Inventory Control Adalah Manajemen Penting dalam Memenuhi Permintaan Konsumen

Inventory control adalah salah satu kegiatan yang tidak mudah untuk dilakukan dan akan selalu berubah.

Aktivitas ini berada dalam permasalahan tingginya tingkat permintaan konsumen, tekanan dalam meminimalisir biaya, dan juga mempersingkat proses supply chain.

Mengelola persediaan dengan baik akan berimbas pada tingkat kepuasan pelanggan dan juga keuntungan perusahaan.

Oleh karena itu, Anda harus mampu mengoptimalkan tingkat persediaan, menjaga fleksibilitas, dan juga membuat forecast persediaan secara lebih akurat.

Dalam kesempatan kali ini, kita akan membahas secara lebih mendalam tentang inventory control, manfaat, metode dan juga parameter yang digunakan sebagai perhitungannya.

Apa itu Inventory Control?

Inventory control adalah suatu proses memaksimalkan penyimpanan persediaan stok barang agar bisa memastikan bisnis mempunyai level inventaris ideal yang dibutuhkan untuk bisa memenuhi tingkat permintaan pelanggan secara tepat waktu.

Persediaan sendiri adalah suatu bahan dalam proses produksi dan barang jadi yang sudah disesuaikan agar bisa memenuhi tingkat permintaan pelanggan dalam setiap waktu.

Persediaan ini disimpan serta dirawat sesuai peraturan di dalam suatu tempat persediaan yang berbentuk gudang. Persediaan tersebut akan selalu dalam keadaan siap pakai dan juga dicatat.

Tujuan dari pengelolaan persediaan ini adalah agar perusahaan bisa penyimpanan persediaan yang dibutuhkan saja tanpa harus menghabiskan lebih banyak anggaran di awal atau mengorbankan tingkat kepuasan pelanggan.

Saat ini, inventory control menjadi salah satu hal yang menyita perhatian pebisnis, khususnya mereka yang mempunyai persediaan banyak, seperti perusahaan distributor dan pengecer.

Kenapa? karena hal tersebut akan berdampak pada pelanggan dan juga tingkat keuntungan yang didapatkannya.

Baca juga: Laporan Persediaan Barang: Fungsi, Manfaat, Cara Buat

Fungsi dan Tugas Inventory Control

1. Ketersediaan Stok

Inventory control memastikan bahwa produk atau bahan baku selalu tersedia ketika dibutuhkan.

Hal ini penting untuk mencegah keterlambatan produksi atau penjualan yang dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan.

2. Mengurangi Biaya Penyimpanan

Dengan mengendalikan jumlah stok yang disimpan, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan, termasuk biaya ruang gudang, biaya keamanan, dan biaya manajemen inventori.

3. Mencegah Kekurangan dan Kelebihan Stok

Kekurangan stok dapat menyebabkan hilangnya penjualan dan kepercayaan pelanggan, sementara kelebihan stok dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko barang rusak atau kedaluwarsa.

Baca juga: Apa itu Manajemen Aset? Pengertian, Tujuan, Siklus

4. Mengoptimalkan Arus Kas

Dengan mengelola persediaan secara efektif, perusahaan dapat menghindari pengeluaran berlebih untuk stok yang tidak diperlukan, sehingga dapat menggunakan dana tersebut untuk keperluan lain yang lebih mendesak.

5. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Pengendalian persediaan yang baik membantu memastikan bahwa operasi perusahaan berjalan lancar tanpa gangguan akibat kekurangan bahan baku atau barang jadi.

Baca juga: Kartu Persediaan Barang: Kelebihan & Cara Membuatnya

Manfaat Inventory Control

Saat Anda mampu melakukan pengelolaan persediaan barang dengan baik, maka Anda bisa menekan biaya, meningkatkan sistem pergudangan dan memuaskan setiap pelanggan Anda.

Beberapa manfaat lainnya dari inventory control adalah sebagai berikut:

1. Menjaga Perhitungan secara Lebih Akurat

Inventory control mampu memberikan nilai yang akurat dari seluruh unit yang dimiliki oleh perusahaan.

Bagaimana caranya?  Caranya adalah dengan memanfaatkan barcode scanner pada barang baru dan pada tiap unit yang dipilih secara berurutan.

Dengan menggunakan cara ini, maka level persediaan bisa dilaporkan kapan saja secara real time.

2. Membantu Membuat Keputusan

Mengelola persediaan lebih dari sekedar melacak persediaan saja.

Di dalamnya juga harus menghitung perputaran persediaan atau tingkat kecepatan persediaan yang dijual dan diganti dalam kurun waktu tertentu.

Penjualan produk tidak akan pernah sama dalam setiap waktunya.

Untuk itu, Anda harus bisa mengukur tingkat perubahan di setiap waktu agar bisa menyesuaikan level dan juga jumlah persediaan yang harus Anda isi.

Inventory control adalah kegiatan yang akan membantu Anda dalam menghubungkan kegiatan dari hulu hingga hilir.

Dari hulu pembelian dan manufaktur menuju hilir kegiatan penjualan dan juga permintaan produk agar bisa:

• menghindari adanya kemacetan,
• mempercepat proses,
• mengidentifikasi barang yang bergerak dengan lambat atau usang, serta
• membantu mengevaluasi setiap pemasok.

3. Menghilangkan Write-off

Inventory control adalah salah satu kegiatan yang akan berdampak pada akuntansi persediaan secara langsung dan mengukur nilai persediaan fisik serta HPP disetiap waktu.

Adanya bentuk pengelolaan yang baik akan

• menghindari terjadinya write-off untuk inventaris yang sudah tidak lagi mempunyai nilai dengan cara mengurangi adanya pemborosan,
• mempermudah perhitungan nilai inventaris, serta
• membantu meningkatkan keuntungan dengan hanya mempunyai inventaris yang benar-benar diperlukan saja.

4. Pesanan Tercukupi

Salah satu tujuan dilakukannya Inventory control adalah agar mempunyai jumlah persediaan yang lebih sedikit di gudang dan mencukupi permintaan konsumen.

Hal ini akan memperhitungkan persediaan yang aman, karena Anda pasti ingin bisa memenuhi pesanan secara tepat waktu dan tidak membuat konsumen menunggu terlalu lama.

Baca juga: Pengertian Manajemen Inventaris dan 10+ Strategi Ampuh Menjalankannya

Metode Inventory Control

Inventory control adalah kegiatan yang sangat mempengaruhi proses keluar dan masuknya penjualan, logistik.

Hal ini akan berpengaruh ke tingkat kepuasan pelanggan, operasional, dan keuntungan atau omset yang Anda dapatkan.

Dengan memiliki inventory control yang baik, maka Anda akan terbantu dalam menyempurnakan kegiatan operasional dan memahami pola terbaik untuk mengelola pesanan dan pembelian.

Nah, beberapa metode dalam melakukan inventory control adalah sebagai berikut:

1. Just-in-Time (JIT) Inventory

Just-in-Time adalah metode di mana barang diproduksi atau dipesan hanya ketika dibutuhkan, untuk mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kerusakan atau kedaluwarsa produk.

• Kelebihan: Mengurangi biaya inventori dan kebutuhan ruang penyimpanan, meningkatkan efisiensi produksi.
• Kekurangan: Memerlukan hubungan yang sangat baik dengan pemasok dan perencanaan yang tepat; risiko kehabisan stok jika ada gangguan dalam rantai pasokan.

2. Economic Order Quantity (EOQ)

Metode Economic Order Quantity menentukan jumlah optimal barang yang harus dipesan untuk meminimalkan total biaya inventori, termasuk biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.

• Kelebihan: Memaksimalkan efisiensi pengelolaan inventori dengan mengurangi biaya keseluruhan.
• Kekurangan: Memerlukan data yang akurat tentang biaya penyimpanan dan pemesanan, serta konsistensi dalam permintaan produk.

3. ABC Analysis

ABC Analysis Membagi inventori ke dalam tiga kategori berdasarkan nilai dan tingkat pemakaian:

1. A: Barang bernilai tinggi dengan volume rendah.
2. B: Barang bernilai menengah dengan volume pemakaian sedang.
3. C: Barang bernilai rendah dengan volume pemakaian tinggi.

• Kelebihan: Memungkinkan fokus pengendalian inventori pada barang yang paling bernilai dan berdampak besar pada operasi.
• Kekurangan: Mengabaikan pergerakan stok yang mungkin mempengaruhi kategori barang dari waktu ke waktu.

4. First-In, First-Out (FIFO)

Metode FIFO yang mengasumsikan bahwa barang yang pertama kali masuk gudang akan menjadi yang pertama kali dijual atau digunakan.

Umum digunakan untuk produk yang mudah kedaluwarsa.

• Kelebihan: Mengurangi risiko barang basi atau kedaluwarsa; mencerminkan biaya barang terbaru dalam harga pokok penjualan.
• Kekurangan: Mungkin tidak mencerminkan nilai pasar saat ini jika harga barang berfluktuasi.

5. Last-In, First-Out (LIFO)

Metode LIFO mengasumsikan bahwa barang terakhir yang masuk ke dalam inventori adalah yang pertama kali dijual atau digunakan.

Sering digunakan dalam industri di mana harga barang mengalami inflasi.

• Kelebihan: Dapat menghasilkan pengurangan pajak selama periode inflasi karena biaya barang terbaru yang lebih tinggi.
• Kekurangan: Tidak mencerminkan nilai barang yang lebih lama, yang dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam pelaporan keuangan.

6. Perpetual Inventory System

Sistem ini menggunakan perangkat lunak untuk melacak secara terus-menerus stok barang yang masuk dan keluar, dengan data diperbarui setiap kali terjadi transaksi.

• Kelebihan: Memungkinkan pelacakan inventori real-time, mengurangi kesalahan manusia, dan membantu perencanaan pengadaan barang.
• Kekurangan: Memerlukan investasi awal yang besar dalam perangkat keras dan perangkat lunak serta pelatihan karyawan.

Baca juga: Metode Periodik dan Perpetual, Mana Metode Pencatatan Persediaan Anda?

7. Periodic Inventory System

Stok dihitung pada interval waktu yang tetap, misalnya setiap akhir bulan atau setiap kuartal, dengan pembaruan stok barang hanya saat inventarisasi fisik dilakukan.

• Kelebihan: Lebih murah dan mudah diimplementasikan dibandingkan sistem perpetual.
• Kekurangan: Kurang akurat karena data tidak diperbarui secara real-time, dan risiko kekurangan stok atau kelebihan stok lebih besar.

8. Reorder Point (ROP)

Metode ROP menetapkan titik tertentu pada tingkat stok di mana barang harus dipesan kembali untuk menghindari kekosongan stok.

• Kelebihan: Mengurangi risiko kehabisan stok dan memastikan keberlanjutan operasional.
• Kekurangan: Memerlukan perhitungan yang tepat berdasarkan lead time dan konsumsi barang, serta dapat gagal jika ada perubahan mendadak dalam permintaan.

9. Safety Stock

Tambahan stok yang disimpan di gudang untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau keterlambatan pasokan, hal ini dilakukan dengan Metode Safety Stock.

• Kelebihan: Menyediakan buffer terhadap ketidakpastian dalam rantai pasokan atau fluktuasi permintaan.
• Kekurangan: Menambah biaya penyimpanan dan risiko penyimpanan stok berlebih.

10. Vendor-Managed Inventory (VMI)

Sistem VMI adalah di mana pemasok barang bertanggung jawab untuk mengelola tingkat stok di lokasi pelanggan, berdasarkan data penjualan yang diberikan oleh pelanggan.

• Kelebihan: Mengurangi kebutuhan pengelolaan inventori internal dan memastikan stok selalu tersedia.
• Kekurangan: Mengurangi kontrol pelanggan atas inventori mereka sendiri dan memerlukan hubungan kepercayaan yang kuat dengan pemasok.

Baca juga: Tingkat Efisiensi Anda Rendah? Tingkatkan Profitabilitasnya melalui Inventory Rotation

Contoh Kasus Inventory Control Indomaret

Indomaret, sebagai salah satu jaringan minimarket terbesar di Indonesia, mengelola ribuan produk di ribuan gerai yang tersebar di seluruh negeri.

Untuk memastikan kelancaran operasional dan memaksimalkan keuntungan, Indomaret menerapkan sistem inventory control yang canggih.

Berikut adalah beberapa cara yang dilakukan Indomaret dalam melakukan inventory control:

1. Penggunaan Sistem Point of Sale (POS) Terintegrasi

Indomaret menggunakan sistem POS yang terintegrasi dengan sistem manajemen inventori pusat.

Setiap kali ada penjualan di gerai, informasi stok secara otomatis diperbarui di sistem pusat.

Hal ini memungkinkan Indomaret untuk memantau stok di setiap gerai secara real-time dan mengidentifikasi barang-barang yang cepat habis atau yang kurang laku.

Bagi Anda yang memiliki bisnis dengan banyak cabang pertimbangkan untuk menggunakan Aplikasi Kasir yang terintegrasi dengan sistem akuntansi guna memudahkan monitoring.

2. Analisis Data Penjualan

Indomaret melakukan analisis data penjualan secara rutin untuk memahami pola pembelian pelanggan di berbagai lokasi.

Dengan menganalisis data ini, Indomaret dapat menentukan barang apa saja yang perlu ditambah stoknya dan barang apa yang stoknya harus dikurangi atau dihentikan.

Misalnya, produk-produk tertentu mungkin laris di daerah urban tetapi tidak begitu di daerah pedesaan.

3. Pengelolaan Reorder Point (ROP)

Indomaret menetapkan Reorder Point (ROP) untuk setiap produk berdasarkan data penjualan dan waktu pengiriman dari pusat distribusi.

ROP adalah titik di mana stok barang harus dipesan kembali untuk menghindari kehabisan stok.

Sistem ini memastikan barang selalu tersedia tanpa harus menyimpan stok berlebih yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan.

4. Pengaturan Layout Toko dan Penempatan Produk

Penempatan produk di Indomaret diatur sedemikian rupa berdasarkan kategori produk dan pola pergerakan pelanggan di dalam toko.

Produk yang sering dibeli atau yang sedang promosi diletakkan di lokasi yang mudah dijangkau, sedangkan barang yang lebih jarang dibeli diletakkan di tempat yang lebih tersembunyi.

Ini tidak hanya meningkatkan penjualan tetapi juga membantu dalam pengelolaan inventori dengan memastikan barang yang populer cepat terjual dan segera diganti.

5. Penggunaan Teknologi RFID dan Barcode

Di beberapa gerai, Indomaret menggunakan teknologi Radio Frequency Identification (RFID) dan barcode untuk melacak inventori.

Teknologi ini memungkinkan pengecekan stok yang lebih cepat dan akurat serta membantu dalam identifikasi barang-barang yang perlu diisi ulang.

RFID, khususnya, memungkinkan pelacakan barang dalam waktu nyata, meminimalkan kesalahan manusia dalam pengecekan inventori.

6. Pemantauan Expiry Date

Untuk produk-produk dengan masa kadaluarsa seperti makanan dan minuman, Indomaret menggunakan sistem manajemen inventori yang bisa melacak tanggal kedaluwarsa.

Produk yang mendekati tanggal kadaluarsa biasanya diletakkan di depan rak untuk mendorong penjualan cepat, atau diberi diskon untuk mengurangi kerugian.

Secara keseluruhan, inventory control yang dilakukan oleh Indomaret memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya dengan lebih efisien, menekan biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Berbagai Jenis Barang dalam Manajemen Inventory

Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management

Walaupun namanya memang hampir sama, tapi sebenarnya inventory control adalah salah satu bagian dari inventory management.

Inventory control adalah suatu kegiatan yang lebih fokus pada level operasi dan berperan penting di dalam manajemen gudang.

Kegiatan yang dilakukan mulai dari scanning barang baru secara real time, sampai mempersiapkan unit untuk di atur dan juga dirakit.

Sedangkan inventory management adalah suatu pengawasan inventaris, mulai dari bahan mentah sampai persediaan barang.

Di dalamnya mencakup pemesanan dan juga penyetokan produk ulang, memilih lokasi dan juga kegiatan yang strategi untuk menyimpan produk, perkiraan inventaris, dan berbagai hal lainnya.

Baca juga: Pengertian Stok, Metode, dan Cara Mengelola Stok barang

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan lengkap tentang inventory control. Pastikan Anda menggunakan metode yang tepat guna menghasilkan persediaan yang pas untuk bisnis.

Jangan lupa untuk mencatat semua keluar masuk barang dengan detail dan teliti.

Nah, untuk bisa meminimalisir risiko kerugian karena kesalahan pencatatan persediaan atau finansial bisnis, maka ada baiknya Anda menggunakan software akuntansi yang sudah terintegrasi seperti Accurate Online.

Accurate Online tidak hanya bisa digunakan untuk membuat berbagai laporan keuangan secara cepat dan tepat, namun juga akan membantu Anda dalam melakukan manajemen persediaan dengan baik.

Bahkan, fitur persediaan didalamnya mampu membantu Anda untuk mengelola persediaan dalam setiap toko dan juga gudang Anda.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mengucapkan selamat tinggal pada kegiatan pencatatan persediaan barang dan laporan keuangan yang manual dan memakan waktu serta energi yang mampu mampu menghambat produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda.

Penasaran dengan Accurate Online? Anda bisa mencobanya terlebih dahulu secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.