Apa itu Visitor Management System? Ini Pengertian dan Sederet Manfaatnya!

Sebagian dari Anda pasti masih ada yang awam dengan visitor management system. Sistem manajemen yang satu ini memang lebih sering digunakan pada perusahaan-perusahaan besar. Namun, bukan tidak mungkin bagi Anda untuk bisa menerapkan sistem tersebut.

Nah pada kesempatan kali ini, kami sudah merangkum berbagai hal yang harus Anda ketahui bila Anda tertarik untuk menerapkan visitor management system dan deretan manfaat penting di dalamnya.

Apa itu Visitor Management System?

Pada dasarnya, VSM atau visitor management system adalah teknologi yang digunakan agar bisa menelusuri pengunjung yang memasuki kantor perusahaan Anda. Para pengunjung tersebut bisa dari pelanggan Anda, kurir, kontraktor, calon karyawan, konsultan, atau keluarga Anda. Jadi, sistem ini akan menelusuri para pengunjung yang memang bukan karyawan penuh dari perusahaan Anda.

Sistem tersebut akan menggantikan pendataan pengunjung konvensional dengan menggunakan media yang lebih mudah untuk diakses dengan informasi akes pengunjung ke kampus, bangunan, ataupun fasilitas lainnya.

Sistem ini juga akan meminta para pengunjung untuk bisa melakukan log-in jika ingin memasuki bangunan utama, karena mereka akan mempunyai suatu kartu tanda pengenal yang akan menjamin keamanan perusahaan Anda.

Baca juga: Apa yang Dimaksud Dengan Peril? Ini Penjelasannya!

Apa Saja Manfaat Visitor Management System?

Dengan menggunakan metode pendataan dan juga pengelolaan pengunjung berbasis teknologi, maka sistem VSM ini akan memberikan manfaat yang sebelumnya belum pernah ada. Secara umum, VSM ini akan meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Berikut ini ulasan lengkapnya.

1. Meningkatkan Kenyamanan di Lingkungan Kerja

Prioritas utama dalam suatu organisasi adalah keamanan dari fasilitas, lingkungan kerja dan juga para pekerjanya. Perusahaan akan bisa memperoleh keamanan tersebut dengan mengaplikasikan visitor management system. Pasalnya, sistem ini akan menjamin tidak adanya gangguan dari setiap pihak yang tidak bertanggung jawab.

Bila tingkat keamanan ini sudah terwujud, maka berbagai manfaat lain seperti lingkungan yang nyaman saat berdiskusi dengan klien pun akan bisa dicapai. Selain itu, karyawan juga akan merasa lebih aman dan bisa melakukan interaksi dengan suasana yang menyenangkan dengan para pengunjung serta klien.

2. Menciptakan Reputasi yang Bagus

Manfaat selanjutnya adalah perusahaan bisa menciptakan reputasi brand yang lebih baik. Penggunaan visitor management system akan bisa menciptakan kepercayaan dan ketergantungan yang mutual antara pihak karyawan dan pihak pengunjung.

Pengunjung pun nantinya akan lebih terkesan saat memasuki kantor Anda, karena sudah dibekali dengan sistem keamanan yang ketat saat mereka masuk dan keluar kantor. Sehingga, brand Anda akan mempunyai impresi yang lebih baik.

Baca juga: Data Diskrit: Pengertian Dan Perbedaannya Dengan Data Kontinyu

3. Pengontrolan Lingkungan Kerja yang Efisien

Visitor management system akan membuat kontrol di dalam lingkungan kerja menjadi lebih efisien, pasalnya setiap orang yang berada di fasilitas kantor akan terdeteksi melalui sistem pendaftaran pengunjung.

Dengan adanya penerapan visitor management system, pihak manajemen bisa memantau pengunjung secara lebih mudah. Bila nantinya terjadi situasi yang genting seperti bencana alam pun, proses dan strategi evakuasi akan lebih mudah untuk dilakukan karena sistem ini bisa diakses lewat perangkat apa saja.

4. Keamanan Lingkungan Kerja

Setiap pebisnis perusahaan seringkali dihantui dengan spionase. Untuk itu, pencegahan pencurian atau kerusakan di dalam lingkungan industri harus dilakukan. Hal tersebut juga yang menjadi alasan kenapa visitor management system diciptakan.

Sistem ini mempunyai tab terbuka yang berguna untuk memantau para pengunjung terdaftar dengan tanda pengenalnya. Selain bisa mengantisipasi pencurian di lingkungan kerja, karyawan pun nantinya bisa semakin lebih awas ketika berada di lingkungan kerjanya.

5. Lebih Hemat Biaya

Visitor management system tergolong lebih ramah dan lebih efisien daripada keamanan yang menggunakan teknologi pemindai. Salah satu keunggulan dari sistem ini adalah lebih fleksibel dan mempunyai skalabilitas yang sangat tinggi.

Selain itu, Anda pun bisa memilih fitur yang hanya dibutuhkan oleh perusahaan Anda saja. Artinya, dengan mengeluarkan biaya yang terjangkau, Anda bisa memperoleh sistem yang akan meningkatkan tingkat efektivitas dari bisnis Anda.

Baca juga: Mengenal Tujuan dan Manfaat dari Peraturan Omnibus Law

Penutup

Dengan banyaknya manfaat dari visitor management system, sudah menjadi sangat jelas bahwa sistem ini mampu memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan Anda.

Namun, selain visitor management system, hal penting lainnya yang harus Anda pertimbangkan adalah penggunaan aplikasi bisnis, seperti Accurate Online.

Aplikasi yang dibuat dengan sistem keamanan yang ketat ini akan membantu Anda dalam mengelola bisnis secara lebih mudah. Accurate Online mampu mencatat setiap transaksi bisnis secara otomatis dan Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara akurat.

Selain itu, Accurate Online pun di desain dengan tampilan dashboard yang sangat sederhana, sehingga siapa saja bisa menggunakan aplikasi ini secara mudah, bahkan untuk Anda yang masih awam sekalipun.

Aplikasi yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia dan telah mendapatkan penghargaan TOP Brand Award dari sejak tahun 2016 lalu ini juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur bisnis lain yang akan mempermudah Anda mengembangkan bisnis. Beberapa diantaranya adalah fitur penjualan dan pembelian, fitur manajemen persediaan, fitur perpajakan, fitur cost and profit center, dan masih banyak lagi.

Lebih menariknya lagi, seluruh kelebihan dan fitur bisnis luar biasa yang dihadirkan oleh Accurate Online bisa Anda nikmati dengan mengeluarkan biaya investasi yang sangat terjangkau, yakni sekitar 200 ribuan rupiah saja perbulannya. Bahkan, Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari melalui tautan gambar di bawah ini.