Saas Adalah Software Berbasis Cloud yang Semakin Populer

Software as a service atau SaaS adalah suatu pilihan yang tepat untuk perusahaan yang ingin mengurangi biaya perawatan dan juga pemeliharaan perangkatnya.

Kenapa? karena SaaS akan membantu perusahaan dalam memperoleh pelayanan yang maksimal dari penyedia jasa tersebut.

Lalu, apa sebenarnya SaaS itu? Nah, pada kesempatan kali ini kami akan menjelaskan tentang SaaS secara mendalam khusus untuk Anda.

Pengertian SaaS

Dilansir dari laman Techradar, SaaS (software as a service) adalah suatu perangkat lunak yang bisa dijadikan sebagai suatu layanan yang sifatnya online.

Selain itu, SaaS adalah layanan yang dibuat dengan basis komputasi awan atau cloud computing.

Saat Anda menggunakan layanan SaaS, maka Anda hanya perlu menggunakan aplikasi tersebut tanpa perlu lagi memahami berbagai hal teknis yang ada pada layanan tersebut, seperti penyimpanan data, server, dan juga pengelolaan perangkat yang ada di dalamnya.

SaaS bisa Anda akses melalui browser dan menggunakan akun yang terdaftar pada aplikasi tersebut.

Layanan ini mampu mengakses program melalui internet tanpa harus di install terlebih dahulu di perangkat komputer atau laptop Anda.

Baca juga: Mail Server adalah Program Penting untuk Jaringan Email Anda

Karakteristik SaaS

Agar bisa memahami apakah suatu layanan dibuat dengan basis SaaS, maka Anda bisa mengetahui karakteristik dari SaaS.

Beberapa karakteristik dari SaaS adalah sebagai berikut:

1. Berbasis Cloud

Aplikasi SaaS di-hosting di server cloud penyedia layanan dan diakses melalui internet. Pengguna tidak perlu menginstal perangkat lunak di perangkat mereka.

2. Aksesibilitas Global

SaaS memungkinkan akses dari mana saja dan kapan saja, selama ada koneksi internet. Ini memudahkan pengguna yang mobile atau bekerja dari berbagai lokasi.

3. Model Berlangganan

SaaS biasanya ditawarkan melalui model berlangganan bulanan atau tahunan, yang mencakup biaya penggunaan aplikasi, pemeliharaan, dan pembaruan perangkat lunak.

4. Skalabilitas

Layanan SaaS mudah diskalakan sesuai kebutuhan bisnis. Pengguna dapat menambah atau mengurangi jumlah pengguna, fitur, atau kapasitas penyimpanan dengan cepat dan mudah.

5. Pembaruan Otomatis

Penyedia SaaS secara rutin memperbarui perangkat lunak dengan fitur baru, perbaikan bug, dan patch keamanan tanpa memerlukan intervensi pengguna.

Ini memastikan pengguna selalu memiliki versi perangkat lunak terbaru.

6. Manajemen dan Pemeliharaan

Semua aspek manajemen infrastruktur, pemeliharaan, dan keamanan ditangani oleh penyedia SaaS. Pengguna tidak perlu mengelola server, penyimpanan, atau perangkat keras.

7. Integrasi Mudah

Banyak aplikasi SaaS dirancang untuk integrasi yang mudah dengan sistem lain melalui API (Application Programming Interface).

Ini memungkinkan aliran data yang mulus antara aplikasi yang berbeda.

8. Akses Multi-Platform

SaaS dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk komputer desktop, laptop, tablet, dan smartphone. Hal ini meningkatkan fleksibilitas dan produktivitas pengguna.

9. Pengukuran Penggunaan

Penyedia SaaS biasanya menyediakan alat untuk memantau dan menganalisis penggunaan aplikasi.

Ini membantu organisasi memahami cara aplikasi digunakan dan mengambil keputusan berdasarkan data.

10. Keamanan dan Kepatuhan

Penyedia SaaS sering memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data pengguna, termasuk enkripsi data, kontrol akses yang ketat, dan kepatuhan terhadap standar dan regulasi industri seperti GDPR atau HIPAA.

Karakteristik-karakteristik ini membuat SaaS menjadi pilihan populer bagi banyak organisasi, karena menawarkan fleksibilitas, efisiensi, dan pengurangan biaya manajemen infrastruktur TI.

Keuntungan dan Manfaat dari Menggunakan SaaS

1. Menghemat waktu

SaaS adalah layanan yang diberikan dengan bentuk software, sehingga akan lebih menghemat berbagai hal waktu untuk perusahaan.

Bentuk penghematan waktu ini akan dirasakan dari mudahnya proses instalasi sampai adanya kerusakan pada software tersebut.

Hal ini tentunya berbeda dengan penggunaan perangkat yang dikelola secara mandiri, diperlukan waktu khusus untuk melakukan proses instalasi.

Sehingga, akan mengganggu dan bahkan mampu menghentikan kegiatan operasional perusahaan. Untuk itu, SaaS mampu menjawab permasalahan yang fatal tersebut.

Karena proses instalasi, perbaikan dan juga pemeliharaan bisa dilakukan dari jarak jauh tanpa perlu mengganggu kegiatan operasional perusahaan.

2. Menekan Biaya Operasional

Alasan kedua kenapa perusahaan harus menggunakan SaaS adalah karena dengan menggunakan jasa layanan SaaS, perusahaan bisa menekan  biaya operasional, seperti biaya pemeliharaan dan perbaikan server.

Lebih dari itu, menggunakan SaaS juga bisa dilakukan dengan jangka waktu tertentu.

Tentunya hal ini akan menjadi penghematan tersendiri karena perusahaan bisa memutuskan waktu kerja sama bila memang dirasa ada pelayanan yang kurang memuaskan.

Hal ini tentunya akan sangat berbeda bila perusahaan menggunakan software sendiri.

Mereka harus mengeluarkan biaya perawatan server dan akan mengalami kerugian yang besar bila software tersebut tidak bisa digunakan secara maksimal atau tidak sesuai dengan perusahaan.

3. Mengurangi Kebutuhan Tempat

Untuk menjalankan sistem perangkat lunak, tentunya perusahaan harus menyediakan tempat tersendiri agar bisa menyimpan database yang ada.

Untuk itu, perusahaan harus mampu menyediakan ruang yang cukup untuk menyimpan seluruh database agar perangkat yang dipilihnya bisa berjalan dengan maksimal.

Namun dengan menggunakan SaaS, maka hal tersebut sudah tidak perlu lagi dilakukan.

Dengan adanya layanan berbasis cloud computing atau komputasi awan, maka kebutuhan ruang penyimpanan dan server sudah menjadi tanggung jawab pihak penyedia layanan tersebut.

4. Kemudahan dalam Mengakses

Alasan lainya kenapa perusahaan menggunakan SaaS adalah adanya kemudahan dalam hal mengakses perangkat lunak.

Dengan adanya software yang mampu diakses dengan menggunakan browser, maka setiap karyawan bisa mengaksesnya di berbagai tempat dan juga device nya.

Lebih dari itu, bentuk penyimpanan berbasis cloud juga akan memberikan kemudahan bagi setiap karyawan yang ingin mengakses datanya dimanapun dan kapanpun mereka bekerja.

5. Mempermudah Proses Analisis Data

Dengan adanya sistem pengoperasian secara terpusat, maka setiap pengguna akan lebih mudah dalam memperoleh analisa data atas performa perusahaan tergantung dari software yang dimilikinya.

Bila memang perusahaan tersebut menggunakan content management system, maka perusahaan bisa dengan mudah memperoleh analisis data dari performa konten dan berbagai hal lainnya yang berhubungan.

Data yang diperoleh tersebut juga data yang sifatnya real time, sehingga perusahaan bisa lebih mudah lagi dalam melakukan pengendalian dan juga perencanaan.

Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Layanan SaaS

Saat pengguna memilih SaaS untuk diterapkan pada bisnisnya, maka terdapat berbagai halr yang harus diperhatikan selama proses perkiraan kredibilitas software tersebut.

Nah, beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum memilih layanan SaaS adalah sebagai berikut:

1. Keamanan Data

Hal pertama yang harus dipertimbangkan saat memilih layanan SaaS adalah tentang keamanan data.

Di dalam dunia internet, terdapat banyak sekali kegiatan transfer data. Jadi, data adalah suatu hal yang sensitif untuk setiap perusahaan.

Adanya kegiatan transfer data ini cenderung mampu memunculkan kecemasan untuk setiap perusahaan. Seperti khawatir kehilangan data ataupun dicuri oleh kompetitornya.

Dalam hal ini, maka sebagai pengguna atau pebisnis, Anda harus bisa memeriksa prosedur keamanan yang dijamin oleh penyedia layanan SaaS tersebut.

Layanan SaaS harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Untuk itu, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan di dalamnya, yaitu:

• Kerahasiaan: Prinsip perusahaan dalam mencegah adanya pengungkapan informasi secara tidak sah yang mungkin sengaja ataupun tidak sengaja mengacu pada kerahasiaan perusahaan.
• Integritas: Prinsip integritas informasi yang berbasis pada dua prinsip dasar, yakni mencegah adanya perubahan data dari pengguna yang tidak resmi dan mencegah adanya perubahan yang tidak resmi dari data dengan pengguna yang memiliki wewenang.
• Ketersediaan: Prinsip dalam menjamin tingkat ketersediaan data dan juga sumber daya bila memang dibutuhkan.
• Otentikasi: Prinsip yang mengacu pada proses pengujian identitas para pengguna dan memastikan pengguna tersebut merupakan pengguna yang memang sah.
• Otorisasi: Prinsip yang mengarah pada hak istimewa yang diberikan pada individu ataupun proses yang memungkinkan individu tersebut mampu mengakses setiap data dan juga sumber daya yang ada di dalam komputasi.
• Akuntabilitas: Prinsip yang berhubungan dengan konsep menentukan tindakan dan juga perilaku individu dalam hal menggunakan suatu sistem.

Manfaatkan segala fitur keamanan yang software/ aplikasi berikan, salah satunya adalah 2 Factor Authentification.

Dengan mengaktifkan Fitur 2FA, ketika ingin masuk akun, Anda diwajibkan untuk mengisi kata sandi dan kode unik yang akan dikirimkan secara real-time ke ponsel Anda.

Hal ini mencegah akun Anda teretas jika terjadi data breach, karena dibutuhkan kode unik yang akan berubah-ubah setiap hari untuk dapat mengakses akun Anda.

Salah satu perusahaan yang menerapkan Fitur 2FA adalah Accurate Indonesia, dengan banyaknya pengguna dan pentingnya kerahasiaan kondisi keuangan perusahaan.

Accurate Online selaku Aplikasi Akuntansi menggunakan Fitur 2FA untuk memberikan keamanan lebih pada penggunanya.

Baca juga: Langkah Awal Menggunakan Sistem Akuntansi untuk Pembukuan Bisnis

2. Garansi SLA (Service Level Agreements)

Garansi adalah suatu kontrak ataupun jaminan yang diberikan dari pihak penyedia layanan dalam menjamin tingkat layanan dengan suatu ketentuan khusus.

Garansi tersebut mencakup aksesibilitas, jaminan efisiensi yang tinggi, dan juga keamanan dalam memanfaatkan SaaS.

Pihak penyedia harus memberikan bila nantinya terjadi kondisi server breakdown, permasalah internet, atau minimnya pasokan listrik, maka pekerjaan akan langsung bisa diambil alih oleh pihak data center ataupun penyedia layanan itu sendiri.

Untuk itu, pastikanlah untuk memilih penyedia layanan yang mampu memberikan layanan 7×24 jam dan siap mengambil alih seluruh beban yang dihasilkan oleh pengguna di dalam sistem SaaS tersebut.

3. Cara Akses Ke Arsip Data

Hal selanjutnya yang harus diperhatikan sebelum memilih SaaS adalah cara akses ke arsip data yang mencakup import dan ekspor data.

Beberapa pengguna layanan SaaS pasti ada yang ingin melakukan migrasi dari sistem SaaS yang satu ke sistem SaaS lainnya. Untuk itu, peran ekspor data ke sistem yang baru sangatlah penting.

Anda juga harus memastikan penyedia  layanan tersebut sudah mempertimbakan kondisi ini dan sudah mempunyai prosedur migrasi yang baik.

4. Pelaporan Parameter

SaaS pada dasarnya berbentuk remote akses ke data pribadi, dan hal ini sudah seharusnya dijelaskan di dalam kontrak SLA.

Anda atau penyedia layanan SaaS harus mampu menyediakan parameter yang bisa diakses agar bisa memudahkan dalam hal melakukan kontrol dan juga laporan yang jelas.

Untuk itu, syarat dan ketentuan pelaporan parameter kepada penyedia SaaS harus dipastikan dengan sangat jelas.

Baca juga: Data Driven dan Peran Pentingnya Dalam Suatu Bisnis

Contoh Layanan SaaS

Berikut adalah beberapa contoh SaaS (Software as a Service) terkenal yang digunakan oleh banyak perusahaan:

1. Accurate Online (CPS Soft)

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang banyak digunakan di Indonesia dan dikenal secara global.

Accurate membantu bisnis dalam mengelola pembukuan, laporan keuangan, stok, dan perpajakan dengan fitur otomatisasi yang memudahkan pengelolaan keuangan perusahaan.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Accurate Online

2. Salesforce

Salesforce adalah platform CRM (Customer Relationship Management) yang sangat populer dan digunakan oleh berbagai jenis bisnis untuk mengelola interaksi dengan pelanggan, prospek, dan penjualan.

Salesforce menawarkan berbagai alat untuk otomatisasi pemasaran, manajemen penjualan, analitik, dan layanan pelanggan.

3. Google Workspace (sebelumnya G Suite)

Google Workspace adalah rangkaian aplikasi produktivitas dan kolaborasi berbasis cloud dari Google.

Ini mencakup Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, dan banyak lagi.

Google Workspace digunakan oleh jutaan pengguna di seluruh dunia untuk bekerja secara kolaboratif dan efisien.

4. Microsoft 365 (sebelumnya Office 365)

Microsoft 365 adalah layanan langganan yang menyediakan akses ke aplikasi Microsoft Office seperti Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook.

Serta layanan tambahan seperti OneDrive dan Microsoft Teams. Microsoft 365 memungkinkan kolaborasi dan produktivitas di berbagai perangkat.

5. Slack

Slack adalah platform komunikasi dan kolaborasi tim yang menyatukan percakapan, file, dan alat lainnya dalam satu tempat.

Slack digunakan oleh tim untuk berkomunikasi secara real-time, berbagi file, dan mengintegrasikan aplikasi lain untuk meningkatkan produktivitas.

6. HubSpot

HubSpot adalah platform inbound marketing, sales, dan layanan pelanggan yang menyediakan alat untuk otomatisasi pemasaran, manajemen hubungan pelanggan, analitik, dan layanan pelanggan.

HubSpot digunakan oleh bisnis untuk menarik, melibatkan, dan memuaskan pelanggan.

Contoh-contoh SaaS ini menunjukkan bagaimana solusi berbasis cloud dapat meningkatkan produktivitas, kolaborasi, dan efisiensi di berbagai aspek bisnis.

Penutup

Demikianlah yang bisa kami sampaikan tentang SaaS. Jadi, bisa kita simpulkan bahwa SaaS (software as a service) adalah suatu perangkat lunak yang bisa dijadikan sebagai suatu layanan yang sifatnya online.

Nah, salah satu provider SaaS tersebut adalah Accurate Online. Accurate Online adalah software akuntansi yang mampu menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, akurat, dan bisa Anda akses dimana saja dan kapan saja melalui jaringan internet.

Accurate Online sudah dipercaya oleh lebih dari ratusan ribu pebisnis di Indonesia dan sudah 6 kali meraih penghargaan Top Brand Award. Hal ini dikarenakan Accurate Online lebih dari sekedar software akuntansi biasa.

Di dalamnya terdapat fitur persediaan, pembelian, penjualan, perpajakan, pembukuan, akun kas dan bank, serta manufaktur yang tentunya akan mempermudah Anda dalam mengelola bisnis.

Penasaran? Anda bisa mencoba Accurate Online terlebih dahulu secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.