Laporan Persediaan Barang: Pengertian, Peran Penting, dan Tips Mudah dalam Membuatnya

Persediaan adalah aset yang sangat penting untuk perusahaan. Nilai yang ada di dalamnya harus akurat sesuai dengan catatan.

Jika tidak sesuai, maka perusahaan akan merugi. Nah untuk memantau serta menghindari masalah tersebut, maka diperlukan laporan persediaan barang yang akurat dan bisa menjadi bahan dalam membuat keputusan.

Lalu, kenapa laporan persediaan barang menjadi sangat penting? Kapan waktu yang tepat dalam membuatnya?

Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Laporan Persediaan Barang

Berdasarkan laman Shopify, laporan persediaan barang adalah laporan yang disusun oleh suatu perusahaan untuk menggambarkan jumlah barang yang dimiliki oleh perusahaan pada suatu periode tertentu.

Laporan ini mampu memberikan informasi tentang:

• nilai persediaan barang yang ada,
• pergerakan persediaan selama periode tertentu, serta
• nilai persediaan yang terjual atau dihabiskan dalam periode tersebut.

Laporan persediaan barang sangat penting untuk perusahaan karena memberikan informasi yang diperlukan untuk mengelola persediaan secara efisien.

Dengan memiliki informasi yang akurat tentang persediaan, perusahaan dapat melakukan perencanaan yang tepat mengenai pengadaan, produksi, dan penjualan barang.

Laporan persediaan juga digunakan untuk menghitung nilai persediaan dalam neraca perusahaan dan menentukan laba atau rugi yang dihasilkan dari penjualan barang.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Stok Barang & Contohnya

Manfaat Laporan Persediaan Barang

Memiliki laporan persediaan barang yang teratur dan akurat adalah hal yang sangat penting bagi setiap bisnis yang bergantung pada barang atau produk dalam operasinya.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari memiliki laporan persediaan barang:

1. Pengelolaan Stok yang Lebih Baik

Laporan persediaan barang membantu bisnis dalam mengelola stok secara lebih efektif.

Dengan memberikan informasi yang jelas tentang jumlah barang yang ada, barang yang sedang dipesan, dan barang yang sudah terjual.

Dengan laporan ini, perusahaan dapat mencegah kekurangan atau kelebihan stok, yang dapat menyebabkan kerugian finansial.

2. Optimalisasi Proses Pembelian

Dengan memahami pola pembelian dan penjualan melalui laporan persediaan, bisnis dapat mengoptimalkan proses pembelian mereka.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memesan barang pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang sesuai, menghindari pembelian berlebih atau kekurangan persediaan.

3. Penghematan Biaya

Laporan persediaan barang membantu dalam mengurangi biaya penyimpanan dengan memastikan bahwa hanya barang yang diperlukan yang disimpan.

Laporan ini juga membantu mengurangi biaya terkait dengan kerusakan, kadaluarsa, atau pencurian barang karena ada pengawasan yang lebih ketat terhadap persediaan.

4. Peningkatan Pelayanan Pelanggan

Memiliki laporan persediaan yang akurat memungkinkan bisnis untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik.

Ketika persediaan dikelola dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa produk selalu tersedia, yang meningkatkan kepuasan pelanggan dan loyalitas.

5. Analisis dan Perencanaan yang Lebih Baik

Laporan persediaan barang menyediakan data historis yang dapat digunakan untuk analisis tren penjualan dan perencanaan bisnis di masa depan.

Dengan data ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat mengenai penambahan produk baru, promosi, atau penyesuaian harga.

6. Mengurangi Risiko Kehilangan atau Kecurian

Dengan memiliki laporan persediaan yang teratur, bisnis dapat mengidentifikasi dan menindaklanjuti kehilangan atau kecurian barang dengan lebih cepat.

7. Memenuhi Persyaratan Audit dan Regulasi

Banyak bisnis diharuskan untuk memiliki catatan persediaan yang lengkap dan akurat untuk keperluan audit atau kepatuhan terhadap peraturan pemerintah.

Laporan persediaan yang baik membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan ini dan menghindari penalti.

Baca juga: Apa itu Buku Stok Barang? Fungsi, Cara Buat, Contoh

Peran Penting Laporan Persediaan Barang Bagi Bisnis

Laporan persediaan barang memiliki peran penting dalam manajemen persediaan dan keuangan perusahaan.

Berikut adalah beberapa peran penting laporan persediaan barang:

1. Perencanaan dan Pengendalian Persediaan

Laporan persediaan barang memberikan informasi tentang jumlah dan nilai persediaan yang dimiliki oleh perusahaan.

Dengan informasi ini, perusahaan dapat melakukan perencanaan yang tepat untuk pengadaan barang, produksi, dan penjualan.

Laporan persediaan juga membantu perusahaan dalam mengendalikan persediaan dengan cara memantau pergerakan persediaan dan mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan persediaan yang perlu diatasi.

2. Mengambil Keputusan Penting

Laporan persediaan barang menyediakan data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan penting terkait persediaan.

Dengan memahami nilai dan komposisi persediaan, perusahaan dapat menentukan kebijakan harga, kebijakan promosi, dan strategi penjualan yang tepat.

Laporan ini juga akan membantu dalam menentukan kapan perlunya perusahaan dalam melakukan pengadaan lebih lanjut atau menyesuaikan jumlah produksi.

3. Penilaian Kinerja Keuangan

Persediaan barang adalah aset yang penting bagi banyak perusahaan.

Laporan persediaan memberikan informasi tentang nilai persediaan yang dimiliki perusahaan, baik dalam bentuk biaya perolehan maupun nilai pasar.

Informasi ini digunakan untuk menghitung nilai persediaan dalam neraca perusahaan dan mempengaruhi laporan laba rugi.

Penilaian yang akurat terhadap persediaan memainkan peran penting dalam menilai kinerja keuangan perusahaan.

4. Pengendalian Penipuan dan Pencurian

Laporan persediaan barang akan membantu perusahaan dalam mengendalikan risiko penipuan dan pencurian persediaan.

Dengan membandingkan persediaan yang dicatat dalam laporan dengan hasil penghitungan fisik persediaan, perusahaan dapat mengidentifikasi adanya selisih yang mencurigakan.

Laporan persediaan juga memungkinkan adanya pengawasan terhadap penggunaan dan pergerakan persediaan, membantu mengendalikan risiko kehilangan atau penggunaan yang tidak sah.

5. Pelaporan Pajak dan Kepatuhan Hukum

Laporan persediaan barang juga diperlukan untuk kepatuhan pajak dan hukum.

Nilai persediaan yang diungkapkan dalam laporan menjadi dasar perhitungan pajak dan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi pajak yang berlaku.

Selain itu, laporan persediaan juga dapat digunakan sebagai bukti dalam audit dan pemeriksaan oleh pihak yang berwenang.

Baca juga: Pengertian Negative Inventory dan 7 Cara Mudah Mencegahnya

Waktu yang Tepat untuk Membuat Laporan Persediaan Barang

Laporan persediaan barang biasanya dibuat secara periodik, sesuai dengan jadwal pelaporan keuangan perusahaan.

Umumnya, laporan persediaan barang disusun pada akhir periode akuntansi, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan.

Perusahaan dapat menentukan jadwal pelaporan persediaan berdasarkan kebutuhan dan karakteristik bisnisnya.

Beberapa perusahaan ada juga yang memilih untuk melaporkan persediaan mereka setiap bulan untuk memantau pergerakan persediaan secara lebih detail.

Sementara itu, perusahaan lain ada yang melaporkan persediaan mereka secara triwulanan atau tahunan, tergantung pada kompleksitas operasional dan ukuran perusahaan tersebut.

Selain itu, ada juga situasi tertentu di mana laporan persediaan barang dibuat di luar jadwal rutin.

Contohnya seperti ketika terjadi audit eksternal, ketika ada perubahan manajemen atau kepemilikan perusahaan, atau ketika ada kebutuhan khusus untuk memonitor persediaan dalam situasi darurat atau perubahan signifikan dalam operasional perusahaan.

Perlu digaris bawahi bahwa keputusan tentang jadwal dan frekuensi pelaporan persediaan barang ini berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan dan persyaratan khusus dari industri dan regulasi yang berlaku.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengikuti pedoman pelaporan keuangan yang relevan dan memastikan agar laporan persediaan disiapkan secara teratur dan akurat, sesuai dengan kebijakan internal dan persyaratan eksternal yang berlaku.

Baca juga: Pengertian Gudang Transit dan 7 Alur Sederhana yang Terdapat di dalamnya

Cara Membuat Laporan Persediaan barang

Berikut ini adalah beberapa tips untuk membantu Anda dalam membuat laporan persediaan barang yang baik:

1. Tetapkan Format Laporan

Tentukan format laporan persediaan barang yang akan digunakan.

Format tersebut harus mencakup informasi yang relevan, seperti jumlah barang yang tersedia, harga per unit, nilai persediaan, dan pergerakan persediaan selama periode tertentu.

2. Perbaharui Data Persediaan

Pastikan data persediaan yang digunakan dalam laporan tersebut ter-update dan akurat.

Lakukan penghitungan fisik persediaan secara berkala dan perbarui catatan persediaan sesuai dengan hasil penghitungan tersebut.

3. Gunakan Metode Penilaian yang Tepat

Pilihlah metode penilaian persediaan yang sesuai dengan karakteristik bisnis Anda, seperti metode FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out), atau metode rata-rata tertimbang.

Pastikanlah untuk konsisten dalam menggunakan metode penilaian tersebut.

4. Rekonsiliasi dengan Data Transaksi

Lakukanlah rekonsiliasi antara laporan persediaan dengan data transaksi yang terkait, seperti faktur pembelian, penjualan, dan pengembalian barang.

Pastikan di dalamnya terdapat kesesuaian antara data persediaan dan data transaksi yang tercatat dalam sistem akuntansi perusahaan.

5. Monitor Pergerakan Persediaan

Analisis pergerakan persediaan dalam laporan digunakan untuk memahami tren, pola, dan siklus persediaan.

Lakukanlah identifikasi barang yang memiliki perputaran yang lambat atau risiko kerusakan.

Hal ini akan membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat terkait pengadaan, produksi, atau penjualan.

6. Sertakanlah Informasi Pendukung

Laporan persediaan barang dapat diperkuat dengan informasi tambahan, seperti informasi tentang supplier, informasi kualitas barang, atau informasi ketersediaan barang untuk pelanggan.

Informasi ini dapat membantu manajemen dalam mengelola persediaan secara lebih efisien.

7. Lakukanlah Analisis dan Interpretasi

Setelah laporan persediaan selesai dibuat, lakukanlah analisis dan interpretasi terhadap data yang ada.

Identifikasi masalah atau potensi risiko, serta temukan peluang untuk perbaikan. Analisis ini dapat memberikan informasi yang penting dalam mengambil keputusan.

8. Review dan Verifikasi

Pastikanlah untuk mereview dan memverifikasi laporan persediaan barang sebelum disampaikan kepada pihak yang berkepentingan.

Periksalah keakuratan data, perhitungan, dan konsistensi dengan standar akuntansi yang berlaku.

9. Gunakan Aplikasi Manajemen Stok Persediaan

Selain dapat dibuat dengan manual atau menggunakan microsoft excel, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan software warehouse management.

Terlebih jika produk yang Anda miliki di gudang sudah banyak dan bervariasi, penggunaan software ini dapat membantu Anda dalam melakukan pencatatan dan monitoring barang,

Anda dapat menggunakan Aplikasi Bisnis yang terintegrasi dengan fitur persediaan.

Baca juga: Mengoptimalkan Efisiensi Bisnis dengan Aplikasi Stok Barang Terbaik

Contoh Laporan Persediaan Barang

Penjelasan Kolom:

1. No. – Nomor urut dari item dalam laporan.
2. Kode Barang – Kode unik untuk setiap barang.
3. Nama Barang – Nama deskriptif dari barang tersebut.
4. Kategori – Kategori atau jenis barang, seperti ATK (Alat Tulis Kantor), Tinta, Elektronik, atau Furniture.
5. Stok Awal – Jumlah barang yang ada pada awal periode.
6. Barang Masuk – Jumlah barang yang diterima atau dibeli selama periode tersebut.
7. Barang Keluar – Jumlah barang yang dijual atau digunakan selama periode tersebut.
8. Stok Akhir – Jumlah barang yang tersisa setelah memperhitungkan barang masuk dan keluar. (Stok Akhir = Stok Awal + Barang Masuk – Barang Keluar).
9. Harga Satuan (Rp) – Harga per unit barang dalam Rupiah.
10. Harga Total (RP) – Harga dari total unit barnag dalam Rupiah.

Baca juga: Pengertian Inventory Turnover Ratio: Rumus, Cara Hitung, dan Contohnya

Penutup

Jadi, laporan persediaan barang adalah laporan yang memberikan informasi tentang jumlah, nilai, dan pergerakan persediaan yang dimiliki oleh perusahaan pada suatu periode tertentu.

Laporan persediaan barang memainkan peran penting dalam penilaian kinerja keuangan perusahaan. Laporan persediaan barang juga sangat penting untuk kepatuhan pajak dan hukum.

Dalam pembuatan laporan persediaan barang, penting sekali untuk menggunakan format yang tepat, memperbarui data persediaan secara berkala, menggunakan metode penilaian yang sesuai, dan melakukan rekonsiliasi dengan data transaksi terkait.

Analisis dan interpretasi laporan persediaan juga penting untuk mendapatkan informasi penting dalam pengambilan keputusan.

Namun, setiap perusahaan dapat memiliki kebijakan dan persyaratan pelaporan yang berbeda-beda.

Oleh karena itu, penting sekali untuk mengikuti pedoman dan kebijakan internal perusahaan serta mengacu pada standar akuntansi yang berlaku.

Bila Anda kesulitan untuk membuatnya, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Aplikasi yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia ini mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis, termasuk laporan persediaan barang.

Selain itu, aplikasi ini juga akan membantu Anda dalam melakukan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan, mengurus perpajakan, dan masih banyak lagi.

Penasaran dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk mencobanya selama 30 hari, Gratis!