Mengenal Lebih Jauh Istilah Tutup Buku pada Proses Akuntansi Bisnis

Bisnis kecil menyimpan laporan ringkasan pendapatan, pengeluaran dan laba, yang sering disebut secara kolektif sebagai pembukuan, untuk mengetahui dengan tepat berapa banyak uang yang masuk dan keluar dari bisnis. Pada akhir setiap tahun atau periode akuntansi, pemilik usaha kecil harus melakukan tutup buku.

Hal ini untuk menghilangkan risiko pendapatan atau beban dari periode sebelumnya yang terbawa, yang dapat membuat angka untuk periode akuntansi saat ini tidak akurat.

Ingin mengetahi tutup buku secara lebih mendalam? Baca terus artikel ini untuk penjelasan yang lebih lengkap.

Apa itu Tutup Buku?

Tutup buku adalah aktivitas akhir tahun di mana laporan bisnis diselesaikan. “Buku” mengacu pada catatan transaksi perusahaan yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan. Transaksi ini memberi tahu pemilik bisnis tentang uang yang masuk dan keluar dari bisnis mereka.

Pada akhir siklus akuntansi, pembukuan harus ditutup untuk memulai siklus baru. Menyesuaikan entri jurnal perlu dilakukan untuk mencatat jumlah yang masih harus dibayar untuk periode yang belum terdaftar dan untuk menghapus item yang ditangguhkan.

Menutup entri jurnal perlu dilakukan untuk membersihkan buku besar dari akun pendapatan dan beban, menghubungkan jumlah tersebut dengan pendapatan dan laba ditahan.

Alasan Lain untuk Menutup Buku

Saat jurnal penutup dibuat, jumlahnya dicatat sebagai pendapatan dan laba ditahan. Ini membantu membuat laporan keuangan untuk bisnis untuk mengukur kinerja umumnya.

Ada tiga jenis utama laporan keuangan: neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Alasan lain untuk menutup buku adalah untuk mendeteksi kesalahan. Menjumlahkan debit dan kredit akan menunjukkan kesalahan besar karena jumlah totalnya harus selalu sama.

Tutup buku yang tidak bermasalah menunjukkan bahwa keuangan Anda sedang teratur. Melakukannya dengan benar akan mencegah ketidakkonsistenan dalam data Anda karena pendapatan dan pengeluaran dari tahun sebelumnya tidak akan dibawa ke tahun berikutnya.

Menutup transaksi Anda juga memungkinkan software akuntansi Anda menghasilkan laporan keuangan tahunan, yang menginformasikan tentang kinerja bisnis Anda.

Menutup buku Anda tepat waktu sangat penting jika Anda adalah pemilik bisnis kecil karena ini menandakan bahwa pembukuan sudah beres. Ini juga membantu Anda mengajukan pengembalian pajak tepat waktu.

Baca juga: Cash Ratio Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Cara Menghitungnya

Bagaimana Cara Melakukan Tutup Buku?

1. Perbarui buku besar: Banyak bisnis skala kecil mempertahankan total akun di jurnal yang berbeda. Misalnya, mungkin ada jurnal akuntansi terpisah untuk arus masuk dan arus kas keluar. Angka-angka ini harus diperbarui di akun buku besar Anda.

2. Hitung total buku besar: Hitung total untuk setiap akun dengan menambahkan semua entri Anda. Ini akan memberi Anda saldo akhir awal.

3. Dapatkan saldo percobaan awal Anda: Pada langkah sebelumnya, Anda menghitung saldo akhir awal untuk semua akun. Pada langkah ini, jumlahkan semua saldo akhir tersebut untuk sampai pada neraca saldo awal. Neraca saldo adalah total dari semua debit dan kredit, sehingga total debit sama dengan total kredit. Jika ada ketidakcocokan di antara keduanya, kemungkinan besar ada kesalahan yang dilakukan di salah satu langkah sebelumnya.

4. Tambahkan penyesuaian: Transaksi yang ditambahkan sebagai entri penyesuaian biasanya tidak terjadi dari hari ke hari. Beberapa contohnya adalah depresiasi atau pajak bangunan. Setelah Anda menambahkan penyesuaian ini ke dalam entri jurnal Anda, tambahkan entri dari semua akun lagi untuk sampai pada saldo akun Anda yang disesuaikan.

5. Siapkan saldo percobaan baru: Langkah selanjutnya adalah menjumlahkan semua saldo akun yang disesuaikan untuk mendapatkan saldo percobaan baru Anda. Periksa apakah debit dan kredit Anda sama. Jika tidak, periksa kembali perhitungan Anda.

Baca juga: Mengetahui Tahapan Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa dan Perbedaanya Siklus Perusahaan Dagang

6. Lakukan analisis varians: Banyak perusahaan melacak pengeluaran bulanan mereka terhadap anggaran yang direncanakan. Menganalisis hasil ini memainkan peran kunci dalam melacak kesehatan keuangan perusahaan. Analisis varians adalah metode umum untuk melakukan ini. Ini membantu Anda memperbaiki kesalahan dan menyiapkan penyesuaian yang diperlukan untuk pengeluaran Anda dengan membandingkan rencana Anda dengan laporan yang dikumpulkan setelah implementasi. Akuntan memainkan peran kunci dalam menyiapkan laporan varian.

7. Buat laporan keuangan: Jika debit dan kredit Anda sama, maka Anda dapat melanjutkan dan menyiapkan laporan keuangan tiga tahun Anda: neraca, laporan arus kas, dan laporan Laba Rugi. Ini akan membantu Anda memahami keuangan bisnis Anda.

8. Finalisasi entri penutup: Siapkan legder umum Anda untuk tahun finansial berikutnya dengan menetapkan pendapatan dan pengeluaran ke nol. Pada langkah ini, nilai akun sementara dialihkan ke akun permanen.

9. Siapkan neraca saldo akhir: Setelah semua akun pendapatan dan beban ditandai sebagai nol, neraca saldo hanya akan berisi angka-angka dari neraca. Periksa apakah total debit sama dengan total kredit.

Baca juga: Revaluasi Aset: Pengertian, Metode, Jurnal, Kelebihan dan Kekurangannya

Tips Melakukan Tutup Buku

1. Tinjau Piutang Bisnis

Pertama, verifikasi bahwa semua pelanggan yang menerima barang dan jasa pada bulan tersebut telah ditagih. Selanjutnya, jika sistem akuntansi Anda memiliki subledger Piutang Usaha, konfirmasikan bahwa saldo subledger sesuai dengan saldo yang dilaporkan dalam Neraca buku besar dan selesaikan setiap varians.

Kemudian tinjau Laporan Penuaan Piutang Akun Anda. Pastikan saldo pelanggan yang menunggak secara signifikan dan tingkatkan upaya penagihan atau hapus semua jumlah yang tidak dapat ditagih sebagai hutang macet. Jika menggunakan standar akuntansi akrual yang ketat, tinjau akrual untuk hutang buruk.

TIPS: Tanggal faktur di bulan pengiriman barang dan jasa sehingga pendapatan default diakui pada bulan yang tepat dan laporan keuangan Anda lebih akurat.

2. Tinjau Hutang Bisnis

Pertama, verifikasi bahwa Anda telah menerima dan memposting tagihan vendor untuk semua barang dan jasa dalam bulan Anda telah ditagih. Selanjutnya, jika sistem akuntansi Anda memiliki subledger Hutang Usaha, konfirmasikan bahwa saldo subledger sesuai dengan saldo yang dilaporkan dalam Neraca buku besar umum dan selesaikan setiap varians.

Kemudian tinjau Laporan Penuaan Hutang Akun Anda. Pastikan tidak ada saldo tunggakan yang signifikan kepada vendor untuk mengonfirmasi bahwa kewajibannya akurat dan mengembangkan rencana pembayaran jika Anda tidak dapat membayar semua jumlah pada saat jatuh tempo.

Terakhir, jika menggunakan standar akuntansi akrual, pastikan untuk membaca poin ke 6 di bawah ini untuk menambah biaya yang belum ditagih atau mengenali biaya dibayar di muka.

TIPS: Gunakan sistem otomatis seperti Bill.com untuk bermigrasi ke pemrosesan dokumen dan pembayaran elektronik dan bebas dari keharusan mencetak dan menandatangani cek kertas.

Baca juga: Piutang Tak Tertagih: Pengertian, Metode dan Jurnalnya dalam Akuntansi

3. Rekonsiliasi Rekening Bank

Anda perlu membandingkan saldo pada laporan mutasi bank Anda dengan saldo di sistem akuntansi Anda. Semua perangkat lunak akuntansi modern memiliki antarmuka untuk membantu tugas ini.

Biasanya ini adalah masalah memeriksa secara detail setiap transaksi yang cocok pada laporan bank pada proses pembukuan manual.

Jika ada banyak transaksi baru untuk dikirim, pertimbangakan untuk menggunakan software akutnansi dan periksa apakah software tersebut memiliki fitur koneksi perbankan online untuk mengunduh transaksi ke dalam sistem akuntansi Anda. Contoh software akuntansi yang memiliki fitur seperti ini adalah Accurate Online.

Tindak lanjuti setiap transaksi dalam sistem akuntansi Anda yang tidak muncul di laporan mutasi bank Anda.

TIPS: Lakukan rekonsiliasi awal setiap minggu untuk mengetahui masalah apa pun selama bulan itu alih-alih menunda semuanya hingga akhir bulan.

4. Rekonsiliasi  Setiap Transaksi di Kartu Kredit

Anda juga perlu membandingkan saldo pada laporan kartu kredit Anda dengan saldo di sistem akuntansi Anda. Pertama, Anda mungkin perlu mendownload dan memposting setiap transaksi ke software akuntansi Anda kecuali Anda menggunakan sistem laporan pengeluaran terintegrasi yang memposting transaksi ke sistem akuntansi Anda.

Seperti halnya dengan rekonsiliasi bank, biasanya masalah memeriksa kotak secara online dengan transaksi yang cocok pada laporan rekening kartu kredit. Posting semua transaksi baru dari laporan kartu kredit ke software akuntansi Anda. Tindak lanjuti setiap transaksi dalam sistem akuntansi Anda yang tidak muncul di laporan mutasi kartu kredit Anda.

TIPS: Jadwalkan siklus laporan mutasi kartu kredit bulanan Anda sehingga siklus tersebut berakhir pada hari terakhir bulan itu. Ini membantu memastikan semua biaya dibukukan pada bulan terjadinya dan Anda tidak perlu khawatir tentang memposting transaksi yang terjadi setelah akhir tanggal laporan.

Baca juga: Pengertian Dividen Adalah? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

5. Tandai Setiap Pembelian Aset Tetap

Langkah selanjutnya adalah menandai pembelian dalam jumlah besar untuk catatan akuntansi yang tepat. Aset tetap adalah objek “permanen” apa pun yang bernilai besar yang digunakan bisnis secara internal seperti peralatan kantor atau kendaraan.

Kecuali Anda akan mengatur dan memposting depresiasi sendiri, cukup buat kode pembelian ke akun Aset Tetap dan biarkan ahli pajak Anda mengatur jadwal depresiasi untuk pengembalian pajak Anda di akhir tahun.

TIPS: Gunakan software akuntansi yang memiliki fitur penghitungan depresiasi aset untuk membantu bisnis melacak aset seperti peralatan dan persediaan jika Anda memiliki terlalu banyak aset untuk dilacak secara manual.

6. Buat Jurnal Penyesuaian Akrual

Jika Anda menjalankan bisnis dengan basis akrual, Anda biasanya perlu memposting entri jurnal ke akun berikut:

• Pendapatan / Pendapatan Ditangguhkan / Pendapatan Belum Ditagih
• Aset Persediaan / Harga Pokok Penjualan
• Beban / Beban Masih Harus Dibayar / Biaya Dibayar di Muka

TIPS: Laporan keuangan yang disusun dengan menggunakan basis akrual biasanya lebih berguna untuk digunakan untuk mengelola bisnis Anda dan SPT Anda masih dapat diajukan menggunakan basis kas.

Baca juga: Mengetahui Transaksi Perusahaan Dagang dan Karakteristiknya

7. Review Laporan Keuangan

Tinjau Laporan Pendapatan dan Neraca Anda, cari penyimpangan dari jumlah normal pada bulan sebelumnya, saldo yang tidak biasa, item yang hilang, atau kesalahan. Jika menggunakan basis akrual, tinjau jadwal pendukung untuk penyesuaian akrual Anda. Lakukan koreksi atau penyesuaian yang diperlukan.

TIPS: Sementara sebagian besar pemilik bisnis fokus pada Laporan Laba Rugi, kesalahan menumpuk dari waktu ke waktu di Neraca dan sama pentingnya untuk menjaga keakuratan Neraca.

8. Review dan Update Anggaran

Tinjau hasil aktual Anda terhadap anggaran Anda. Teliti area mana pun yang hasil aktualnya sangat berbeda dengan anggaran Anda dan tentukan apa yang menyebabkan perbedaan tersebut.

Terkadang analisis ini akan mengungkap kesalahan pada laporan keuangan atau anggaran yang mungkin tidak Anda perhatikan.

Bisnis Anda tidak pernah statis, dan anggaran Anda juga tidak boleh statis. Kunjungi kembali anggaran Anda setiap bulan dan perbarui informasi berdasarkan kinerja bisnis bulan sebelumnya dan perkiraan terbaik pendapatan dan pengeluaran Anda di masa mendatang.

TIPS: Apa yang dimulai sebagai anggaran tahunan tetap yang ditetapkan pada awal tahun, dibagi menjadi dua belas kolom bulanan, dan hal ini digunakan sebagai perkiraan. Revisi angka Anda saat Anda menjalani tahun untuk mempertahankan perkiraan, memasukkan hasil bulanan aktual dan memperbarui jumlah perkiraan bulanan di masa depan.

Baca juga: DJP Online: Pengertian, Sejarah, Fungsi, Fitur dan Langkah Menggunakannya

9. Tutup Buku pada Tanggal Penutupan

Software akuntansi modern memiliki fitur untuk mengunci pembukuan melalui tanggal tertentu untuk mencegah terjadinya perubahan pada pembukuan sebelumnya yang telah ditutup.

Setelah Anda menutup pembukuan dalam sebulan, atur kunci tanggal penutupan menjadi hari terakhir bulan itu. Administrator sistem dapat mengganti atau membuka kunci fitur ini jika perubahan benar-benar perlu dilakukan pada periode akuntansi.

TIPS: Kedisiplinan dalam mengikuti proses penutupan bulanan yang baik seharusnya mencegah kebutuhan untuk mengedit transaksi di bulan-bulan sebelumnya.

Jika Anda menemukan diri Anda ingin mengedit transaksi periode sebelumnya, tanyakan pada diri Anda apa yang tidak berhasil dengan proses penutupan Anda dan perbaiki proses Anda.

10. Simpan dan Cadangksoftan Seluruh Data

Cadangkan setiap data pembukuan dan data lainnya secara teratur. Saat ini banyak sistem akuntansi berbasis cloud yang memudahkan untuk melakukan penympanan data dan penggunan salah satunya adalahi Accurate Online.

Dimungkinkan juga untuk mengunduh data secara berkala. Jika Anda menggunakan aplikasi akuntansi desktop seperti Accurate 5  yang berada di jaringan TI lokal Anda, Anda perlu mengelola sistem cadangan. Pastikan juga untuk mencadangkan catatan seperti laporan bank, faktur vendor, laporan penggajian, jadwal akuntansi akrual, dan file lain yang digunakan untuk menyediakan data untuk dikirim ke sistem akuntansi Anda.

TIPS: Layanan penyimpanan cloud seperti Google Drive dan Dropbox semakin sering digunakan untuk menyimpan catatan akuntansi. Bisnis harus menggunakan layanan pencadangan terintegrasi seperti Backupify untuk mencegah kehilangan data secara tidak sengaja dan melindungi dari ransomware dan ancaman berbahaya lainnya.