Poin penting
- Close order adalah batas waktu penerimaan pesanan yang ditetapkan bisnis untuk membantu mengatur proses produksi, pengiriman, dan menjaga kualitas layanan kepada pelanggan.
- Penerapan close order membantu bisnis menghindari overload pesanan, menjaga kualitas produk, mengatur stok, serta memastikan seluruh pesanan dapat diproses tepat waktu.
- Waktu close order sebaiknya disesuaikan dengan kapasitas operasional, pola pesanan pelanggan, proses produksi.
- Kelola close order tanpa ribet dengan aplikasi kasir Accurate POS! Semua pesanan tercatat otomatis dan stok lebih terkontrol. Konsultasikan kebutuhan kasirmu sekarang juga!
Pernah melihat unggahan toko online atau bisnis kuliner yang menuliskan “Close Order Jam 17.00” atau “Pesanan ditutup hari ini pukul 20.00”?
Istilah tersebut sangat umum digunakan dalam dunia bisnis, terutama pada usaha yang menerima banyak pesanan setiap hari.
Bagi pelanggan, close order menjadi informasi penting karena menentukan batas waktu pemesanan.
Sementara bagi pebisnis, penerapan close order membantu mengatur kapasitas produksi, pengiriman, hingga kualitas layanan kepada pelanggan.
Karena itu, memahami arti close order dan menentukan waktu yang tepat untuk menerapkannya menjadi hal yang penting agar operasional bisnis tetap berjalan lancar.
Apa itu close order?
Close order adalah kondisi ketika penjual menghentikan sementara penerimaan pesanan dalam periode tertentu.
Dengan kata lain, pelanggan sudah tidak bisa lagi melakukan pemesanan setelah batas waktu yang ditentukan oleh penjual.
Dalam praktik bisnis, close order biasanya diterapkan untuk memberikan waktu kepada tim operasional dalam memproses pesanan yang sudah masuk.
Cara ini banyak digunakan oleh bisnis kuliner, toko online, bakery, florist, jasa katering, hingga usaha berbasis produksi pesanan.
Close order juga merupakan kebalikan dari open order. Jika open order menandakan penjual sedang menerima pesanan, maka close order menunjukkan bahwa periode penerimaan pesanan telah ditutup.
Penerapan close order bukan berarti bisnis berhenti beroperasi. Sebaliknya, strategi ini justru membantu bisnis menjaga kualitas layanan, menghindari penumpukan pesanan, dan memastikan seluruh order dapat diproses tepat waktu.
Baca juga: Mengenal Arti Orderan dalam Bisnis dan Cara Mengelolanya
Mengapa bisnis perlu menerapkan close order?
Setiap bisnis memiliki alasan yang berbeda dalam menerapkan close order.
Namun secara umum, tujuan utamanya adalah menjaga kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan.
Beberapa alasan yang paling umum antara lain:
- Menghindari pesanan melebihi kapasitas produksi.
- Memberikan waktu bagi tim untuk memproses order yang sudah masuk.
- Menjaga kualitas produk tetap konsisten.
- Mengatur jadwal pengiriman agar lebih terorganisir.
- Mengurangi risiko keterlambatan pesanan.
- Membantu pengelolaan stok dan bahan baku.
Semakin besar volume pesanan yang diterima, semakin penting pula pengaturan close order dalam operasional bisnis.
Baca juga: Apa itu Open Order? Kelebihan, Kekurangan, dan Contohnya
Tips mengatur waktu close order
Tidak ada aturan baku mengenai kapan bisnis harus melakukan close order.
Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar penerapannya tidak mengganggu penjualan maupun kepuasan pelanggan.
1. Sesuaikan dengan kapasitas operasional
Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah kemampuan tim dalam memproses pesanan.
Jika dalam sehari bisnis hanya mampu menyelesaikan 200 pesanan, maka close order dapat diterapkan ketika kapasitas tersebut hampir terpenuhi. Dengan begitu, kualitas pelayanan tetap terjaga.
2. Analisis pola pesanan pelanggan
Perhatikan jam-jam ketika pesanan paling banyak masuk.
Misalnya, bisnis makanan biasanya menerima lonjakan pesanan menjelang jam makan siang dan makan malam.
Data tersebut dapat digunakan untuk menentukan batas waktu close order yang paling efektif.
3. Berikan informasi secara jelas
Pelanggan perlu mengetahui kapan periode pemesanan ditutup.
Karena itu, pastikan informasi close order dicantumkan pada media sosial, marketplace, website, atau aplikasi pemesanan agar tidak menimbulkan kebingungan.
4. Gunakan sistem pencatatan pesanan yang rapi
Kesalahan pencatatan sering terjadi ketika jumlah order meningkat drastis.
Menggunakan aplikasi kasir atau POS dapat membantu mencatat pesanan secara otomatis sehingga tim lebih mudah memantau jumlah order yang sudah masuk sebelum close order diberlakukan.
5. Pertimbangkan waktu produksi
Bagi bisnis yang memproduksi barang sendiri, waktu close order sebaiknya disesuaikan dengan proses produksi.
Semakin kompleks proses pembuatan produk, semakin awal pula batas waktu pemesanan yang perlu diterapkan.
6. Evaluasi secara berkala
Waktu close order yang efektif hari ini belum tentu tetap efektif beberapa bulan ke depan.
Karena itu, lakukan evaluasi rutin berdasarkan jumlah pesanan, kapasitas tim, dan kebutuhan operasional bisnis.
Baca juga: Perencanaan Produksi: Tujuan, Fungsi, Jenis, Tahapan
Waktu terbaik untuk close order
Waktu close order dapat berbeda pada setiap jenis usaha. Berikut beberapa contoh yang umum digunakan oleh berbagai bisnis.
1. Setelah kapasitas harian terpenuhi
Banyak bisnis menerapkan close order ketika jumlah pesanan sudah mencapai batas maksimal yang mampu diproses pada hari tersebut.
Strategi ini umum digunakan oleh bakery, katering, dan usaha makanan rumahan.
2. Beberapa jam sebelum operasional berakhir
Restoran dan bisnis kuliner biasanya menutup pesanan sekitar 30 menit hingga 2 jam sebelum jam tutup.
Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi tim dapur untuk menyelesaikan seluruh pesanan yang masih berjalan.
3. H-1 sebelum hari pengiriman
Bisnis yang menjual produk custom atau membutuhkan proses produksi khusus sering menerapkan close order satu hari sebelum jadwal pengiriman.
Cara ini membantu memastikan seluruh pesanan dapat dipersiapkan dengan baik.
4. Menjelang periode ramai
Saat memasuki momen tertentu seperti Lebaran, Natal, Tahun Baru, atau Hari Valentine, banyak bisnis menerapkan close order lebih awal karena tingginya permintaan.
Dengan begitu, pesanan yang sudah masuk tetap bisa diselesaikan tepat waktu.
5. Berdasarkan jadwal produksi
Pada bisnis manufaktur atau usaha berbasis produksi, close order sering mengikuti jadwal produksi yang sudah ditentukan sebelumnya.
Setelah periode pemesanan ditutup, tim dapat fokus memproduksi seluruh pesanan tanpa terganggu oleh order baru yang terus masuk.
6. Saat stok mendekati habis
Close order juga dapat dilakukan ketika stok produk atau bahan baku mulai menipis.
Strategi ini membantu bisnis menghindari overselling yang berpotensi mengecewakan pelanggan.
Baca juga: Peran dan Tanggung Jawab Admin Kasir dalam Meningkatkan Efisiensi Operasional
Kesalahan yang sering terjadi saat menerapkan close order
Meski terlihat sederhana, banyak bisnis yang masih melakukan kesalahan dalam menerapkan close order.
Beberapa di antaranya adalah:
- Tidak memberikan informasi close order kepada pelanggan.
- Menentukan batas waktu yang terlalu mendadak.
- Tidak memperhitungkan kapasitas tim operasional.
- Tetap menerima pesanan setelah close order diumumkan.
- Mengelola pesanan secara manual sehingga mudah terjadi kesalahan pencatatan.
Kesalahan tersebut dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, penurunan kualitas layanan, hingga berkurangnya kepercayaan pelanggan.
Baca juga: Pelayanan Prima: Konsep dan Cara Menghadirkannya dalam Bisnis
Perbedaan close order dan open order
Istilah close order sering disandingkan dengan open order karena keduanya saling berkaitan.
Open order adalah kondisi ketika penjual sedang membuka dan menerima pesanan dari pelanggan.
Sementara itu, close order adalah kondisi ketika periode penerimaan pesanan telah ditutup sehingga pelanggan tidak dapat melakukan pemesanan baru.
Sederhananya, open order menandakan bisnis siap menerima pesanan, sedangkan close order menandakan batas waktu pemesanan telah berakhir.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Kasir Terbaik untuk Bisnis
Kelola close order lebih mudah dengan Accurate POS
Mengatur close order akan lebih mudah jika seluruh pesanan tercatat secara otomatis dalam satu sistem.
Dengan Accurate POS, Anda dapat memantau order yang masuk secara real-time, mengelola transaksi lebih rapi, dan mengurangi risiko pesanan terlewat saat volume order sedang tinggi.
Tidak hanya membantu pencatatan pesanan, Accurate POS juga dilengkapi fitur manajemen stok, laporan penjualan, pembayaran digital, hingga integrasi dengan Accurate Online untuk mempermudah pengelolaan bisnis secara menyeluruh.
Coba gratis Accurate POS sekarang dan rasakan kemudahan mengelola open order maupun close order dalam satu aplikasi yang terintegrasi!
