Pelayanan Prima: Pengertian dan Cara Menghadirkannya dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, terutama untuk bisnis jasa, terdapat banyak strategi untuk membuat sebuah bisnis sukses.

Selain strategi pemasaran yang handal, sebuah bisnis juga membutuhkan pelayanan prima sehingga dapat membuat konsumen nyaman dan senang.

Tapi, apakah yang dimaksud dengan pelayanan prima dan bagaimana mendapatkannya dalam sebuah bisnis?

Dilansir dari laman Kementrian Keuangan, Pelayanan prima atau excellent service merupakan sebuah seni dalam memberikan nilai dan kesan yang baik akan diri kita terhadap orang lain/pelanggan.

Tujuan dari pelayanan prima ini hanyalah satu, yaitu membuat pelanggan menjadi puas sehingga dapat meningkatkan aspek lainnya seperti penjualan, profit dll.

Apa itu Pelayanan Prima?

Pengertian Pelayanan Prima adalah layanan terbaik yang diberikan oleh suatu organisasi atau individu kepada pelanggan untuk memenuhi dan bahkan melampaui harapan mereka.

Pelayanan ini berfokus pada kualitas, kepuasan, dan pengalaman pelanggan dengan mengutamakan profesionalisme, keramahan, dan kecepatan dalam memberikan solusi.

Tujuan Pelayanan Prima

• Membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan.
• Meningkatkan loyalitas pelanggan.
• Menonjolkan keunggulan kompetitif perusahaan.

Fungsi Pelayanan Prima

• Memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan
• Meningkatkan loyalitas pelanggan
• Menciptakan keunggulan kompetitif
• Meningkatkan reputasi dan citra perusahaan

Baca juga: Strategi Pemasaran 4P: Pengertian, Penerapan dan Contohnya

7 Konsep Pelayanan Prima

Untuk memberikan pelayanan yang terbaik tidaklah mudah, terutama dengan variasi konsumen yang ada saat ini.

Akan tetapi, setiap bisnis dapat menghadirkan excellent service ke dalam bisnis selama mengetahui konsep dan apa yang harus dilakukan.

Berikut adalah tujuh prinsip pelayanan prima yang diperlukan dalam setiap bisnis:

1. Sikap

Hal pertama yang harus dimiliki untuk memberikan pelayanan prima adalah sikap yang baik.

Yang dimaksud sikap baik dalam hal ini cukup luas, tapi bisa dimulai dari menjadi rapi, ramah dan perhatian.

Ketiga sikap tersebut dapat membuat pelanggan menjadi nyaman dan senang sehingga berpeluang untuk kembali lagi.

Perlu diingat bahwa citra perusahaan akan dilihat dari sikap dan perilaku para pegawai.

Oleh karena itu, pastikan para pegawai dalam sebuah bisnis dapat memberikan kesan pertama yang baik kepada para pelanggan.

Agar hal ini dapat tercapai, perusahaan atau sebuah bisnis dapat membantu dengan menyediakan pelatihan dan seragam yang rapi untuk para pegawainya.

2. Perhatian

Seperti halnya wanita, para pelanggan juga senang jika mendapatkan perhatian dari para pegawai.

Oleh karena itu, ketika ada pelanggan datang, berikanlah perhatian kecil seperti memberikan sapaan hangat dan senyuman.

Bentuk perhatian kecil seperti ini akan membuat pelanggan diperhatikan dan diterima dengan hangat.

Selain itu, ketika konsumen membutuhkan sesuatu, para pegawai harus bersikap responsif dan reaktif.

Jangan menunda dalam melayani konsumen terutama jika mereka sudah siap dan butuh dilayani.

Sikap dan perhatian kecil seperti ini sebenarnya tidak tertulis dalam SOP, namun akan sangat membantu jika dijalankan.

Baca juga: 5 Cara Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dengan Mudah

3. Tindakan

Konsep terakhir yang perlu diperhatikan dalam pelayanan prima adalah tindakan.

Konsep ini berhubungan dengan dua konsep sebelumnya, dimana sikap dan perhatian harus ditunjukkan dalam bentuk tindakan nyata.

Salah satu contoh simple tindakan yang menunjukkan sikap baik serta perhatian kepada pelanggan adalah membukakan pintu ketika ada pelanggan ingin masuk atau keluar.

4. Kemampuan

Sikap yang ramah tidaklah cukup untuk memberikan excellent service, namun juga dibutuhkan kemampuan yang baik.

Contohnya jika seseorang bertugas sebagai tukang masak, maka orang tersebut harus memiliki kemampuan masak yang handal untuk dapat memberikan pelayanan prima.

5. Penampilan

Pelayanan prima tidak hanya bisa ditunjukkan melalui sikap namun juga bisa dari penampilan.

Penampilan bisa dinilai dari dua hal yaitu penampilan luar serta penampilan non-fisik seperti gaya berbicara.

Untuk memberikan penampilan fisik yang baik, berikanlah seragam agar semua pegawai dapat terlihat seragam dan enak dipandang.

