Mengetahui Apa Itu Stock Opname secara Lengkap

Untuk menghitung stock persediaan barang yang jumlahnya banyak maka diperlukan aplikasi akuntansi tertentu. Misal untuk mengetahui barang di supermarket. Termasuk juga jika manajemen ingin mengecek kerusakan barang yang ada di gudang perusahaan. Pertanyaannya adalah apa unsur akuntansi yang digunakan untuk melakukan pengecekan barang tersebut? Apakah Anda juga pernah mendengar istilah stock opname?

Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah media atau proses yang membantu kegiatan penghitungan jumlah barang atau produk yang menumpuk di gudang sebelum barang tersebut dijual kepada pelanggan.

Melihat dari pengertian di atas tentu aktivitas stock opname sangat menyita waktu jika dilakukan dengan proses manual. Pasalnya manajemen harus mengecek langsung ke dalam gudang untuk mengetahui jumlah barang dengan tepat.

Stock opname adalah satu-satunya aktivitas yang bertujuan jengukur jumlah produksi dalam gudang dengan tepat. Maka dari itu intensitas penggunaannya sangat tinggi dan dilakukan dalam interval wktu tertentu

Karena jika satu saja terjadi kesalahan dalam menentukan jumlah barang maka otomatis akan memengaruhi pada jumlah barang itu sendiri. Terutama saat produk/barang akan dijual.

Namun untuk saat ini aktivitas pemeriksaan barang ini sudah lebih mudah. Karena sudah ada aplikasi pembantu yang bernama Barcode yang bisa digunakan untuk mengecek ketersediaan produk secara cepat dan efisien.

Dari penelitian yang telah dilakukan dan survei-survei menyatakan bahwa proses stock opname dengan sistem barcode ternyata mampu meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan. Termasuk juga penghitungan-penghitungannya.

Pentingnya Menghitung Dan Mencatat Ketersediaan Barang Menggunakan Stock Opname

Jika sudah mengetahui apa yang dimaksud dengan stock opname maka berikut ini akan dijelaskan mengapa hanya aktivitas ini yang cocok dilakukan ketika mengecek ketersediaan barang. Bukan menggunakan aplikasi penghitungan yang lain.

Ketika mengecek stock barang tidak boleh terjadi kesalahan sedikitpun. Maksudnya jumlah barang yang ada di gudang memang benar-benar harus diketahui secara pasti dan dicatat di dalam pembukuan khusus.

Maka dari itu diterapkan aktifitas stock opname. Yang mana ketika terjadi kesalahan kalkulasi jumlah barang, bisa langsung dilakukan pengecekan ulang.

Terkadang ada transaksi yang belum dicatat atau petugas yang mencatat jumlah barang melakukan kelalaian dan selainnya. Jika ini yang terjadi maka perusahaan akan membuat jurnal penyesuaian terhadap jumlah stock barang yang kurang tersebut.

Bisa juga dengan memberikan beban pengganti kepada petugas pencatatan dand pemeriksaan barang untuk mengganti barang yang telah berkurang akibat kelalaiannya.

Manfaat-Manfaat Stock Opname

Selain berfungsi untuk melakukan pencatatan stock barang di gudang secara tepat ternyata ada beberapa manfaat lain sehingga stock opname menjadi aktivitas yang dipilih. Berikut ini manfaat-manfaat yang dimaksud:

1. Meminimalisir Terjadinya Penyimpangan Terhadap Barang

Manfaat yang pertama adalah meminimalisir terjadinya penyimpangan terhadap barang. Yang mana penyimpangan ini berpotensi membuat jumlah barang mengalami penyusutan atau justru memiliki jumlah berlebihan dari kebutuhan pasar.

Jumlah barang berkurang maupun berlebihan juga memengaruhi terjadinya persediaan produk yang akan dijual. Maka dari itu jumlah produk atau barang yang ideal mutlak harus tercatat dengan baik. Maka dari itu dibutuhkan lah yang namanya strategi pencatatan stock barang.

2. Mempercepat Penanganan Masalah

Perhitungan persediaan barang di gudang jika menggunakan strategi stock opname penanganan masalah menjadi lebih cepat. Terutama jika ditemukan kasus di mana barang mengalami kekurangan.

Ini juga bisa dimanfaatkan sebagai solusi apabila terjadi kekosongan stock barang padahal baru saja mendapatkan pengiriman. Bisa dipastikan ini terjadi karena adanya penyimpangan atas kesalahan penghitungan yang dilakukan oleh petugas yang bertugas.

3. Bermanfaat Sebagai Analisis Stock Barang

Jika ketersediaan barang dicatat dengan menggunakan sistem stock opname maka ada data-data akurat yang terjaga dari tahun-tahun sebelumnya. Jika data ini dianalisis maka bisa menjadi informasi bekal untuk melakukan evaluasi terkait dengan persediaan barang yang akan datang.

Dari sisi ini, proses tersebut ternyata juga membantu terjadinya proses manajemen yang baik, terutama untuk manajemen rantai pasok, yang berhubungan dengan mengukur ketersediaan barang dalam periode tertentu agar tidak mengganggu pada penjualan produk di periode berikutnya.

