Bagaimana Cara Menulis Email Proposal Bisnis? Berikut Pembahasan dan Contohnya

Email proposal bisnis adalah dokumen penjualan persuasif yang dikirim ke klien untuk mendapatkan bisnis. Mempelajari cara menulis proposal bisnis yang efektif sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan Anda.

Email proposal bisnis bisa dalam berbagai bentuk dan dapat dikirim ke klien baru atau yang sudah ada untuk mendukung pertumbuhan pendapatan. Pada artikel ini, kami menjelaskan cara menulis email proposal bisnis yang sukses.

Apa ituEmail Proposal Bisnis?

Email proposal bisnis adalah surat yang dikirim pada tahap awal hingga pertengahan jalur penjualan. Jenis proposal ini paling umum dalam transaksi bisnis-ke-bisnis atau B2B.

Proposal bisnis mungkin dikirim setelah calon klien setuju untuk meninjau persyaratan dalam transaksi penjualan. Ini disebut proposal bisnis yang diminta. Email proposal bisnis yang diminta dapat berupa dokumen penjualan yang berdiri sendiri atau digunakan untuk memenuhi permintaan penawaran, penelitian, atau proposal hibah.

Email proposal bisnis juga bisa menjadi titik kontak pertama dengan pembeli. Dalam kasus ini, ini adalah proposal bisnis yang tidak diminta.

Disisi lain, email proposal bisnis harus efektif jika akan mengembangkan bisnis Anda. Proposal yang berhasil memiliki pendahuluan yang kuat dengan pernyataan objektif yang jelas, secara ringkas menguraikan apa yang sedang diusulkan, mengikuti format email proposal dan memerlukan pengakuan dari kedua belah pihak.

Baca juga: Intrapreneurship adalah Budaya Kerja yang Mampu Meningkatkan Inovasi Karyawan

Cara Menulis Draft Email Propsal Bisnis

Pertimbangkan email proposal bisnis Anda sebagai promosi penjualan. Apa yang perlu Anda sertakan dalam draf ini untuk melakukan penjualan? Pertama, harus meyakinkan. Kedua, email proposal bisnis juga harus menggambarkan secara akurat apa yang ditawarkan.

Buat draf email proposal bisnis Anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Lengkapi persona pembeli

Persona pembeli adalah dokumen yang mencakup hal-hal seperti informasi demografis pembeli, nilai, dan faktor motivasi. Pertimbangkan dengan tepat untuk siapa Anda menulis proposal bisnis.

Menentukan persona pembeli akan membantu Anda memutuskan beberapa elemen penting, seperti nada, tingkat formalitas yang diharapkan, dan konten penjualan.

Salah satu cara untuk menciptakan persona pembeli adalah dengan mewawancarai klien yang sudah ada. Misalnya, Anda dapat mengirim survei email ke klien.

Dalam survei, Anda dapat mengumpulkan informasi demografis pribadi yang memberi tahu Anda lebih banyak tentang siapa pengambil keputusan pembelian di antara basis klien Anda dalam hal usia, jenis kelamin, dan pekerjaan.

Jangan sampai Anda melakukan kesalahan, misalnya menargetkan email Anda pada direktur pemasaran ketika orang-orang yang memutuskan untuk membeli dari Anda sebenarnya adalah kepala eksekutif.

Banyak sumber daya saat ini mendapatkan informasi pengguna yang ditargetkan dari platform media sosial populer. Bagaimanapun Anda memilih untuk meneliti klien Anda, gunakan informasi yang Anda kumpulkan untuk menulis deskripsi pembeli secara umum. Itulah kepribadian pembeli Anda.

Deskripsi ini harus dipertimbangkan dalam semua komunikasi penjualan Anda dengan target audiens dan audiens identik lainnya, terkadang disebut audiens serupa.

Baca juga: Apa itu Evaluasi Bisnis? Berikut Pengertian, Jenis, dan Contohnya

2. Melakukan analisis kebutuhan

Teliti informasi apa pun yang relevan dengan klien spesifik yang Anda targetkan dengan proposal Anda. Ini disebut sebagai analisis kebutuhan. Idealnya, selama analisis kebutuhan, Anda memiliki kesempatan untuk duduk dengan klien potensial dan mengajukan pertanyaan kepada mereka.

Salah satu contoh pertanyaan analisis kebutuhan adalah, “Jika Anda dapat mengayunkan tongkat ajaib dan memecahkan satu masalah dalam bisnis Anda, apakah itu?”

Contoh pertanyaan lain mungkin, “Bayangkan kita memecahkan masalah yang Anda sebutkan sebelumnya. Berapa banyak waktu, uang, dan sumber daya lain yang dapat menyelamatkan bisnis Anda?”

Tujuan mengajukan pertanyaan ini adalah untuk mendapatkan informasi yang dapat ditindaklanjuti dalam membuat proposal Anda. Jika Anda mengirim proposal yang tidak diminta atau memenuhi permintaan proposal, Anda mungkin hanya memiliki akses ke informasi dalam jumlah terbatas.

Penelitian analisis kebutuhan Anda kemudian harus mencakup berbicara dengan orang lain dalam jaringan Anda yang dapat memberi tahu Anda tentang kebutuhan klien potensial Anda, jika sesuai. Anda juga dapat menghabiskan waktu online untuk mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan sehingga Anda dapat mengantisipasi masalah mereka dan memberikan solusi.

Baca juga: Surat Izin Tempat Usaha: Pengertian, Cara Membuat, Syarat dan Perbedaannya dengan Siup

3. Fokus pada tujuan dan waktu Anda

Email proposal bisnis Anda harus dimulai dengan pernyataan yang objektif. Dalam konteks yang lebih formal, ini akan menjadi ringkasan eksekutif. Email proposal bersifat unik karena tidak memerlukan ringkasan eksekutif, tetapi Anda tetap harus memperjelas tujuan Anda di bagian atas email.

Untuk mengetahui tujuan proposal Anda, pertimbangkan pertanyaan berikut:

• Apa yang dibutuhkan klien?
• Masalah klien apa yang diselesaikan proposal ini?
• Bagaimana solusi Anda merupakan jawaban yang tepat untuk masalah klien?

Contoh: “Tujuan Bizzy Commercial Floor Care dalam mengirimkan proposal ini adalah untuk mengurangi biaya layanan pembersihan lantai oleh PT ABC sebesar 15% hanya dengan menggunakan tenaga kerja langsung.”

Pernyataan objektif ini memecahkan dua masalah bagi PT ABC. Pertama, mengurangi biaya perawatan lantai klien, dan kedua, memastikan standar kualitas terpenuhi dengan tidak mengalihdayakan tugas pembersihan.

Pernyataan objektif yang baik akan menciptakan intrik di bagian atas email, terutama untuk proposal yang tidak diminta di mana Anda memiliki sedikit atau tidak ada hubungan sama sekali dengan klien potensial.

Anda juga harus memikirkan timeline proyek. Dalam kasus Bizzy Commercial Floor Care, mereka mungkin memerlukan 30 hari untuk menyewa tenaga kerja untuk menajalin kerja sama dengan PT ABC, dan jangka waktu perjanjian bisa enam bulan, satu tahun, atau bulan ke bulan. Ini semua adalah poin yang harus dipertimbangkan dan disertakan di awal proses email proposal bisnis.

Baca juga: Mengenal Bisnis Food Truck dan Tips Sukses Membangunnya

4. Garis besar dari isi proposal

Dengan tujuan dan garis waktu umum yang diputuskan, poin dan isi yang memungkinkan Anda untuk masuk ke detail tentang bagaimana proyek akan dieksekusi.

“Ruang lingkup” adalah istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan siapa, apa, di mana, kapan, bagaimana dan mengapa proposal:

• Siapa: Siapa yang akan mengerjakan proyek? Ini termasuk pemangku kepentingan, manajer akun dan tenaga kerja. Siapa yang akan menjadi titik kontak utama untuk klien? Siapa yang akan mengirimkan produk atau layanan?
• Apa: Apa yang akan disampaikan? Berapa biaya proyek? Apa syarat pembayaran? Tugas apa yang akan diminta dari klien? Tanggung jawab apa yang akan Anda ambil?
• Di mana: Di mana proyek akan berlangsung?
• Kapan: Kapan produk atau layanan akan dikirimkan? Apakah ini berulang sesuai jadwal atau pengiriman satu kali? Kapan klien dapat mencapai layanan pelanggan jika ada masalah?
• Bagaimana: Bagaimana masalah dikomunikasikan? Bagaimana proyek akan dilaksanakan? Jika berulang, berapa kali? Bagaimana Anda akan memastikan Anda memenuhi standar klien?
• Mengapa: Mengapa pelanggan harus bekerja dengan Anda? Mengapa Anda memilih produk atau layanan ini sebagai solusi untuk masalah klien?

5. Sertakan angka biaya

Agar proposal menjadi efektif, klien harus dapat mengakui dan menyetujui biayanya.

Gunakan informasi yang telah Anda kumpulkan untuk menawarkan harga dalam proposal Anda. Jika Anda memiliki kesempatan untuk melakukan analisis kebutuhan di mana Anda berbicara dengan klien, Anda mungkin sudah mengetahui biaya yang diinginkan klien.

Namun, dengan memperkirakan biaya tenaga kerja dan pengeluaran bisnis lainnya, Anda dapat menghasilkan harga yang menguntungkan Anda dan pelanggan.

Baca juga: Nilai Pasar: Pengertian, Pernyataan, Cara Hitung dan Pendekatannya

Contoh Email Proposal Bisnis

Gunakan contoh email proposal bisnis ini untuk membuat email Anda sendiri:

Salam Pak Paulus,

Nama saya Budi Ahmad, dan saya adalah manajer pengembangan bisnis di Bizzy Commercial Floor Care. Tujuan saya mengirimkan proposal email ini adalah untuk mengurangi biaya layanan pembersihan lantai di PT ABC sebesar 15% hanya dengan menggunakan tenaga kerja langsung. Kami dapat melakukannya dalam waktu 60 hari sejak proposal diterima.

Berikut adalah bagaimana transisi akan diterapkan:

Pertama, Bizzy Commercial Floor Care akan mempekerjakan tenaga kerja untuk bekerja di semua 36 toko dan cabang PT ABC dalam waktu 30 hari.

Dalam 60 hari, kami akan memberikan layanan pembersihan setiap malam, termasuk penggosokan dan penggosokan lantai, perlengkapan debu dan pemolesan yang tinggi.

Kami akan melakukan ini dalam semalam, tujuh hari seminggu, dan PT ABC akan memiliki akses ke saluran layanan pelanggan yang tersedia untuk mereka hubungi kapan saja jika ada masalah. Saya akan menjadi titik kontak utama Anda selama proses ini.

Kami di Bizzy Commercial Floor Care percaya ini akan menyelesaikan masalah yang Anda diskusikan dalam pertemuan kami jika Anda bersedia.

Pertama, Anda mengatakan bahwa Anda memiliki standar kualitas perusahaan yang harus terpenuhi, tetapi Anda juga ingin mengurangi biaya. Kami menawarkan layanan kami seharga 500 ribu per hari dan akan melanjutkan layanan secara berkelanjutan.

Terima kasih atas waktu Anda. Saya akan menindaklanjuti dalam satu hari kerja jika saya belum mendengar kabar dari Anda lebih awal,

Budi Ahmad
Manajer Pengembangan Bisnis
0822-1234-6578

Baca juga: Apa itu Gantt Chart? Berikut Pengertian, Jenis dan Kegunaannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap dan contoh mengenai email proposal bisnis, yang mungkin bisa Anda gunakan pada penawaran layanan dari bisnis Anda kedepannya.

Hal yang harus Anda pahami sebelum melakukukan pengiriman email ke calon klien atau prospek Anda adalah dengan memastikan kebutuhan mereka dan masalah yang mereka alami. Pastikan juga Anda:

• Menyertakan persona pembeli Anda, analisis kebutuhan, tujuan, garis waktu, ruang lingkup proposal, dan biaya.
• Pastikan email Anda profesional dan mudah dibaca termasuk semua informasi yang diminta oleh penerima.
• Sertakan langkah selanjutnya yang diperlukan atau ajakan bertindak yang meminta tindakan tertentu dari audiens Anda.

Hal yang tak kalah penting dan harus dilakukan dalam bisnis adalah melakukan pembukuan agar semua biaya dan pendapatan perusahaan Anda tercatat dengan baik. Gunakanlah sistem pembukuan terbaik agar Anda bisa dengan mudah memantau kesehatan finansial kapanpun dan dimanapun Anda mau dan mengurangi kesalahan dalam pencatatan keuangan.

Anda bisa menggunakan software akuntansi Accurate Online yang sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun dan dipercaya lebih dari 350 pengguna dari berbagai bisnis di Indonesia.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud dengan harga terjangkau yang bisa Anda coba selama 30 hari secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini: