Surat Penawaran Harga: Pengertian, Jenis, Komponen, dan Contohnya
Surat penawaran harga adalah dokumen yang tak terelakkan bagi produsen, pemasok barang, dan bisnis.
Itulah sebabnya mereka membutuhkan format template surat penawaran harga yang dapat digunakan kembali untuk bisnis mereka.
Template ini nantinya memudahkan bisnis untuk mengedit dan mengirim penawaran harga ke klien potensial secara segera ketika mereka memintanya.
Salah satu hal yang juga memudahkan proses persiapan penawaran adalah memiliki daftar harga tetap untuk barang dan jasa Anda, termasuk diskon dan biaya pengiriman.
Hal ini juga dapat membantu menghilangkan fraud dengan mencegah pekerja menaikkan harga barang dan jasa.
Saat membuat surat penawaran harga, Anda perlu mempertimbangkan jenis bisnisnya, barang yang dijual dan jasa yang ditawarkan serta calon klien.
Surat ini juga harus terstruktur dengan baik dan mudah diedit jika diperlukan.
Berikut adalah pembahasan surat penawaran harga secara lebih mendalam:
Daftar Isi
Pengertian Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga adalah surat berisi harga semua barang yang dijual atau layanan yang ditawarkan oleh suatu bisnis, termasuk perincian harga, diskon, dan waktu implementasi.
Dokumen ini biasanya diedit dan dikirim ke klien potensial sesuai dengan permintaannya untuk barang atau jasa tertentu.
Terkadang surat ini hanya disebut sebagai penawaran harga, pemasok harus menyiapkan penawaran harga dengan mempertimbangkan keuntungan mereka.
Klien terkadang menolak penawaran harga yang Anda berikan dan meminta harga diturunkan.
Oleh karena itu, disarankan untuk menciptakan celah keuntungan yang cukup, sehingga ada ruang untuk penurunan harga.
Namun, jika Anda memiliki harga tetap, penting untuk menyatakan bahwa di suatu tempat di penawaran harga Anda atau lampiran yang dikirim ke klien potensial menjelaskan bahwa harga yang Anda bebankan adalah harga tetap.
Baca juga: Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya
Komponen dalam Surat Penawaran Harga
Menyusun surat penawaran harga yang efektif merupakan langkah penting dalam proses negosiasi bisnis.
Surat ini tidak hanya menyampaikan harga produk atau jasa yang ditawarkan, tetapi juga mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas perusahaan.
Untuk memastikan surat penawaran harga Anda dipertimbangkan secara serius oleh calon pelanggan atau klien, ada beberapa komponen penting yang harus dicantumkan, seperti:
1. Tanggal Penawaran
Tanggal penawaran adalah tanggal pengiriman penawaran.
Penawaran mungkin telah disiapkan oleh penjual beberapa hari sebelum dikirim, tetapi seharusnya hanya memuat tanggal pengiriman ke pembeli.
Tidak seperti saat dikirim secara elektronik, mungkin tidak sampai ke pembeli pada tanggal yang sama jika dikirim secara fisik.
Oleh karena itu, dalam kasus ini disarankan untuk memperpanjang masa berlaku.
2. Tanggal Berlakunya
Hal ini adalah periode validitas penawaran, yaitu tanggal penawaran mulai berlaku hingga selesainya.
Jika bisnis akan melaksanakan proyek untuk perusahaan, masa berlakunya harus waktu penyelesaian proyek yang diproyeksikan.
Untuk produk, pembeli mungkin diberi waktu satu minggu atau lebih untuk menyelesaikan pembelian, ini karena harga barang bisa berubah.
3. Nomor Penawaran
Setiap penawaran yang dikirimkan ke pelanggan harus memiliki nomor unik, yang penting untuk tujuan identifikasi.
Dengan nomor kutipan, Anda dapat dengan mudah melacak setiap kutipan.
Pelanggan mungkin melakukan pemesanan yang sama pada waktu yang berbeda, itulah mengapa ada nomor penawaran unik untuk setiap pesanan agar mudah membedakannya.
4. ID Pelanggan
Mirip dengan nomor penawaran, setiap pelanggan harus memiliki ID pelanggan yang unik.
Dua pelanggan yang berbeda dapat memiliki nama atau pekerjaan yang sama dari lokasi yang sama.
Namun dengan ID pelanggan yang unik, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi pelanggan dengan data serupa.
Hal ini juga dapat berguna untuk klasifikasi pesanan yang tepat, dengan kuncinya adalah ID pelanggan.
5. Alamat Pelanggan
Saat berurusan dengan suatu organisasi, alamat pelanggan harus menjadi alamat resmi organisasi. Dalam hal ini harus diberi judul, dan alamat perusahaan.
Jika perusahaan memiliki cabang yang berbeda, maka harus ditujukan ke cabang yang mengajukan permintaan, masing-masing lokasi pengiriman.
Baca juga: Pengertian Ekonomi Kreatif dan Contoh Usaha di bidang Kreatif
6. Deskripsi proyek / produk
Di bagian ini, Anda menjelaskan setiap produk / proyek yang Anda mulai untuk memberikan detail yang cukup kepada pelanggan tentang apa yang akan dia dapatkan.
Misalnya, uraian untuk satu kantong semen akan mencantumkan nama merek dan ukurannya.
Demikian pula, saat mencantumkan makanan dalam penawaran, perencana acara harus memberikan detail tentang makanan di menu. Misalnya lumpia, bungkus burger dan kentang goreng, dll.
7. Kuantitas
Jumlah setiap item dalam deskripsi juga harus ditambahkan.
Menggunakan contoh makanan yang disorot di atas, jumlah nampan lumpia mungkin 2, sementara kami memiliki 50 / bungkus burger dan kentang goreng.
8. Catatan / Instruksi Khusus
Di sinilah instruksi atau kutipan khusus dapat Anda masukkan. Misalnya:
“Penawaran ini hanya berlaku untuk pembelian yang pembayarannya akan segera dilakukan. Harga tersebut dikenakan biaya pemrosesan 2% untuk periode pembayaran yang diperpanjang.”
9. Syarat & Ketentuan
Ini termasuk poin penting seperti syarat pembayaran, syarat konfirmasi, dll.
10. Orang yang dapat dihubungi
Jika pelanggan membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, narahubung adalah orang yang akan mereka hubungi saya.
Oleh karena itu, penghubung bisa menjadi agen layanan pelanggan atau pimpinan proyek.
Maka dari itu Anda perlu membubuhkan nama dan nomor yang dapat dihubungi selaku penanggungjawab atas penawaran yang diberikan.
Baca juga: Surat Bisnis: Pengertian dan 6 Bagian Penting yang Ada di Dalamnya
Contoh Surat Penawaran Harga
Berikut adalah contoh surat penawaran harga yang baik dan benar, lengkap dengan struktur dan elemen-elemen penting yang harus ada di dalamnya.
1. Surat Penawaran Harga Produk yang Dijual
2. Surat Penawaran Harga Produk dengan Tabel
2. Surat Penawaran Jasa
Template Surat Penawaran Harga
[Logo Perusahaan]
PT. Sukses Selalu
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta 10001
Telp: (021) 123-4567, Email: [email protected]
Jakarta, 2 Agustus 2024
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu [Nama Penerima]|
[Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan Penerima]
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami PT. Sukses Selalu ingin menawarkan produk [Nama Produk] kepada perusahaan Bapak/Ibu.
Produk ini memiliki kualitas terbaik dan telah memenuhi standar industri. Adapun rincian penawaran harga sebagai berikut:
- Nama Produk: [Deskripsi Singkat Produk]
- Harga Satuan: Rp [Harga Satuan]
- Jumlah: [Jumlah Barang]
- Diskon: [Diskon jika ada]
- Total Harga: Rp [Total Harga]
Syarat Pembayaran: Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank ke rekening kami di [Nama Bank], nomor rekening [Nomor Rekening], atas nama [Nama Pemilik Rekening].
Waktu Pengiriman: Barang akan kami kirimkan dalam waktu [Jumlah Hari] hari kerja setelah konfirmasi pembayaran diterima.
Masa Berlaku Penawaran: Penawaran harga ini berlaku sampai dengan tanggal [Tanggal Masa Berlaku].
Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan Bapak/Ibu. Jika ada pertanyaan lebih lanjut atau memerlukan informasi tambahan, jangan ragu untuk menghubungi kami di nomor telepon atau email yang tertera di atas.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Tanda Tangan]
Baca juga: Pengertian Surat Kerjasama Usaha dan Contoh Pembuatannya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai surat penawaran harga lengkap beserta contohnya.
Jika Anda kesulitan membuat surat penawaran setiap kali Anda ingin melakukan penjualan, gunakanlah software akuntansi.
Anda dapat menggunakan Accurate Online yang memiliki fitur penawaran pembelian dan penjualan yang bisa mempercepat proses penawaran Anda kepada konsumen.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia dengan fitur terlengkap dan harga terjangkau.
Anda juga bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