Selanjutnya, untuk penampilan non-fisik, berikanlah pelatihan mengenai tata cara berbicara atau bagaimana bersikap dengan orang.

Contohnya, jika bisnis yang dimiliki pelanggan utamanya adalah orang tua, maka pastikan para pegawai mengetahui cara berhadapan dengan orang tua.

Karena cara berbicara dengan anak muda dan orang tua sangat berbeda.

6. Bertanggung Jawab

Setiap pegawai harus memiliki rasa tanggung jawab dalam menjalankan pekerjaannya.

Ketika pegawai bertanggung jawab, maka tugas yang dijalankan akan berjalan dengan baik dan maksimal.

Hal ini tentunya akan mempengaruhi pelayanan yang diberikan kepada para pelanggan.

7. Simpati

Hal terakhir yang perlu diperhatikan dalam memberikan excellent service adalah rasa simpati terhadap pelanggan.

Namun, terkadang ada kondisi dimana pegawai harus memiliki rasa simpati kepada para pelanggan.

Contohnya, jika ada ibu hamil atau orang tua yang mengantri, ada baiknya jika pelanggan didahulukan terlebih dahulu.

Baca juga: Service Excellent Adalah: Pengertian, Aspek, dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Mengapa Pelayanan Prima Penting dalam Sebuah Bisnis?

Pelayanan prima adalah salah satu kunci penting dalam menjalankan sebuah bisnis, terutama untuk bisnis jasa.

Saat ini banyak perusahaan yang menjual produk atau jasa yang serupa, namun pelayanan yang diberikan berbeda.

Dan hal inilah yang dapat membedakan satu perusahaan dengan perusahaan yang lain.

Salah satu tujuan dari memberikan pelayanan prima adalah memberikan kepuasan terhadap pelanggan yang datang.

Apabila pelanggan yang datang puas dan senang terhadap pelayanan yang diberikan, maka mereka akan berpotensi datang kembali.

Hal ini bisa membuat mereka menjadi pelanggan tetap atau loyal terhadap perusahaan.

Jika pelanggan merasa puas dan senang, maka tidak menutup peluang pelanggan tersebut merekomendasikan tempat tersebut kepada orang lain.

Cara ini tentunya akan memberikan manfaat kepada perusahaan dan berpotensi memberikan tambahan income.

Baca juga: Jasa Adalah: Pengertian, Ciri-Ciri, Jenis, dan Strategi Pemasaran Perusahaan Jasa

10 Cara Memberikan Pelayanan Prima dalam Bisnis

Setiap perusahaan sebenarnya dapat menghadirkan pelayanan prima dalam bisnisnya. Dan cara-caranya pun tidak susah untuk diterapkan selama mengetahui prosedurnya.

Berikut adalah beberapa tips untuk bisa mewujudkan pelayanan prima dalam sebuah bisnis:

1. Memberikan Sapaan Ramah

Salah satu mudah memberikan pelayanan prima dalam sebuah bisnis adalah dengan menerapkan sapaan ramah kepada para pelanggan yang datang dan keluar.

Jadi, para pelaku usaha bisa menaruh satu pegawai di pintu masuk yang bertugas untuk menyambut tamu yang datang.

Selain menyambut, pegawai tersebut bertanggung jawab untuk melayani pegawai hingga melakukan pemesanan.

2. Berikan Batasan Waktu Pelayanan

Cara membuat pelanggan puas dan senang adalah dengan memberikan waktu tunggu yang tidak panjang.

Oleh karena itu, berikanlah batasan waktu pelayanan, contoh sejak pelanggan pesan hingga makanan datang, batas waktunya adalah 10 menit.

Batasan ini bisa diinformasikan kepada pelanggan atau bisa dijadikan sebagai aturan internal saja.

3. Responsif dan Reaktif

Pastikan bahwa di dalam bisnis memiliki jumlah pegawai yang cukup hingga dapat bersifat dan bersikap responsif jika ada suatu masalah.

Jangan membuat pelanggan menunggu terlalu lama ketika membutuhkan sesuatu.

Hal ini dapat dihindari dengan adanya pembagian tugas yang detail dan jelas untuk setiap orang.

Baca juga: Strategi Customer Oriented: Pengertian dan Tipsnya

4. Lakukan Survei dan Evaluasi

Salah satu cara untuk melihat apakah pelayanan yang diberikan sudah memuaskan atau belum, adakan survey kepada para pelanggan.

Hal ini dapat dilakukan ketika pelanggan selesai bertransaksi atau sebelum mereka keluar dari perusahaan.

Selanjutnya, kumpulkan hasil survei tersebut sehingga dapat diketahui apa saja yang sudah bagus dan perlu dipertahankan. Serta sisi apa saja yang masih perlu dikembangkan lagi.

Jadi, pelayanan prima adalah aspek penting yang bisa menjadi kunci kesuksesan dan keberhasilan sebuah bisnis.

Namun, kunci untuk sebuah pelayanan yang bagus adalah manusia yang menjalankannya.

Hal ini bisa didapatkan dengan terus melakukan pengembangan diri atau pegawai dengan mengadakan pelatihan untuk para karyawan perusahaan.

5. Perhatikan Penampilan

Penampilan sangat diperlukan dalam menghadirkan pelayanan terbaik kepada para pelanggan,

karena dengan penampilan terbaik tentu dapat meyakinkan pelanggan saat bisnis Anda memberikan pelayanan.

Misalnya jika Anda mencari karyawan dengan untuk posisi sebagai resepsionis maka karyawan Anda harus memiliki tutur kata yang baik, berpenampilan yang menarik, memiliki tubuh yang proporsional, dan lain-lain.

6. Kesediaan Melayani

Pegawai harus profesional atau harus benar-benar dalam melayani pelanggannya sepenuh hati,

sebagaimana tugasnya yang harus siap selalu melayani pelanggan yang memang memerlukan bantuan yang berhubungan dengan layanan atau produk yang dijual.

7. Pengetahuan dan Keterampilan

Supaya dapat melayani dengan baik, maka pegawai harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang mumpuni dalam bidang yang dikerjakannya.

Misalnya petugas pelayanan yang memiliki tingkat pendidikan atau pelatihan tertentu maka jabatannya-pun harus yang sesuai dengan keterampilannya.

8. Tepat Waktu dan Janji

Dalam pelayanan maka pegawai dalam melakukan tugasnya jika membuat janji dengan pelanggan harus diperhitungan terlebih dahulu, apakah waktu dan janji tersebut bisa ditepati, misalnya mengadakan pertemuan dengan pelanggan dalam waktu kurun waktu 3 hari maka harus dapat terpenuhi.

9.  Kejujuran dan Kepercayaan

Dalam melakukan pelayanan harus memiliki aspek kejujuran dalam segala hal, baik itu jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam bentuk pembiayaan dan jujur dalam menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya.

Jika bersikap jujur maka petugas pelayanan dapat dipercaya dari berbagai aspek misalnya dari segi perkataannya, sikapnya, dalam melakukan bekerja, dan lain-lain.

Baca juga: Etika Bisnis : Pengertian, Tujuan, Contoh, dan Manfaatnya untuk Bisnis

10. Efisien

Pelayanan kepada masyarakat atau pelanggan harus efisien dan efektif, karena pelanggan menuntut hal-hal tersebut.

Sehingga dapat menghasilkan biaya murah, waktu singkat dan tepat, serta hasil dari pelayanan yang berkualitas.

Oleh karena itu efisien dan efektif merupakan hal yang harus diwujudkan dan harus menjadi perhatian serius dalam melakukan pelayanan.

Baca juga: Mengenal Strategi Bisnis dan Tips untuk Membangun Bisnis yang Optimal

Contoh Pelayanan Prima

Pelayanan prima adalah kunci keberhasilan bisnis dalam menarik dan mempertahankan pelanggan. Berikut adalah beberapa contoh yang dapat Anda tiru:

1. Menyapa pelanggan dengan ramah,
2. Merespons keluhan dengan cepat,
3. Memberikan informasi yang jelas, dan
4. Memberikan pengalaman lebih seperti diskon tambahan untuk pelanggan setia.

Baca juga: Pengertian Loyalty Program dan Tips Sederhana untuk Menjalankannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai pelayanan prima dan juga hal yang perlu Anda perhatikan untuk menghadirkan pelayanan prima dan terbaik dalam bisnis Anda.

Pelayanan terbaik adalah hal yang paling penting Anda lakukan jika bisnis Anda ingin tumbuh dan memiliki pelanggan yang puas, terutama jika bisnis Anda adalah bidang jasa.

Menghadirkan pelayanan prima dimulai dari memilih karyawan terbaik dan menerapkan SOP yang sesuai dengan budaya perusahaan dan juga harus berorientasi pada kepuasan pelanggan.

Jika Anda menggunakan berbagai tips diatas, kemungkinan besar akan banyak pelanggan puas dengan pelayanan Anda dan menjadi pelanggan tetap.

Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam mengelola bisnis yang sukses adalah dengan melakukan pencatatan transaksi melalui proses pembukuan terbaik.

Ada baiknya Anda menggunakan software akuntansi untuk memudahkan operasional pembukuan pada usaha Anda dan menghadikan efisiensi dalam membuat dan memantau data finansial dalam bisnis secara keseluruhan.

Dengan menggunakan software akuntansi, Anda juga akan meminimalisir kesalahan yang terjadi akibat human error akibat pencatatan manual.

Untuk solusi terbaik, Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online sebagai software akuntansi yang membantu bisnis Anda dalam mengoptimalkan proses pembukuan bisnis Anda.

Software Akuntansi dan Bisnis Accurate Online adalah software berbasis cloud yang sudah digunakan oleh ratusan ribu pengguna dan bisa digunakan kapanpun dan dimanapun Anda mau.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan gambar di bawah ini: