Pengertian Software Purchase Order, Cara Kerja, dan Mafaat Besarnya

Di era digital yang terus berkembang seperti saat ini, berbagai perusahaan sudah semakin menyadari pentingnya mengadopsi teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam berbagai aspek bisnis.

Salah satu area yang memerlukan perhatian khusus adalah proses pembelian. Di sinilah peran penting dari software purchase order muncul.

Software ini tidak hanya mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses pembelian, tetapi juga membantu meningkatkan transparansi, akurasi, dan pengendalian dalam pengelolaan pembelian, sehingga mampu menghasilkan manfaat yang signifikan bagi perusahaan.

Nah, dalam kesempatan kali ini, mari kita mempelajari bersama tentang Software purchase order secara mendalam.

Pengertian Software Purchase Order

Berdasarkan laman Adobe, software purchase order atau aplikasi PO adalah jenis perangkat lunak atau aplikasi yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan mengelola proses pembelian dalam suatu perusahaan.

Software ini memberikan kemudahan dalam membuat, mengirim, dan melacak pesanan pembelian (purchase order) antara perusahaan dengan supplier atau vendor.

Dengan menggunakan aplikasi PO, perusahaan dapat menggantikan atau mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rentan terhadap kesalahan, lambat, dan memakan banyak waktu.

Software purchase order biasanya memiliki fitur-fitur yang mencakup pembuatan purchase order, persetujuan dan otorisasi, pengiriman pesanan secara elektronik, pengelolaan inventaris, integrasi dengan sistem akuntansi, pemantauan pengiriman dan penerimaan barang, pelacakan status pembayaran, serta pelaporan yang terkait dengan pembelian.

Dengan mengadopsi aplikasi PO, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi dan meningkatkan pengendalian dalam proses pembelian, mengurangi risiko kesalahan dan kehilangan data, serta menghemat waktu dan biaya yang terkait dengan pengelolaan pembelian secara manual.

Baca juga: Purchase Order: Fungsi, Isi, Cara Membuat, Contohnya

Cara Kerja Software Purchase Order

Cara kerja Software purchase order umumnya melibatkan beberapa tahapan dan fungsi yang dirancang untuk mengotomatisasi dan memudahkan proses pembelian dalam suatu perusahaan. Berikut adalah cara kerja aplikasi PO:

1. Pembuatan Purchase Order

Pengguna atau departemen yang bertanggung jawab untuk pembelian akan mengakses software purchase order dan membuat pesanan pembelian dengan mengisi informasi yang diperlukan, seperti nama barang, jumlah, harga, dan pemasok yang dituju.

Beberapa software juga dapat mengintegrasikan informasi dari inventaris atau sistem lain untuk memudahkan pengisian data.

2. Persetujuan dan Otorisasi

Setelah purchase order dibuat, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang, seperti manajer atau atasan yang memerlukan persetujuan sebelum pesanan dapat dikirimkan.

Software purchase order akan memberikan notifikasi kepada pihak yang berwenang untuk meninjau dan memberikan persetujuan atau penolakan.

3. Pengiriman Pesanan

Setelah mendapatkan persetujuan, software purchase order akan mengirimkan pesanan pembelian secara elektronik kepada pemasok atau vendor yang dituju.

Informasi seperti alamat pengiriman, tanggal pengiriman, dan instruksi khusus dapat diatur melalui software tersebut.

4. Penerimaan dan Pelacakan

Setelah pesanan dikirimkan, software purchase order memungkinkan perusahaan untuk melacak status pengiriman dan penerimaan barang.

Pengguna dapat memantau apakah pesanan telah diterima sesuai dengan yang dipesan, dan jika terjadi masalah atau kekurangan, dapat dilakukan tindakan perbaikan atau klaim kepada pemasok.

5. Pelaporan dan Integrasi

Software purchase order sering kali dilengkapi dengan fitur pelaporan yang memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan terkait pembelian, seperti analisis pengeluaran, performa pemasok, atau inventaris barang.

Selain itu, software ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi perusahaan untuk memudahkan pemrosesan pembayaran dan pencatatan keuangan terkait pembelian.

Baca juga: Apa itu Learning Management System? Ini Pengertian dan Manfaatnya!

Manfaat Software Purchase Order

Menggunakan software purchase order memiliki berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat dalam menggunakan aplikasi PO:

1. Meningkatkan Efisiensi

Software purchase order mampu engotomatisasi proses pembelian dan mengurangi ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat menghemat waktu yang sebelumnya digunakan untuk mengisi formulir pembelian, mencetak dokumen, atau mengirimkan pesanan secara manual.

Proses persetujuan dan otorisasi juga dapat dipercepat dengan notifikasi langsung melalui software kepada pihak yang berwenang.

2. Mengurangi Kesalahan dan Kehilangan Data

Dalam proses manual, terdapat risiko kesalahan manusia seperti duplikasi data, kesalahan penulisan, atau kesalahan perhitungan.

Software purchase order akan membantu mengurangi risiko ini dengan memastikan konsistensi data, validasi input, dan menghindari kesalahan manual.

Selain itu, dengan penggunaan software, data pembelian dapat dengan mudah dicari dan diakses kembali jika diperlukan.

3. Peningkatan Pengendalian dan Transparansi

Software purchase order akan memberikan pengendalian yang lebih baik dalam pengelolaan pembelian.

Proses persetujuan dan otorisasi akan terdokumentasi dengan jelas, sehingga memungkinkan pemantauan dan audit yang lebih efektif.

Integrasi dengan sistem inventaris dan akuntansi juga memungkinkan pemantauan stok barang, pemantauan pengeluaran, dan pelaporan keuangan yang lebih akurat dan real-time.

4. Memperbaiki Hubungan dengan Pemasok

Dengan menggunakan software purchase order, komunikasi dengan pemasok akan menjadi lebih efisien dan terstruktur.

Pesanan akan dikirimkan secara elektronik, sehingga akan menghindari kehilangan atau kesalahan dalam transmisi informasi.

Pemasok juga dapat melacak status pesanan dengan mudah melalui sistem, meningkatkan kepuasan dan kepercayaan dalam hubungan bisnis.

5. Analisis dan Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Software purchase order sering dilengkapi dengan fitur pelaporan dan analisis yang memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pola pembelian, performa pemasok, atau tren pengeluaran.

Informasi ini dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, seperti negosiasi harga dengan pemasok, perencanaan inventaris, atau pemangkasan pengeluaran yang tidak perlu.

Dengan manfaat-manfaat di atas, penggunaan aplikasi PO dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, meningkatkan pengendalian, dan mengoptimalkan pengelolaan pembelian secara keseluruhan.

Baca juga: NLP Adalah Kemampuan Program Komputer untuk Memahami Bahasa Manusia

Penutup

Jadi, penggunaan software purchase order memberikan berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Dengan mengotomatisasi proses pembelian, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu dalam pengelolaan pembelian.

Software ini juga akan meningkatkan pengendalian dan transparansi dengan proses persetujuan yang terdokumentasi dengan jelas, serta integrasi dengan sistem inventaris dan akuntansi.

Selain itu, penggunaan software purchase order akan membantu memperbaiki hubungan dengan pemasok dan memberikan informasi analisis yang penting untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Dengan demikian, adopsi software purchase order menjadi penting dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan pengendalian dalam pengelolaan pembelian di perusahaan.

Nah, Accurate Online sebagai software akuntansi dan bisnis berbasis website tentunya tidak lepas dari adanya fitur purchase order. Dengan menggunakna Accurate Online, Anda bisa membuat purchase order untuk segera dikirimkan ke pihak pemasok dan melacak tagihan berdasarkan PO itu sendiri.

Di Accurate Online, Anda juga bisa melihat semua daftar transaksi pembelian. Sehingga, Anda bisa mengetahui daftar PO mana yang belum selesai diproses dan menutup PO.

Selain itu, nantinya Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis yang akan membantu Anda dalam membuat keputusan bisnis yang tepat.

Klik tautan gambar di bawah ini untuk merasakan sendiri kelebihan dari Accurate Online.