4. Untuk Mengkalkulasi Masuk Dan Keluar Barang

Manfaat yang berikutnya adalah untuk mengetahui secara pasti arus masuk maupun arus keluar dari barang perusahaan. Tentunya semua komponen tersebut akan tercatat di dalam pembukuan secara khusus yang mana kolom keduanya juga terpisah.

Artinya jika ketersediaan barang dihitung dengan proses pemeriksaan dan penghitungan yang baik, maka proses barang yang masuk dan keluar akan tercatat secara terperinci. Ini yang membuat arus masuk dan keluarnya barang menjadi data-data yang valid, dan juga terbukukan dengan baik dan sistematis.

5. Untuk Mengetahui Kondisi Barang Dengan Tepat

Ketika barang sudah masuk ke gudang penguasaan terhadap barang tersebut tentu diserahkan kepada petugas bagian gudang. Sekalipun demikian manajemen harus mengecek kondisi barang tersebut apakah masih layak untuk dijual kepada pelanggan atau sebaliknya.

Jika perusahaan Anda melakukan proses stock opname dengan interval waltu tertentu, seluruh barang terpantau dengan pasti. Karena petugas yang berwenang langsung masuk ke dalam gudang untuk melakukan pengecekan secara menyeluruh. Mencatat mana produk yang masih layak untuk dikonsumsi konsumen maupun yang sudah mengalami kerusakan-kerusakan.

Tahapan-Tahapan Melakukan Stock Opname

Untuk melakukan stock opname dalam menghitung jumlah barang maka harus dilakukan secara bertahap. Ini tahapan-tahapan yang dimaksud:

Tahapan Awal

Tahapan awal adalah tahap yang dilakukan sebelum aktivitas stock opname berlangsung. Biasanya di tahap ini masih berupa komunikasi intensif antara pihak manajemen dengan orang gudang. Ini dia aktivitas yang dilakukan di tahap awal:

Memerintahkan petugas gudang untuk membuat stiker agar penghitungan lebih mudah.
Perintahkan orang gudang untuk merapikan barang sesuai kode dan jenis produk.
Memerintahkan bagian gudang untuk memasang barcode pada setiap produk/barang
Memerintahkan bagian gudang menyiapkan stiker yang bertuliskan “tidak dihitung”.

Tahap awal ini sesungguhnya merupakan tahapan yang paling penting untuk menjamin terlaksananya proses pemeriksaan keseluruhan barang dengan lebih mudah.

Tahapan Persiapan

Jika tahap awal sudah dilakukan maka masuk ke dalam tahap yang kedua yaitu tahap persiapan. Jika tahapan ini sudah siap dilaksanakan berarti aktivitas stock opname sudah tinggal satu langkah.

Ini dia beberapa tahapan yang dilakukan pada fase ini yang dijalankan minimal H-1 dari aktivitas pemeriksaan barang menyeluruh:

Melakukan briefing dengan semua tim pelaksana
Memerintahkan petugas gudang melengkapi data mutasi hingga jam tutup operasional
Memerintahkan bagian gudang berhenti mencatat mutasi barang, terhitung dari jam operasional tutup hingga proses stock opname selesai

Tahapan Stock Opname

Jika dua tahap diatas sudah dilakukan maka berarti proses stock opname sudah bisa dijalankan. Ini dia langkah-langkah yang ada di dalamnya:

Melakukan pengecekan untuk memastikan segala transaksi barang masuk ke program
Melakukan printing terhadap semua stock yang ada di program yang akan dijadikan pedoman analisis
Membagikan hasil printing program kepada bagian accounting bukan ke petugas gudang.
Stock opname dijalankan dengan cara memberikan stiker ke stock barang sudah dihitung
Lembar hasil penghitungan yang berisi hasil kalkulasi jumlah produk diserahkan kepada tim input data digital
Melakukan analisis antara data yan di dalam program (digital) dengan hasil stock opname manual
Melakukan pengecekan ulang jika ada selisih dari data-data di poin 5
Menyerahkan hasil pengecekan dan pemeriksaan kepada accounting untuk dilakukan penyesuaian dengan persediaan produk perusahaan.

Jika sudah tiba di tahap ini maka selesailah proses penghitungan stock barang di dalam gudang dengan proses stock opname. Selanjutnya adalah tinggal mencari solusi jika terjadi selisih antara jumlah barang yang ada di program (digital) dengan stock barang yang dihitung secara manual.

Untuk kemudahan Anda dalam mengelola stok bisnis, Anda juga bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur inventory terlengkap seperti Accurate Online. Untuk mengetahui cara melakukan stock opname melalui Accurate Online, Anda bisa mempelajarinya melalui tautan ini, atau pada video youtube di atas.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang memiliki fitur inventory terlengkap seperti fitur : Multi gudang, penambahan bahan baku, stock opname, multi cabang, dan masih banyak lagi.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan melakukan pemantauan dan manajemen stok kapanpun dan dimanapun Anda mau. Dengan begitu Anda bisa membuat keputusan bisnis yang lebih cepat dan lebih baik

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini :