Poin penting
- Faktur adalah dokumen resmi yang mencatat detail barang/jasa, harga, dan total tagihan dalam setiap transaksi bisnis, menjadi bukti sah secara hukum.
- Faktur tidak sekadar berfungsi untuk penagihan, tapi juga bukti pembayaran pajak, dasar kredit pajak, referensi audit, penagihan.
- Faktur umumnya memuat berbagai komponen seperti nomor dan tanggal, data penjual/pembeli, rincian barang/jasa, harga, total, syarat pembayaran.
- Jenis faktur sangat beragam, mulai dari faktur biasa, komersial, proforma, penagihan, pembelian, penjualan, hingga faktur pajak.
Dalam bisnis, faktur adalah dokumen transaksi yang sering dipakai, tapi masih banyak yang belum benar-benar paham maknanya, meski sering menggunakannya.
Padahal, memahami seluk-beluk faktur bisa melindungi bisnis Anda dan mencegah sengketa di kemudian hari.
Untuk Anda yang ingin tahu apa itu faktur, fungsi, jenis, hingga contoh dan cara membuatnya, maka Anda harus menyimak pembahasan lengkap berikut agar bisnis Anda semakin profesional!
Apa itu faktur?
Faktur adalah dokumen resmi yang berisi rincian barang atau jasa yang dibeli, lengkap dengan jumlah, harga, dan total tagihan yang harus dibayar pembeli kepada penjual.
Dokumen ini dikirimkan penjual sebagai permintaan pembayaran dan menjadi bukti transaksi jual beli antara kedua belah pihak.
Faktur tidak hanya mencatat detail produk, tetapi juga sering memuat informasi tentang penarikan wesel, biaya asuransi, serta bea masuk yang berkaitan dengan pengiriman barang.
Melalui invoice, baik penjual maupun pembeli dapat memantau pembayaran dan memastikan seluruh proses transaksi tercatat dengan jelas dan transparan.
Baca juga: Contoh invoice, Pengertian, Tujuan, Tipe, Elemen, dan Tips Membuatnya
Fungsi faktur
Invoice atau faktur memiliki beberapa fungsi penting dalam bisnis, terutama sebagai dokumen pendukung transaksi yang transparan dan sah secara hukum. Berikut fungsi utamanya:
1. Bukti tagihan pajak
Invoice menjadi dokumen resmi yang memastikan seluruh transaksi tercatat sebagai objek pajak sesuai ketentuan, sekaligus menjadi dasar penghitungan pajak bagi pelaku usaha.
2. Bukti pembayaran PPn
Faktur digunakan sebagai bukti sah bahwa pembeli telah membayar PPn atas barang atau jasa yang diterima, dokumen penting dalam administrasi keuangan dan akuntansi perusahaan.
3. Sarana kredit pajak masukan
Dokumen ini juga berfungsi sebagai tools bagi pengusaha untuk mengajukan kredit pajak masukan, sehingga memungkinkan pelaku usaha untuk mengajukan klaim pajak atas pembelian barang kena pajak untuk kegiatan usahanya.
4. Bukti pungutan pajak untuk transaksi khusus
Invoice menjadi bukti sah atas pungutan pajak, baik itu PPn, PPnBM, maupun pungutan pajak lain seperti pada transaksi impor barang kena pajak yang diproses oleh bea cukai.
5. Bukti transaksi dan penagihan
Faktur juga berfungsi sebagai bukti sah transaksi antara pembeli dan penjual, sehingga dapat digunakan untuk penagihan jika terjadi keterlambatan pembayaran.
6. Referensi pembukuan dan audit
Selain itu, invoice sangat penting sebagai referensi untuk rekonsiliasi, pembukuan laporan keuangan, maupun kebutuhan audit internal serta eksternal perusahaan.
Baca juga: Cara Membuat invoice di Excel, Contoh, dan Formatnya
Komponen-komponen faktur
Setidaknya, terdapat lima belas komponen di dalam sebuah faktur, yaitu:
1. Nomor faktur
Nomor faktur adalah identitas unik setiap invoice yang akan memudahkan Anda dalam melakukan pelacakan, referensi, serta pengarsipan dokumen.
2. Tanggal penerbitan
Tanggal saat invoice dibuat, maka Anda harus menentukan batas waktu pembayaran dan arsip administrasi.
3. Data penjual
Data penjual mencakup nama perusahaan/penjual, alamat, nomor telepon, email, dan informasi kontak lain sebagai identitas pihak yang mengeluarkan invoice.
4. Data pembeli
Data pembeli berisi nama pelanggan atau perusahaan pembeli, alamat, serta kontak yang memudahkan pengiriman dan komunikasi.
5. Deskripsi barang/jasa
Daftar rincian barang atau jasa yang dijual, termasuk nama produk, jumlah, spesifikasi, kode produk, dan keterangan lain yang relevan.
6. Harga satuan
Harga per unit barang atau jasa yang tercantum dalam invoice.
7. Jumlah (kuantitas)
Banyaknya barang atau jasa yang dijual sesuai pesanan.
8. Subtotal
Total harga sebelum pajak dan biaya lain, hasil kali antara harga satuan dan jumlah barang/jasa.
9. Diskon (jika ada)
Potongan harga jika diberikan, biasanya dicantumkan baik dalam persentase maupun nilai nominal.
10. PPn atau pajak lain (jika berlaku)
Nilai pajak yang dikenakan atas transaksi, seperti PPn atau pajak penjualan lain sesuai peraturan.
11. Biaya tambahan/pengiriman (jika ada)
Biaya lain seperti ongkos kirim, asuransi, atau biaya handling yang dibebankan kepada pelanggan.
12. Total pembayaran
Jumlah akhir yang harus dibayar pembeli, yang dihitung dari subtotal setelah dikurangi diskon dan ditambah pajak/biaya lain.
13. Syarat dan batas waktu pembayaran
Ketentuan mengenai kapan dan bagaimana pembayaran harus dilakukan (misal: 30 hari setelah invoice diterbitkan).
14. Informasi rekening atau cara pembayaran
Data bank, nomor rekening, metode pembayaran yang disetujui untuk memudahkan proses transfer.
15. Tanda tangan dan stempel perusahaan (jika perlu)
Sebagai bukti keabsahan dan pengesahan dokumen.
Baca juga: Perbedaan Kwitansi, invoice, Memo, dan Bon
Jenis-jenis faktur
Invoice atau faktur hadir dalam berbagai bentuk sesuai fungsi dan kebutuhan transaksi bisnis. Berikut ini adalah beberapa contoh jenis invoice yang paling umum digunakan:
1. Faktur biasa (standard invoice)
Faktur biasa digunakan untuk transaksi jual beli sehari-hari, berisi daftar barang/jasa yang dibeli, kuantitas, harga, dan total pembayaran. Faktur ini banyak digunakan di toko ritel, grosir, atau bisnis sederhana.
2. Faktur konsuler (commercial invoice)
Commercial invoice digunakan dalam transaksi ekspor-impor antarnegara. Agar sah, faktur ini harus dilegalisasi oleh kedutaan atau kantor konsuler negara tujuan dan memuat detail untuk keperluan bea cukai.
3. Faktur proforma (proforma invoice)
Faktur yang satu ini bersifat sementara dan diberikan sebelum barang atau jasa dikirim sepenuhnya. Biasanya faktur proforma digunakan jika pengiriman barang dilakukan secara bertahap, sebagai bukti awal transaksi sampai invoice final diterbitkan.
4. Faktur penagihan (billing invoice)
Faktur penagihan diterbitkan penjual kepada pembeli secara berkala atau setelah menyelesai pekerjaan/jasa, untuk menagih pembayaran atas barang/jasa yang sudah dikirim atau diselesaikan. Faktur ini banyak digunakan di bisnis jasa dan proyek.
5. Faktur pembelian (purchase invoice)
Dokumen ini diterbitkan oleh pihak penjual namun digunakan oleh pembeli sebagai dasar pencatatan barang atau jasa yang dibeli. Faktur pembelian sangat penting sebagai arsip kontrol pembelian di sisi pembeli.
6. Faktur penjualan (sales invoice)
Faktur penjualan diterbitkan penjual sebagai bukti resmi penjualan barang atau jasa serta dasar pengakuan pendapatan bagi penjual. Faktur ini banyak digunakan untuk laporan penjualan dan pembukuan.
7. Faktur pajak (tax invoice)
Sama seperti namanya, faktur pajak khusus digunakan untuk mencatat transaksi kena pajak. Diperlukan sebagai bukti pungutan dan pembayaran PPn bagi wajib pajak.
Baca juga: Nomor Faktur adalah Kode Seri Sebuah Transaksi, Bagaimana Ketentuannya?
Cara membuat faktur secara sederhana
Membuat faktur tidak harus rumit, Anda bisa memulai dengan langkah-langkah sederhana sehingga tagihan bisnis tetap rapi, jelas, dan profesional.
Berikut panduan mudah cara membuat faktur secara manual:
- Siapkan Data Penjual dan Pembeli: Tulis nama, alamat, dan kontak kedua belah pihak agar transaksi mudah ditelusuri.
- Cantumkan Nomor & Tanggal Faktur: Berikan nomor unik dan tanggal terbit faktur sebagai identitas serta acuan pembayaran.
- Rincikan Barang/Jasa: Sebutkan nama, jumlah, harga satuan, dan total harga setiap barang atau jasa yang dijual.
- Hitung Total Pembayaran: Jumlahkan nilai seluruh barang/jasa, tambahkan pajak atau biaya lain, tulis total akhir yang harus dibayar.
- Sertakan Syarat Pembayaran: Jelaskan batas waktu (misal: 30 hari) serta metode pembayaran yang diinginkan.
- Tanda Tangan atau Stempel: Berikan tanda tangan dan stempel jika diperlukan untuk mengesahkan invoice.
Jika ingin proses yang lebih praktis, pembuatan invoice sekarang bisa dilakukan otomatis menggunakan teknologi.
Accurate Online hadir membantu Anda membuat, mengirim, dan mencatat invoice secara cepat, akurat, serta terintegrasi dengan sistem keuangan lainnya. Coba Accurate Online gratis selama 30 hari dan nikmati kemudahannya langsung untuk bisnis Anda!
Baca juga: Invoice Perorangan: Manfaat dan Cara Membuatnya
Contoh faktur
Setelah memahami pengertian, fungsi, dan komponen penting dalam faktur, kini saatnya melihat seperti apa bentuk invoice yang biasa digunakan dalam dunia bisnis.
Berikut beberapa contoh invoice yang dapat Anda jadikan referensi:
Contoh faktur penjualan
Faktur pembelian
Faktur komersial
Faktur pajak
Faktur penagihan
Faktur proforma
Baca juga: Nota Digital: Kelebihan dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Jadi, itulah tadi pembahasan lengkap tentang faktur. Intinya invoice adalah hal yang sangat penting keberadaannya, terutama dari segi fungsinya, jenisnya dan contohnya dalam bisnis.
Faktur sendiri sebenarnya bisa menjadi bukti dalam kegiatan ekonomi yang terjadi, baik itu faktur pembelian dan invoice penjualan.
Jika Anda pemilik usaha yang terbiasa tidak menggunakan invoice dalam proses penjualan produk yang Anda pasarkan, maka hal ini adalah hal yang sangat keliru, terutama jika nilai barang yang Anda jual bisa terbilang tinggi.
Dengan menggunakan faktur, setiap transaksi yang Anda lakukan berkekuatan hukum yang mengikat sesuai kesepakatan atau aturan yang tertera di invoice tersebut.
Bagi Anda yang saat ini masih membuat faktur dan melakukan pembukuan secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur otomasi dan kostumisasi pembuatan invoice seperti Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi yang memiliki fitur terbaik di Indonesia, tidak hanya fitur pembukuan yang lengkap, dengan menggunakan Accurate Online Anda juga bisa mendapatkan fitur penghitungan dan pelaporan pajak, otomasi pembuatan faktur, payroll, penghitungan aset, pengelolaan stok, dan masih banyak lagi.
Jadi, apalagi yang masih Anda ragukan? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama sebulan melalui tautan pada gambar di bawah ini:
