Memahami Pengertian Sistem Pembukuan Double Entry

Setiap pebisnis tentunya dituntut harus memahami sistem akuntansi dasar.

Selain harus memahami seluruh prinsip dan konsep yang ada di dalamnya, Anda juga harus memahami metode pencatatan transaksi dan keuangan.

Pada umumnya, jenis pencatatan transaski yang paling umum digunakan adalah sistem single entry dan sistem double entry.

Dalam beberapa dekade terakhir, sistem pembukuan double entry atau pencatatan ganda sudah banyak dijelaskan dalam dunia akuntansi.

Pada umumnya, sistem pembukuan double entry ini bisa dimanfaatkan dalam dunia akuntansi ataupun dunia bisnis.

Sistem double entry ini bahkan sudah dijadikan sebagai sistem standar pencatatan keuangan yang digunakan oleh banyak perusahaan, baik itu perusahaan besar maupun kecil.

Pada sistem double entry, seluruh transaksi akan dicatat dalam bentuk debit dan kredit, dan jumlah debit harus selalu sesuai dengan jumlah kredit.

Tapi, beberapa dari Anda mungkin masih ada yang belum memahami tentang sistem pembukuan double entry ini secara mendalam.

Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini kami akan membahas sistem pembukuan double entry secara lengkap untuk Anda.

Sejarah Sistem Pembukuan Double Entry

Sistem double entry pertama kali diperkenalkan dan diterapkan oleh Luca Pacioli, seorang matematikawan dan biarawan Italia, yang sering disebut sebagai “Bapak Akuntansi.”

Pacioli mendokumentasikan metode ini dalam karyanya yang terkenal berjudul “Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalità”, yang diterbitkan pada tahun 1494 di Venesia.

Pacioli tidak mengklaim bahwa dia adalah penemu sistem double entry, tetapi dia adalah orang pertama yang mendokumentasikan dan menyusun prinsip-prinsipnya secara sistematis.

Pacioli menggambarkan bagaimana pembukuan harus dilakukan dalam praktik perdagangan, dengan mencatat setiap transaksi dalam dua buku: satu untuk debit dan satu untuk kredit.

Prinsip dasar dari double entry adalah bahwa setiap transaksi mempengaruhi setidaknya dua akun, menjaga keseimbangan dalam sistem akuntansi.

Jika terjadi penambahan di satu sisi, harus ada pengurangan yang sesuai di sisi lainnya, sehingga total debit selalu sama dengan total kredit.

Baca juga: Awal Mula Sejarah Akuntansi di Dunia dan Indonesia

Apa itu Sistem Pembukuan Double Entry

Sistem double entry atau dalam bahasa Indonesia adalah pencatatan ganda merupakan sebuah konsep transaksi dimana setiap transaksi di dalamnya akan melibatkan minimal dua akun.

Contohnya, bila pada sebuah perusahaan terjadi transkasi pembelian persediaan atau stok secara tunai, maka dalam transaksi tersebut akan terjadi dua pengaruh, yaitu bertambahnya debit persedian dan berkurangnya uang kas atau kredit.

Terciptanya sistem double entry ini adalah guna menjaga keseimbangan atau persamaan akuntansi.

Rumus persamaan akuntansi tersebut adalah:

Liabilitas + Ekuitas = Aset

Jika diperhatikan persamaan tersebut dalam contoh kasus transaksi pembelian persediaan di atas, maka biaya transaksi – liability – akan menimbulkan penurunan ekuitas pemilik perusahaan melalui sistem pencairan uang tunai guna membayar transaksi atas pembelian persediaan stok.

Selain itu, jumlah yang diinput sebagai auditpun harus sesuai dengan yang ditambahkan sebagai kredit di dalam buku besar.

Dalam konsep sistem pembukuan double entry, setiap transaksi akan selalu menghasilkan dua efek yang harus diperhitungkan, atau dikenal dengan prinsip dualitas.

Artinya, meskipun perusahaan mengeluarkan sejumlah uang dari akun perusahan, namun perusahaan akan pendapatkan sesuatu sebagai bentuk imbalan.

Walaupun ada aset yang bisa didapatkan dalam setiap pengeluaran, namun sistem akuntansi hanya akan memberikan penilaian terbatas terkait bagimana perusahaan tersebut mengelola sistem keuangannya.

Setiap transaksi pada double entry juga akan dicatat dalam buku besar, akun buku besar neraca, atau akun buku besar laporan laba rugi, yang mempunyai kolom dalam pembukuan untuk melakukan entri debit dan kredit.

Berikut ini adalah pengertian entri debit dan entri kredit:

• Entri debit adalah pencatatan sistem akuntasi ketika terjadi kondisi dimana adanya pertambahan aset dan biaya, serta penurunan liabilitas dan ekuitas. Dalam akuntansi, akun debit akan berada kolom kiri.
• Entri kredit adalah sistem pencatatan akuntansi yang terjadi karena adanya tambahan liabilitas atau ekuitas, atau adanya penurunan aset dan biaya. Kredit berbanding terbalik dengan debit, posisi kolomnya berada di sisi kanan dalam pembukuan akuntansi.

Baca juga: Perbedaan Sistem Pembukuan Single Entry dan Double Entry

Penerapan Metode Pembukuan Double Entry

Agar bisa di deskripsikan lebih terang lagi tentang sistem pembukuan double entry, berikut ini kami berikan beberapa contoh penerapannya yang sering dilakukan dalam perusahaan:

• Membeli berbagai peralatan dengan menggunakan uang tunai akan menunjukkan debit untuk membeli peralatan dan kredit untuk uang tunai, yang akan berimbas pada penurunan aset perusahaan.
• Jika melakukan penjualan barang dagang secara tunai pada pelanggan, maka debit tersebut adalah kas, dan kreditnya adalah pendapatan.
• Pembayaran tagihan listrik akan dicatat sebagai debit yang letaknya berada di bawah biaya penggunaan, yang selanjutnya akan mampu menghasilkan biaya. Sedangkan kreditnya adalah uang tunai.
• Menerima bunga ketika ada setoran uang ke bank akan menciptakan debit untuk uang tunai yang hendak diterima, sedangkan kreditnya adalah pendapatan keuangan. Artinya, terjadi peningkatan pendapatan pada perusahaan.
• Menerima dana pinjaman dari bank akan menjadi debit atas kas yang sudah diterima, sedangkan kreditnya akan diinput ke rekening sebagai pinjaman bank. Ini artinya, debit mampu menghasilkan peningkatan aset, sedangkan kredit akan mampu meningkatkan liabilitas.
• Pengeluaran biaya yang dilakukan untuk tujuan investasi saham akan menjadi debit, sedangknya kreditnya untuk modal saham yang nantinya akan meningkatkan nilai ekuitas. Itu artinya, debit perusahaan akan mampu menghasilkan aset baru.

Meskipun nampaknya sangat mudah, namun berbagai entri tersebut bisa semakin kompleks saat terdapat lebih dari dua akun yang terlibat.

Baca juga: 10 Prinsip Dasar Akuntansi yang Pebisnis Wajib Tahu

Pengaturan dan Praktek Standar untuk Sistem Double Entry

Dalam suatu pembukuan keuangan bisnis, Anda pun harus membuat daftar yang detail yang biasanya disebut dengan bagan akun.

Pada umumnya, beberapa software akuntansi akan memberikan saran terkait jenis akun yang mungkin akan dibutuhkan oleh bisnis tersebut.

Jika bagan akun ternyata sudah siap, maka bagan akun akan dimanfaatkan sebagai suatu titik referensi pada tiap dua atau lebih akun yang dipilihnya.

Hal tersebut juga akan dimanfaatkan untuk diinput ke transaksi di dalam buku besar.

Sekarang, Anda juga mampu menghapus beberapa akun yang sudah dirasa tidak digunakan dan menambah banyak bagan akun yang Anda rasa berguna.

Pada umumnya, entri pertama akan diisi dengan akun dan jumlah yang harus di debit.

Selanjutnya, kolom berikutnya akan diinput dengan menunjukkan akun serta jumlah yang memang harus dikreditkan.

Pada tiap entri dua baris itu akan dikenal sebagai entri jurnal umum.

Baca juga: Akuntansi Keuangan Daerah: Pengertian, Fungsi, dan Metode Pencatatannya

Cara Melakukan Pembukuan Double Entry

Berikut adalah langkah-langkah cara melakukan pembukuan dengan sistem double entry:

1. Identifikasi Transaksi

Setiap transaksi bisnis harus diidentifikasi dan dianalisis untuk mengetahui akun mana yang terlibat.

Misalnya, pembelian barang dagangan, pembayaran utang, atau penerimaan pendapatan.

2. Tentukan Akun yang Terkena Dampak

Identifikasi dua akun atau lebih yang terpengaruh oleh transaksi. Akun-akun ini bisa termasuk dalam kategori:

• Aset: Kas, Piutang Usaha, Persediaan
• Kewajiban: Utang Usaha, Utang Bank
• Ekuitas: Modal Pemilik, Laba Ditahan
• Pendapatan: Pendapatan Penjualan, Pendapatan Sewa
• Beban: Beban Gaji, Beban Sewa

3. Tentukan Sisi Debit dan Kredit

Setiap transaksi akan memiliki satu akun yang didebit dan satu akun yang dikredit. Debit dan kredit ini harus sesuai dengan jenis akun:

• Aset: Bertambah di sisi debit, berkurang di sisi kredit.
• Kewajiban: Bertambah di sisi kredit, berkurang di sisi debit.
• Ekuitas: Bertambah di sisi kredit, berkurang di sisi debit.
• Pendapatan: Bertambah di sisi kredit, berkurang di sisi debit.
• Beban: Bertambah di sisi debit, berkurang di sisi kredit.

4. Catat Transaksi di Jurnal Umum

Masukkan transaksi ke dalam jurnal umum dengan mencatat tanggal, akun yang didebit, akun yang dikredit, dan jumlah transaksi.

Contoh:

• Transaksi: Pembelian peralatan senilai Rp5.000.000 secara tunai.
• Catatan Jurnal:
  • Debit: Peralatan (Aset) Rp5.000.000
  • Kredit: Kas (Aset) Rp5.000.000

5. Posting ke Buku Besar

Setelah dicatat di jurnal umum, posting entri tersebut ke buku besar.

Buku besar adalah tempat di mana setiap akun memiliki catatannya sendiri yang menunjukkan semua transaksi yang memengaruhi akun tersebut.

Setiap akun akan memiliki kolom debit dan kredit, dan saldo dihitung secara berkelanjutan.

6. Hitung Saldo Akun

Setelah memposting semua transaksi, hitung saldo masing-masing akun di buku besar. Saldo ini akan menunjukkan posisi keuangan bisnis pada saat tertentu.

7. Buat Laporan Keuangan

Setelah semua transaksi dicatat dan diposting, buat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

Laporan ini akan membantu dalam menilai kinerja keuangan bisnis.

8. Lakukan Pengecekan Keseimbangan

Pastikan bahwa total debit sama dengan total kredit. Jika tidak seimbang, berarti ada kesalahan yang perlu diperbaiki.

9. Periksa Kesalahan (Jika Ada)

Jika terdapat ketidakseimbangan atau kesalahan, periksa kembali jurnal dan buku besar untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan tersebut.

Contoh Sederhana:

Transaksi: Penjualan barang tunai senilai Rp10.000.000.

• Jurnal Umum:
  • Debit: Kas (Aset) Rp10.000.000
  • Kredit: Pendapatan Penjualan (Pendapatan) Rp10.000.000
• Buku Besar Kas:
  • Debit Rp10.000.000
  • Saldo Akhir Rp10.000.000
• Buku Besar Pendapatan Penjualan:
  • Kredit Rp10.000.000
    • Saldo Akhir Rp10.000.000

Baca juga: Pengertian Posting dalam Akuntansi dan Cara Melakukannya

Keunggulan Penggunaan Metode Double Entry

Saat ini kebanyakan perusahaan sudah menggunakan metode double entry, hal ini dikarenakan sistem ini memiliki banyak kelebihan dibandingkan sistem single entry.

Apa saja kelebihan metode double entry? Berikut jawabannya

1. Lengkapnya Informasi Transaksi Finansial

Terdapat beberapa jenis transaksi keuangan yang memang tidak mampu memengaruhi kas secara langsung, seperti ketika Anda menjual barang dengan cara kredit.

Maka tentunya akan menambah jumlah piutang sekaligus mengurangi stok persediaan, namun kas akan meningkat bila transaksi sudah sepenuhnya di bayar.

Tetapi, jika hanya berdasarkan pada pencatatan bank, maka Anda bisa kehilangan penilaian atau estimasi yang jelas mengenai transaksi tersebut.

2. Catatan Keuangan Lebih Akurat

Di dalam sistem pembukuan double entry, ada dua keseimbangan yang kedua kolom sisinya berbeda untuk tiap transaksi, yakni kredit dan debit.

Jika nantinya pada akhir tahun ternyata ditemukan ketidak sesuaian antara debit dan kredit, maka kesalahan akan terletak pada persamaan akuntansi dasar atau neracanya.

Tapi, jika Anda menggunakan sistem pembukuan double entry, maka kesalahan pencatatan bisa diminimalisir, karena debit dan kredit akan membuahkan suatu keseimbangan.

3. Meminimalisir Kesalahan

Sistem double entry mempunyai informasi keuangan yang sangat detail dan bisa mendeteksi kesalahan dalam matematika.

Menerapkan metode double entry akan menguntungkan perusahaan Anda karena di dalamnya Anda bisa melacak pendapatan, pengeluaran, liabilitas dan aset.

Dengan adanya sistem double entry, maka perhitungan yang hendak dilakukan akan lebih akurat karena mampu memperlihatkan seluruh saldo akun.

Jika nantinya ada kesalahan, maka akan dilacak kesalahannya karena informasi di dalamnya sangat jelas.

Oleh karena itu, berbagai kesalahan pencatatan keuangan bisa diminimalisir dengan sistem double entry.

4. Mendeteksi Adanya Penipuan

Dengan menerapkan sistem double entry, maka Anda akan lebih mudah dalam mendeteksi kesalahan dan juga penipuan. Sehingga, laporan keuangan Anda akan lebih akurat dan tepat.

Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Pembukuan Keuangan Sederhana

Perbedaan Single Entry dan Double Entry

Single entry dan double entry adalah dua cara dasar pencatatan transaksi keuangan yang berbeda dalam dunia akuntansi, perbedaan antar keduanya yaitu:

Single entry merupakan sistem pencatatan tunggal yang menggunakan metode pencatatan transaksi keuangan yang dilakukan hanya satu kali.

Di dalamnya hanya terdapat daftar transaksi yang mempengaruhi arus kas. Artinya, sistem penerimaan kas akan dianggap sebagai kas masuk, sebaliknya pembayaran kas akan di anggap kas keluar.

Biasanya, sistem single entry dimanfaatkan oleh bisnis kecil yang mana neracanya tidak begitu diperlukan untuk kontrol keuangan maupun kebutuhan pajak.

Sedangkan, double entry atau pencatatan ganda merupakan metode pencatatan transaksi keuangan yang harus dilakukan dua kali, yaitu pada sisi debit dan kredit.

Metode ini dibutuhkan untuk seluruh model bisnis yang harus menghasilkan laba, rugi, dan neraca.

Baca juga: 10 Tips Meningkatkan Kemampuan Akuntansi dengan Kebiasaan Sederhana

Kesimpulan

Dalam mengembangkan suatu bisnis, maka Anda harus pintar dalam mengelola keuangan bisnis secara baik.

Caranya adalah dengan mencatat seluruh keuangan dengan tepat dan akurat.

Nah, dengan memahami pengertian sistem pencatatan keuangan double entry, maka Anda bisa mendapatkan seluruh keunggulan yang sudah lengkap kita bahas di atas.

Tapi, agar Anda bisa mengelola keuangan secara praktis, akurat dan cepat, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: