakukan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan barang di gudang, menyelesaikan urusan perpajakan, dan lain sebagainya. Sehingga, Anda bisa lebih mudah dalam mengelola bisnis dan mengembangkan bisnis untuk lebih maju.

Aplikasi ini pun sudah tidak perlu lagi diragukan kehandalannya. Karena, aplikasi berbasis web ini telah berhasil membantu ratusan ribu pebisnis di Indonesia dan telah berhasil meraih penghargaan TOP Brand Award dalam kategori software akuntansi sejak tahun 2016.

Lebih menariknya lagi, seluruh kelebihan dan fitur luar biasa yang disajikan oleh Accurate Online bisa Anda nikmati dengan biaya investasi yang sangat terjangkau, yaitu hanya sebesar 200 ribuan rupiah saja perbulannya.

Bahkan, Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis dengan mendaftarkan bisnis Anda dalam tautan gambar di bawah ini.